Обучающая документация — это тип технической документации, который используется для предоставления инструкций и руководств для пользователей продукта. Иными словами, это специально организованные документы, основной целью которых является предоставление базовых навыков и опыта использования любого продукта или функционала.
Так как мы живем в мире широко распространённых высоких технологий, важно подготовить людей (по крайней мере, на базовом уровне) к использованию устройств, программ и программного обеспечения. Для этой цели используется обучающая документация, так как она отвечает за создание подробных инструкций для любого цифрового и нецифрового продукта.
Основная цель обучающей документации
Как уже было сказано, обучающая документация считается областью технической документации, направленной на предоставление базовых знаний и понимания любого продукта. Основной результат этого типа документации находит практическое применение в обучающих руководствах. Обучающие руководства выполняются в виде книг различных форматов, которые помогают ознакомиться с темой и получить базовую информацию.
Особенности обучающей документации
Создание руководств требует особого подхода к изложению материала. Два основных признака обучающей документации:
- Специфическая структура связана с тем, что обучающая документация является частью технической документации, поэтому она подчиняется определённым стандартам написания и предоставления информации (например, от простых задач и теории к более сложным).
- Специфический стиль написания подразумевает, что люди, читающие руководства, сталкиваются с предметом впервые, получают небольшой объём знаний или сталкиваются с проблемами при работе с ним. Для технической документации любого типа рекомендуется использовать простой язык, по возможности избегая сложной лексики.
Преимущества обучающей документации
- Использование обучающих руководств почти повсеместно среди компаний различных сфер, так как они предоставляют несколько преимуществ.
- Этот тип документации позволяет пользователям быстрее освоить продукт, что ускоряет процесс работы с ним.
- Поскольку руководства написаны в доступной форме, они помогают тем, кто не понимает тему или понимает её поверхностно, привлечь новых клиентов, которые хотели бы освоить данную сферу, но боялись её сложности.
- Обучающая документация, помимо способности вводить в курс дела, может использоваться как инструмент дальнейшего поддержания навыков клиентов, поскольку человек может обратиться к инструкции и обновить свои знания. Кроме того, руководства могут служить основой для дальнейшего образования, а дополнительная информация может быть построена вокруг них.
Иногда, чтобы понять преимущества, стоит задуматься о негативных последствиях, которые могут возникнуть, если в компании нет обучающей документации:
- Непоследовательное обучение: Без чёткой документации, описывающей процесс обучения и материалы, существует риск того, что обучение сотрудников будет непоследовательным. Это может привести к пробелам в знаниях и навыках, снижению производительности и эффективности.
- Проблемы с соблюдением норм: Во многих отраслях существуют специфические требования к обучению, которые должны быть выполнены для соблюдения нормативных стандартов и обеспечения безопасных условий труда. Без надлежащей документации о проведённом обучении компания может столкнуться с юридическими последствиями, штрафами или репутационными потерями за несоответствие нормативным требованиям.
- Снижение эффективности: Обучающая документация помогает ускорить процесс обучения, предоставляя структуру для сотрудников. Без такой документации обучение может быть более хаотичным и времязатратным, что приведёт к снижению эффективности и повышению затрат компании.
- Повышенный риск ошибок: Без чёткой обучающей документации сотрудники могут не иметь необходимой информации или ресурсов для эффективного выполнения своих обязанностей. Это может привести к повышенному риску ошибок, несчастных случаев и других угроз безопасности на рабочем месте.
- Трудности в адаптации новых сотрудников и планировании преемственности: Обучающая документация необходима для адаптации новых сотрудников и подготовки к планированию преемственности внутри компании. Без неё может быть сложно эффективно вводить новых сотрудников в должность или готовить их к продвижению по карьерной лестнице.
Отсутствие обучающей документации может существенно негативно повлиять на деятельность компании, её сотрудников и общий успех. Важно, чтобы компании уделяли приоритетное внимание разработке и поддержке обучающей документации, чтобы сотрудники получали необходимые знания и навыки для эффективного выполнения своих обязанностей.
Типы обучающей документации
Существует несколько типов технической обучающей документации, которые компании часто используют для поддержки своих программ обучения. Ниже приведён обзор наиболее распространённых типов.
- Руководства пользователя. Это самый распространённый тип обучающей документации, используемый в организациях, чтобы предоставить пошаговые инструкции по использованию продукта или выполнению задачи. Они обычно написаны понятно и лаконично, с использованием скриншотов или визуальных элементов, чтобы продемонстрировать ключевые моменты. Руководства пользователя могут охватывать широкий спектр тем, от программного обеспечения до эксплуатации оборудования, и являются важным инструментом для помощи пользователям в работе со сложными системами или процессами. Следуя инструкциям в руководстве пользователя, можно быстро научиться выполнять задачи эффективно.
- Технические руководства. Технические руководства — это всесторонние документы, содержащие подробную информацию о монтаже, эксплуатации, обслуживании и устранении неполадок продукта или системы. Они обычно используются техническими специалистами, обслуживающим персоналом и другими людьми, которым необходимы углублённые знания о продукте.
Руководства пользователя и технические руководства
Руководства пользователя и технические руководства — это два типа обучающей документации, но они служат разным целям и ориентированы на разные аудитории. Руководства пользователя обычно направлены на предоставление пошаговых инструкций по использованию продукта или выполнению задачи. Они написаны более простым языком, чтобы помочь пользователю пройти процесс в понятной и лёгкой форме.
Технические руководства
Технические руководства более обширные и детализированные, предоставляющие глубокую информацию о технических аспектах продукта или системы. Они обычно написаны для более технической аудитории, такой как инженеры, техники или разработчики, и включают подробные спецификации, схемы и информацию по устранению неполадок. Технические руководства предназначены для предоставления углублённых знаний о продукте или системе и используются в качестве справочника для технической поддержки или задач обслуживания.
Прочие виды обучающей документации:
- Учебные материалы.
Учебные материалы включают презентации, раздаточные материалы, рабочие тетради и другие ресурсы, которые поддерживают учебные занятия или семинары. Эти материалы предназначены для предоставления учащимся информации и ресурсов, которые помогут успешно завершить программу обучения. - Системы онлайн-помощи.
Системы онлайн-помощи — это интерактивные ресурсы, которые предоставляют пользователям помощь и руководство по использованию продукта или системы в реальном времени. Обычно включают часто задаваемые вопросы (FAQ), учебники, руководства по устранению неполадок и другие ресурсы, которые помогают пользователям быстро найти нужную информацию. - Статьи базы знаний.
Статьи базы знаний — это онлайн-ресурсы, которые предоставляют ответы на часто задаваемые вопросы, советы по устранению неполадок и другие полезные материалы для пользователей. Они часто используются для самообслуживания клиентов и сотрудников.
10 шагов для создания обучающей документации
Для создания обучающей документации можно придерживаться нескольких шагов:
- Определите цель документации.
- Логично организуйте контент.
- Напишите ясные и краткие инструкции.
- Используйте визуальные элементы для улучшения понимания.
- Предоставьте примеры и практические задания.
- Проверьте и отредактируйте документацию.
- Сделайте её удобочитаемой.
- Протестируйте документацию.
- Распространите материалы.
- Соберите отзывы и улучшите документацию.
Компаниям важно уделять внимание разработке и поддержке обучающей документации, так как это может значительно повысить эффективность их работы и улучшить производительность сотрудников.
Создание обучающей документации с помощью Документерры
Документерра — это мощный инструмент для создания и управления обучающей документацией. С помощью Документерры вы можете легко создавать и публиковать привлекательные обучающие материалы, которые будут доступны в любое время и в любом месте. Процесс создания обучающей документации с помощью Документерры прост и понятен. Следуйте этим шагам, чтобы начать:
Шаг 1: Создайте проект
Первый шаг в создании обучающей документации с помощью Документерры — это создание проекта. Для этого войдите в свою учетную запись Документерры и нажмите на кнопку «Новый проект». Введите имя для вашего проекта и выберите шаблон, который лучше всего соответствует вашим потребностям.
Шаг 2: Добавьте темы
После того как вы создали проект, начните добавлять страницы. Страницы — это отдельные разделы ваших обучающих материалов. Чтобы добавить страницу, нажмите на кнопку «Новая страница» и введите название для вашей страницы. Затем вы можете добавить контент в страницу, используя встроенный редактор.
Шаг 3: Настройте вашу документацию
Документерра предлагает множество вариантов настройки, которые помогут вам создать визуально привлекательную обучающую документацию. Вы можете настроить макет, цветовую схему и шрифты, чтобы они соответствовали вашему бренду. Также можно добавлять изображения, видео и интерактивные элементы, чтобы ваши материалы были более увлекательными.
Шаг 4: Опубликуйте вашу документацию
После того как вы завершили создание документации, вы можете опубликовать её, чтобы она была доступна вашей аудитории. Документерра предлагает различные способы публикации, включая публикацию в интернете и экспорт в формате PDF. Также можно настроить ограничения доступа, чтобы контролировать, кто может просматривать вашу документацию.
Шаг 5: Отслеживайте эффективность
После того как ваша обучающая документация опубликована, вы можете использовать аналитику Документерры, чтобы отслеживать её эффективность. Вы можете увидеть, сколько людей получило доступ к вашей документации, какие темы наиболее популярны и сколько времени пользователи проводят на каждой странице. Эти данные помогут вам определить, какие разделы нужно улучшить, чтобы сделать вашу документацию более эффективной.
Заключение
Важно, чтобы компании уделяли внимание разработке и поддержанию обучающей документации, так как она значительно улучшает общую эффективность и продуктивность сотрудников. Обучающая документация служит ценным ресурсом для сотрудников, чтобы они могли изучать новые задачи, процессы или процедуры. Хорошо организованные и актуальные обучающие материалы помогают обеспечить последовательность и стандартизацию обучения внутри компании, что приводит к улучшению производительности сотрудников. Предоставив сотрудникам доступ к подробным и легко доступным обучающим материалам, компании могут развивать культуру непрерывного обучения и роста, что в конечном итоге приводит к повышению вовлеченности сотрудников и их удержанию.