Запросить демо
Запросить демо
Документерра: руководство пользователя

Руководства пользователя с ограниченным доступом

Иногда вы не хотите, чтобы некоторые технические документы были доступны всем в Интернете. Например, они могут быть предназначены только для зарегистрированных пользователей, а не для пользователей пробной версии, или для пользователей коммерческой версии, а не бесплатной.

Вы можете реализовать ограниченный доступ к документации в системе Документерра. Для этого можно установить уровень видимости публикации Только для авторизованных читателей. Давайте посмотрим, какие есть варианты.

Создание руководства пользователя с ограниченным доступом

  • Предположим, у вас есть проект, который должен быть опубликован и виден только ограниченной аудитории.
  • Чтобы создать публикацию, нажмите кнопку Опубликовать под названием проекта.
  • На шаге 1 мастера публикации проекта задайте для уровня видимости значение Ограниченная публикация. Ваш проект будет доступен только для авторов и авторизованных читателей.   Авторизованные читатели —это особый тип пользователей —они имеют доступ к документации с ограниченным доступом, но не имеют доступа к страницам, доступным авторам (страница проектов, настройки, управление пользователями и т.д.). Кроме того, авторизованный читатель не может изменять контент документации.
  • Перейдите к дальнейшим шагам мастера, как вы обычно делаете это при создании публикации .
  • После создания публикации вы можете открыть домашнюю страницу портала документации без входа в систему. Это поможет вам убедиться, что публикация не отображается в списке общедоступных документов. Созданная публикация будет доступна только пользователям, которые авторизуются на вашем портал документации —авторизованным читателям и авторам. Чтобы легко выполнить эту проверку, вы можете использовать закрытый режим или режим инкогнито вашего веб-браузера.

Создание учетной записи авторизованного читателя

Чтобы предоставить читателю доступ к документу с ограниченным доступом, создайте для него новую учетную запись авторизованного читателя .   Вы можете узнать, как это сделать, в следующем разделе:  Учетные записи авторизованных читателей.

Настройка прав доступа авторизованных читателей

Различные документы с ограниченным доступом можно сделать доступными для разных авторизованных читателей. Вы можете сделать это несколькими способами —смотри ниже.

  • При публикации проекта сделайте его видимым только для авторизованных читателей на первом шаге Мастера публикации проекта. Для этого выберите параметр Ограниченная публикация. Опция доступна только для авторов и авторизованных читателей (после входа в систему). Кроме того, вы можете нажать кнопку Настроить доступ..., чтобы указать авторизованных читателей, которые будут получать доступ к публикации.
    Выберите параметр «Ограниченная видимость публикации» в мастере публикации 
  • Когда проект уже опубликован, вы по-прежнему можете управлять видимостью публикации.   Для этого перейдите в Настройки публикацииОбщие Видимость и доступ и выберите Ограниченная. Опция доступна только для авторов и авторизованных читателей (после входа в систему). Кроме того, вы можете указать авторизованных читателей, которым будет предоставлен доступ. 
    Изменение видимости публикации в настройках публикации
  • Чтобы управлять правами доступа одного авторизованного читателя, перейдите в раздел ИнструментыПользователи и роли → Авторизованные читатели и нажмите кнопку Редактировать профиль пользователя нужного пользователя. Затем перейдите в раздел Роли и права доступа, где вы можете выбрать, к каким публикациям пользователь будет иметь доступ:
    Раздел «Роли и права доступа» для конкретного авторизованного читателя
  • Чтобы управлять правами доступа групп авторизованных читателей, перейдите в Инструменты Пользователи и Роли →  Роли авторизованных читателей. Вы увидите список созданных вами авторизованных читателей и их групп доступа (дополнительные сведения о группах доступа авторизованных читателей смотри в следующем разделе: Группы доступа авторизованных читателей). Выберите публикации, которые будут доступны для каждой группы доступа авторизованных читателей
    Настройки ролей авторизованного читателя 

Особенности документов с ограниченным доступом

При создании онлайн-документации с видимостью Только для авторизованных читателей вы должны знать о нескольких вещах:

  • Если анонимный читатель попытается получить доступ к документу с ограниченным доступом по прямой ссылке, он будет перенаправлен на страницу авторизации.
  • Поскольку Документы с ограниченным доступом требуют входа в систему, они не индексируются поисковыми системами. Это означает, что эти документы не будут индексироваться поисковиками Google, Yahoo, Bing и т.д. Если вы ожидаете получить некоторую преимущества в плане SEO от онлайн-документации, убедитесь, что вы разумно ограничили доступ.

Дополнительные опции для защиты руководств пользователя  

Существует несколько вариантов защиты онлайн-документации в системе Документерра. О них можно прочитать здесь:  Защита руководств пользователя.