Запросить демо
Запросить демо
>

База знаний: облако или сервер?

Документерра — платформа создания баз знаний и сайтов документации — доступна в облачной и серверной версии. Узнайте что учесть при выборе варианта размещения.

Размещение базы знаний — критерии выбора

Безопасность
Что безопаснее — собственный сервер или облачное решение?
Надёжность
Как добиться бесперебойной работы системы и высокого аптайма?
Ресурсы
Какие ресурсы нужны для каждого вида размещения?
Стоимость
Как учесть полную стоимость владения, а не только цену?

Клиенты доверяют нам

Безопасность

Безопасность — один из ключевых аспектов размещения вашей документации. Масштабные утечки данных, такие как утечка данных Equifax в 2017 году, раскрыли личную информацию миллионов людей из-за недостаточных мер безопасности.

Облачные сервисы обеспечивают высокий уровень безопасности, используя надежные Центры обработки данных (ЦОД) и обученный персонал для обеспечения защиты среды. C другой стороны, локальное размещение позволяет иметь полный контроль над системой, разместив её в контуре безопасности компании.

Не стоит забывать, что при локальном размещении, ответственность за безопасность переходит на системного администратора.

Сотрудник IT отдела должен обеспечить как физическую, так и цифровую безопасность сервера, создать строгие политики доступа и реагировать на потенциальные угрозы. Если у вас нет опытного системного администратора или специалиста по безопасности, локальное размещение может нести существенные риски.

Давайте сравним основные плюсы, в плане безопасности, двух вариантов размещения.

Облачное размещениеСерверное размещение
Экспертная защита. Облачные провайдеры вкладывают значительные ресурсы в безопасность. Они используют передовые методы обнаружения и защиты от угроз, постоянно обновляют системы безопасности.Полный контроль. Вы имеете полный контроль над всеми аспектами безопасности, начиная от физической защиты серверов до настройки политик безопасности.
Резервное копирование. Провайдеры регулярно создают резервные копии данных и обеспечивают их доступность в случае сбоев.Локальное хранение данных. Данные хранятся на вашей инфраструктуре, что может снизить беспокойство относительно утечек данных.
Аутентификация и авторизация. Облачные платформы предоставляют механизмы управления доступом, аутентификации и авторизации, что помогает снизить риски несанкционированного доступа.Соответствие требованиям. Вы можете легче соблюдать специфические требования и стандарты безопасности вашей отрасли.
Глобальные стандарты. Провайдеры следуют международным стандартам безопасности, что обеспечивает соответствие вашей инфраструктуры требованиям безопасности.Оффлайн доступ. При наличии локальной инфраструктуры, вы не зависите от постоянного интернет-соединения для доступа к данным.

Надежность

Надежность – фактор, определяющий доступность вашей документации. Задайте себе вопрос: какие потери понесёт бизнес, если ваша документация станет недоступна на сутки? От ответа на этот вопрос может зависеть выбор в пользу облака или сервера.

Частые сбои работы сайтов, как это случилось с Amazon в 2013 году и Facebook в 2019 году, приводят к потере доходов и ущербу репутации компании. Сбои в надежности могут обернуться дорогой ошибкой.

Локальное размещение требует тщательного планирования, включая обеспечение бесперебойной работы электрической и коммуникационной инфраструктуры. Отключение электроэнергии может привести к полной недоступности данных. Поломка жесткого диска может привести к полной или частичной потере данных с длительным периодом восстановления. Всё это не теория, поломка оборудования и сбои сети происходят даже в надёжных ЦОД. Разница лишь в одном…

ЦОД готовы к ситуациям сбоев и используют многократное резервирование всех систем.

Вот некоторые из механизмов повышения надёжности: RAID массивы дисков, несколько сетевых карт в каждом сервере, несколько провайдеров Интернет с автоматическим переключением, резервные источники бесперебойного питания и генераторы.

Если критичность доступности вашей документации высока, мы не рекомендуем размещать сервера в офисной сети — подобная экономия может обернуться существенными потерями для бизнеса. В таких случаях облачное размещение или серверное размещение в надежном ЦОД могут быть предпочтительнее.

Соберём основные плюсы двух вариантов размещения в контексте надёжности в виде таблицы.

Облачное размещениеСерверное размещение
Высокая устойчивость. Облачные сервисы часто используют географически распределенные ЦОД с резервными источниками энергии и сетей, что обеспечивает высокую степень устойчивости к сбоям.Точный контроль надёжности. Вы имеете полный контроль над оборудованием и настройками, что позволяет вам точно определить и запланировать уровень надежности вашей инфраструктуры, не переплачивая за резервирование если критичность системы низкая.
Резервные копии и восстановление. Провайдеры регулярно создают резервные копии данных и обеспечивают механизмы восстановления, минимизируя риск потери данных.Независимость от провайдера. Вы не зависите от доступности провайдера и его сервисов, что может увеличить устойчивость вашей инфраструктуры.
Сетевая инфраструктура. Облачные провайдеры используют высокоскоростные сети с резервированными каналами, что обеспечивает надежное и стабильное соединение.Более высокая пропускная способность. Вы можете настроить вашу сетевую инфраструктуру для обеспечения более высокой пропускной способности или снижения латентности в сравнении с облачными провайдерами.
Обновления и патчи. Провайдеры автоматически обновляют и патчат программное обеспечение, что помогает минимизировать уязвимости.Адаптация к потребностям. Вы можете настраивать инфраструктуру в соответствии с уникальными требованиями вашего бизнеса.

Ресурсы

Локальное размещение требует значительных ресурсов для обеспечения надежной инфраструктуры. Вы должны предусмотреть лицензию на СУБД, серверное оборудование, аренду места в ЦОД или в офисном здании, затраты на время системного администратора и специалиста по безопасности.

В случае облачного размещения, большая часть инфраструктуры управляется провайдером облачных услуг, и вы платите только за использование. Облачные ресурсы масштабируются по мере необходимости, что экономит время и усилия на планирование ресурсов.

Если вы решаете разместить систему в приватном облаке вместо облака поставщика системы, убедитесь, что у вас в компании есть строгий контроль облачных ресурсов. Плохо управляемые облачные ресурсы могут привести к существенному перерасходу средств, как это было в случае системы оплаты Phoenix правительства Канады. Этот случай показывает важность оптимизации ресурсов и эффективного развертывания.

Так как требования и доступные ресурсы каждого бизнеса уникальны, приведём основные плюсы обоих вариантов размещения в таблице.

Облачное размещениеСерверное размещение
Эластичность. Облачные сервисы позволяют масштабировать ресурсы в зависимости от текущих потребностей, что уменьшает риск недостатка ресурсов.Адаптация под специфику. Вы можете выбирать оборудование и ресурсы в соответствии с особенностями вашей деятельности, что способствует оптимальному использованию.
Без капитальных вложений. Облачные услуги обычно не требуют значительных начальных капиталовложений в оборудование и инфраструктуру.Оптимизация ресурсов. Вы можете точно определить, какие ресурсы необходимы, чтобы избежать перерасхода и оптимизировать бюджет.
Быстрое развертывание. Вы можете начать работу быстро без длительных процессов закупки и развертывания оборудования.Собственный график обновлений. Вы контролируете процесс обновлений и патчей, что позволяет адаптировать их под ваши бизнес-потребности.
Гибкие платежи. Многие облачные провайдеры предоставляют гибкие платежные модели, которые можно адаптировать под ваши финансовые возможности — начать с нескольких лицензий на время внедрения, и приобрести лицензии для всех сотрудников позже. Помесячная модель оплаты также может быть решением, когда выделить крупный объем средств единоразово затруднительно.Поддержка специфических приложений. Некоторые приложения или бизнес-процессы могут требовать специфической инфраструктуры или особых ресурсов, иногда это удобнее реализовать локально.

Стоимость

При выборе между облачным и локальным размещением важно учитывать совокупную стоимость владения, а не только цену по прайсу.

Совокупная стоимость владения (TCO или Total Cost of Ownership) — это мера полной стоимости той или иной «вещи», услуги, или решения. TCO включает в себя не только начальные затраты, но и операционные расходы, обслуживание, обновления и потенциальные риски.

Облачные сервисы обычно предлагают гибкую оплату за использование, и вы избегаете капитальных затрат на оборудование. Подсчитывая TCO, учтите как долгосрочные, так и краткосрочные затраты. При рассмотрении TCO для размещения системы разработки документации локально, вам необходимо учесть стоимость оборудования, расходы на поддержку сотрудников и инфраструктуры, риск потери доступности и многое другое.

В 1999 году Hershey’s, один из крупнейших производителей конфет в мире, решил внедрить ERP-систему для управления своими бизнес-процессами. Они выбрали систему SAP ERP, ориентируясь на её начальную стоимость лицензий. Однако они недооценили расходы на настройку, интеграцию с существующими системами и обучение персонала. Это привело к существенным перерасходам бюджета проекта и значительным задержкам в запуске системы.

Таким образом, недостаточно сравнить цену двух вариантов, нужно пойти дальше и смоделировать все расходы, желательно на несколько лет вперёд. Чтобы упростить этот процесс, мы собрали основные компоненты совокупной стоимости владения, которые стоит принять во внимание. При составлении таблицы для оценки полной стоимости владения нужно обязательно учитывать время сотрудников, так как оно тоже имеет стоимость. Для этого можно брать среднюю зарплату конкретного типа сотрудников по рынку, но не забывать умножать её на два, так как расходы компании на сотрудника не ограничиваются зарплатой.

Компоненты полной стоимости владения для размещения системы документации могут выглядеть следующим образом:

  1. Оборудование. Затраты на закупку и обновление серверов, сетевого оборудования, хранилищ данных и другого аппаратного обеспечения.
  2. Программное обеспечение. Расходы на лицензии, обновления, антивирусные программы, системное ПО и другие приложения.
  3. Персонал. Зарплата для IT-специалистов, администраторов, технической поддержки и других сотрудников, поддерживающих инфраструктуру. Даже если ваш системный администратор не занимается конкретно системой документации полный день, какую-то часть его времени нужно обязательно заложить в расчёт TCO. Ведь будут ситуации когда он будет полностью занят этими вопросами несколько дней и не сможет выполнять другие задачи эффективно.
  4. Обучение. Затраты на обучение сотрудников по управлению, обслуживанию и безопасности инфраструктуры. Это особенно важно при регулярной смене сотрудников из-за текучки кадров.
  5. Здания и помещения. Затраты на аренду или обслуживание физического места размещения серверов.
  6. Энергозатраты. Расходы на электроэнергию для серверов, систем охлаждения, освещения и других устройств.
  7. Охлаждение. Расходы на системы охлаждения для поддержания оптимальной температуры в помещениях с оборудованием.
  8. Сетевая инфраструктура. Затраты на сетевое оборудование, маршрутизаторы, коммутаторы и затраты на поддержание сети.
  9. Резервное копирование и восстановление. Затраты на резервное копирование данных, дополнительное хранилище и процессы восстановления.
  10. Безопасность. Расходы на антивирусное программное обеспечение, фаерволы, системы обнаружения вторжений и другие меры безопасности.
  11. Простой и недоступность. Расчет убытков в случае простоя инфраструктуры и временной недоступности данных для бизнеса.
  12. Амортизация. Распределение стоимости оборудования на протяжении его срока службы.
  13. Аудиты. Затраты на аудиты безопасности, соблюдение стандартов и требований регуляторных органов.
  14. Утилизация. Затраты на утилизацию устаревшего оборудования и компонентов.

Учтите, что в каждой организации этот список может сокращаться или расширяться. Как правило, сотрудники отделов IT и Безопасности смогут помочь с оценкой основных расходов — общение с этими отделами может стать хорошей отправной точкой.

Как выбрать?

Выбор между облачным и локальным размещением системы разработки документации и баз знаний – это важное стратегическое решение, которое должно учитывать множество факторов. Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы, которые необходимо анализировать в контексте конкретных потребностей и ресурсов организации.

Мы постарались описать наиболее важные аспекты, которые нужно учесть при принятии решения. Безопасность, надежность, ресурсы и стоимость – все эти факторы должны быть взвешены с учетом конкретных потребностей и возможностей вашей организации.

Чтобы визуализировать процесс выбора, составьте таблицу сравнения вариантов размещения. Включайте только важные факторы в таблицу, чтобы не усложнять и так непростой вопрос.

Так как задачи, цели, ресурсы и ограничения у всех организаций уникальны, мы рекомендуем составить свой собственный список требований и возможностей в каждой из рассмотренных нами областей. После этого можно проставить плюсы и минусы напротив каждого требования для обоих вариантов размещения. По количеству плюсов вы сможете примерно оценить какой вариант подходит больше. Но обратите внимание на блокирующие требования — возможно, необходимость выполнения одного из условий перевесит статистику и склонит чашу весов в одну из сторон.

Документерра: попробуй в облаке

На этапе выбора системы, важно быстро и эффективно провести первый этап выбора — отбросить те системы, которые точно не решают задачу. Это позволяет составить, так называемый, шортлист.

На этом этапе размещение пробной версию в локальном исполнении — это лишние затраты времени и ресурсов. Поэтому мы предлагаем попробовать Документерру в облаке, на первом этапе. За несколько минут можно получить доступ и оценить доступные возможности в тестовой среде с полным набором функций.

Просто запишитесь на демонстрацию в удобное время, чтобы наш специалист рассказал про основные особенности системы, сориентировал по интерфейсу и предоставил тестовый доступ в ваш личный пробный портал.

Если есть необходимость тестирования на реальных данных в вашем контуре безопасности, свяжитесь с нами — в особых случаях мы можем развернуть тестовую среду на вашем сервере.

Запросить демонстрацию Документерры

Обновление платформы!
AI-возможности и новый редактор главной страницы доступны уже сейчас.