Система управления документами (DMS) — это система или программа, основными функциями которых являются прием, отслеживание, управление, хранение и сокращение документов. DMS считается частью систем управления корпоративным контентом. Она также имеет схожие функции с системами управления цифровыми активами, изображениями документов и системами управления записями.
Основные компоненты DMS
- Метаданные — аспект, который помогает создать извлечённый текст, который можно использовать для поиска документов. Могут включать имя автора, длину документа и другие характеристики.
- Хранение — основная функция заключается в хранении электронных документов. Также помогает управлять местом, временем хранения, миграцией документов и их окончательной утилизацией.
- Версионирование — процесс регистрации и снятия документа с учета в системе управления, который позволяет найти предыдущие версии документа и продолжить работу с последней точки.
- Безопасность — один из самых важных компонентов, так как он отвечает за защиту данных в документе. Иногда DMS предоставляет право работать с документом только определённым людям.
- Индексирование — компонент, который отвечает за отслеживание электронных документов.
- Возможности восстановления — позволяет извлекать электронные документы из хранилища, используя систему поиска по терминам, введённым пользователем.
Существуют также дополнительные компоненты, расширяющие работу системы управления документами, такие как проверка данных (например, на ошибки, отсутствие подписей и т.д.), поиск, распределение.
Системы управления документами подчиняются стандартам контроля документов, которые могут различаться в зависимости от отрасли и конкретной области работы. Эти стандарты регулируются государством.
Наиболее популярные программы DMS
- PandaDoc позволяет интегрировать различные виды документов в единый рабочий процесс;
- Nintex Process Platform автоматически захватывает и маршрутизирует данные в централизованный репозиторий;
- OpenKM предоставляет инструменты для определения ролей пользователей, безопасности документов и других функций.