Запросить демо
Запросить демо
Документерра: руководство пользователя

Работа с таблицами данных

Таблицы данных обладают множеством полезных функций, которые помогут вам управлять рабочим процессом в команде технических писателей. Сортировка, группировка и фильтрация помогают рассмотреть подробно каждый график. В этом разделе вы узнаете, как использовать эти функции:

Сортировка

Если необходимо отсортировать учетные записи пользователей, щелкните заголовок столбца и отсортируйте записи по возрастанию или убыванию. 

Сортировка страниц по названию

Группировка

Если вы хотите сгруппировать страницы, перетащите шапку столбца в зону группировки над шапкой таблицы. Таким образом, вы можете группировать страницы по проектам, статусам и другим полям.   

Давайте сгруппируем страницы по проектам и статусам.

Группировка страниц по проектам и статусам

Сгруппировав страницы таким образом, можно проследить, сколько страниц имеют статусы Черновики На проверкев различных проектах, их исполнителей, дату изменения и т.д.

Чтобы сбросить группировку, вам нужно перетащить шапку столбца обратно:

Разгруппировка страниц

Фильтрация

Существуют различные типы фильтров:

  • предустановленные быстрые фильтры (доступны на панели рецензента);
  • индивидуально настраиваемые фильтры;
  • фильтры столбцов.

Предустановленные быстрые фильтры 

Вы можете выбрать нужный быстрый фильтр из выпадающего списка в левом верхнем углу:   Вот как они выглядят:

Выберите необходимый быстрый фильтр в комбинированном окне «Просмотр»

Это поможет быстро применять наиболее популярные фильтры. Например, если страницы на вашем портале назначены рецензентам и имеют статус На проверке (рекомендуемый рабочий процесс), нажмите Страницы со статусом «на проверке», НАЗНАЧЕННЫЕ МНЕ. Вы увидите только те страницы, которые находятся на проверке и закреплены за вами.   Таким образом, рецензенты могут рассматривать панель управления как свой личный список задач для страниц на проверке.  Чтобы отключить фильтр, нажмите Очистить.

Пользовательские фильтры

Вы можете указать пользовательский фильтр, используя кнопку Создать фильтр внизу страницы. Используйте эту кнопку в тех случаях, когда вам нужно что-то более сложное и нестандартное.

Давайте посмотрим, как это работает. Например, вам нужны все страницы со статусом Черновик из проекта Making robots:

  1. НажмитеСоздать фильтр.
  2. Вы увидите Конструктор фильтров. Щелкните по нему для создания фильтра. 
  3. Укажите условия фильтрации.
    Диалоговое окно конструктора фильтров
  4. Нажмите OK.

Чтобы отредактировать фильтр, нажмите строку Условия фильтра внизу таблицы данных. Чтобы удалить условие, щелкните при редактировании фильтра.   Чтобы отключить фильтрацию, нажмитеОчистить.

Фильтры столбцов

Чтобы объяснить, как эффективно использовать эти фильтры, давайте рассмотрим пример из практики.

Предположим, вам нужны все страницы со статусом На проверке из проекта Making robots, измененные 22.12.2021. Для этого введите текст фильтра в поля редактирования под шапками соответствующих столбцов. Таблица данных будет отфильтрована, и в ней появятся только страницы, соответствующие условиям поиска.

Таблица с отфильтрованными данными

Условие фильтрации можно изменить — просто нажмите кнопку раскрывающегося списка справа от поля фильтра. 

Измените условие фильтрации, нажав на кнопку выпадающего списка справа от поля фильтра

Все настройки фильтрации сохраняются автоматически после их применения. Поэтому, когда вы снова посетите страницу панели рецензента, вы увидите фильтры в том состоянии, в котором вы их настроили в прошлый раз.

Экспорт

Вы можете экспортировать аналитику. Просто нажмите Экспорт в правом верхнем углу графика и выберите формат. 

Кнопка «Экспорт» в правом верхнем углу диаграммы отчета

Обратите внимание, что в разделе Просмотры и рейтинг страниц при выборе одной из публикаций в раскрывающемся списке Отчет для вам будут доступны еще два варианта экспорта:

  • XLSX (без подробностей)
  • XLS (без подробностей)

Эти две опции позволяют экспортировать данные в виде таблицы Excel без подробной информации о просмотрах страниц, чтобы полученный файл можно было более эффективно использовать для анализа.