Что такое диаграмма Ганта?

Содержание статьи:

• Как появились диаграммы Ганта?
• Что такое диаграммы Ганта и есть ли у них аналоги?
• Как применяются диаграммы Ганта в деловой деятельности?
• Диаграммы Ганта и дорожные карты – в чем отличия?
• Инструменты создания диаграмм Ганта
• Как внедрить использование диаграмм Ганта в своей компании?

В Документерре мы пишем обо всем, что связано с теорией и практикой технического писательства. При этом мы стремимся предоставить не только сухие факты, термины и определения, но и описать природу работы технического писателя, его «трудовые будни». Такой подход позволяет составить полное представление об этой динамично развивающейся профессии.

Технический писатель не может существовать и трудиться изолированно от всех остальных бизнес-процессов. Сегодня он является полноправным участником сферы информационных технологий и не только, поэтому нам представляется полезным расширить взгляд на профессию технического писателя и включить в нее актуальную информацию и тренды из области управления, ИТ, маркетинга и т.д.

В этой связи хотим представить нашим читателям информационную статью, посвященную популярному инструменту современного менеджмента – диаграмме Ганта. Этот способ визуализации проектной деятельности активно используется сегодня, особенно, когда речь идет о долгосрочных и сложных проектах. Здесь вы узнаете о том, что такое диаграмма Ганта, как ее применяют, какие у нее есть аналоги и какие существуют инструменты для создания таких диаграмм.

Как появились диаграммы Ганта?

Генри Л. Гант (Henry L. Gantt) или Гантт, разработал свои диаграммы в начале 20 века, примерно в 1910 году рамках работы над управлением проектами на заводе Bethlehem Steel Company в США. Эти диаграммы первоначально использовались для отображения производительности рабочих по времени. Если excel можно использовать для создания таблиц данных, то диаграммы применяют для визуализации временных расписаний проекта. Диаграммы зарекомендовали себя как эффективный способ представления данных и позже стали широко применяться в управлении проектами для визуализации графиков выполнения задач, контроля хода проектов и оценки временных рамок их выполнения.

Необходимо понимать, что в начале ХХ века на создание диаграммы Ганта уходило много времени, потому что в ту эпоху не было компьютеров и специализированного программного обеспечения для построения графиков и диаграмм. Сам Генри Гант рисовал свои «пилотные» диаграммы вручную, что было довольно трудоемким процессом как в плане создания, так и обновления графиков.

Сегодня Генри Гант считается одним из основоположников теории управления производством и разработчиком инструментов для улучшения организации труда. Диаграммы Ганта по сей день являются популярными инструментами в управлении проектами и планировании задач.

Что такое диаграммы Ганта и есть ли у них аналоги?

Диаграмма Ганта – это вид графического представления процесса выполнения рабочих задач, в основу которого положены временные интервалы. Диаграмма отображает план реализации проекта, показывая длительность каждой задачи в виде цветной полосы, помещенной на временной оси.

Например, длительность вашего проекта составляет полгода. Соответственно, эта длительность и будет той самой временной осью, которая отображается горизонтально. Ход времени традиционно отображается слева направо, например: январь, февраль, март и т.д. Все рабочие подзадачи будут расположены в виде цветных прямоугольников на этой оси. При этом прямоугольники могут начинаться в одном месяце и захватывать часть другого — являются зависимыми от времени, выделенного на выполнение задачи.

Диаграмма Ганта позволяет удобно отслеживать прогресс выполнения задач, определять зависимости между ними и оценивать сроки выполнения проекта. Этот инструмент широко используется в управлении проектами для планирования и контроля хода выполнения задач.

Существует несколько аналогов диаграммы Ганта, которые также используются для визуализации планов, расписаний и графиков работ. Вот некоторые из них:

• Диаграмма Перта (PERT) – это методология управления проектами, которая используется для анализа и планирования задач в проекте. Она позволяет оценить время выполнения каждой задачи и определить критический путь проекта.
• Диаграмма Ганта в виде таблицы – вместо графического изображения задач и временных рамок на временной шкале, предлагается таблица, где каждая задача представлена строкой, а столбцы показывают даты начала и окончания выполнения задач.
• Диаграмма Канбан – используется для визуализации процесса выполнения задач и управления рабочим потоком. Она представляет собой доску с разделенными колонками (обычно имеет статусы «в ожидании», «в работе», «завершено»), где задачи перемещаются от одной колонки к другой по мере их выполнения и завершения. Также есть ответственные, которые следят за выполнением задач.

Каждый из этих методов имеет свои преимущества и может быть использован в зависимости от конкретных потребностей исполнителей и особенностей проекта.

Как применяются диаграммы Ганта в деловой деятельности?

Диаграмма Ганта является полезным инструментом для планирования работы в деловой деятельности. Может также использоваться в Agile-контексте для улучшения управления проектами и достижения автоматизации и гибкости в работе. Она позволяет решить ряд задач, связанных с управлением:

• Визуализация временной линии проекта. Диаграмма Ганта позволяет наглядно представить все задачи проекта на временной шкале, что облегчает понимание общей картины выполнения проекта.
• Определение зависимостей между задачами. Диаграмма Ганта позволяет определить зависимости между различными задачами проекта и логическую последовательность выполнения задач.
• Оценка производительности и управление ресурсами. Посредством диаграммы Ганта можно контролировать выполнение задач и управлять ресурсами таким образом, чтобы проект выполнялся в установленные сроки.
• Сокращение временных и финансовых рисков. Благодаря визуализации временных рамок и зависимостей в проекте, диаграмма Ганта помогает сокращать риски задержек и неэффективности в проекте.
• Планирование и принятие решений. Диаграмма Ганта позволяет планировать и анализировать проект, принимать обоснованные решения и корректировать планы в процессе выполнения проекта.

Некоторые инструменты для создания диаграмм Ганта могут предоставлять опции для добавления линейной шкалы или линий времени, которые могут быть использованы для отображения временных интервалов на диаграмме. Это полезно для обозначения важных событий или моментов в проекте. В результате, диаграмма Ганта помогает управлять проектами эффективно, повышая продуктивность и минимизируя риски.

Диаграммы Ганта и дорожные карты – в чем отличия?

И диаграммы Ганта, и дорожные карты (или карты Ганно) применяются для визуализации и планирования процессов, но имеют некоторые отличия.

Таким образом, основное различие между диаграммой Ганта и дорожной картой заключается в уровне детализации и сложности задач, которые они представляют, а также в способе визуализации их взаимосвязей и зависимостей.

Инструменты создания диаграмм Ганта

Сегодня существует специальное программное обеспечение, позволяющее автоматизировать создание диаграмм Ганта, например сервис Jira Software и Advanced Roadmaps.

Для создания диаграмм Ганта в Jira Software можно использовать различные способы:

• Использование плагина Gantt-Chart for Jira: этот плагин позволяет создавать диаграммы Ганта непосредственно в Jira Software. Пользователи могут добавлять задачи, устанавливать сроки выполнения и просматривать расписание выполнения проекта в удобном виде.
• Использование доски Jira Software: в Jira Software можно создать доску, на которой будут отображаться задачи проекта в виде карточек. При этом с помощью различных фильтров и настроек можно преобразовать доску в диаграмму Ганта.
• Использование плагинов для экспорта данных: с помощью различных плагинов для Jira Software можно экспортировать данные о задачах и сроках выполнения в формате, подходящем для создания диаграмм Ганта в сторонних программах.

В целом, приложение Jira Software предоставляет разнообразные инструменты, которые позволяют создавать и отображать диаграммы Ганта для удобного мониторинга выполнения проектов.

Advanced Roadmaps – это функция, предоставляемая в рамках инструментов Jira Software и Jira Align для планирования и управления проектами. С помощью Advanced Roadmaps сотрудники могут создавать диаграммы Ганта для визуализации временных планов и зависимостей между задачами.

Для создания диаграммы Ганта с помощью Advanced Roadmaps необходимо выполнить следующие шаги:

• В Jira Software или Jira Align откройте инструмент Advanced Roadmaps.
• Создайте новый план проекта (Project plan) или выберите существующий план.
• Добавьте задачи (или элементы бэклога) в ваш план и определите их зависимости друг от друга.
• Перейдите на вкладку «Timeline» (Хронология), где вы увидите диаграмму Ганта, отображающую ваш план в виде временной шкалы с задачами и зависимостями.
• Проанализируйте представленную информацию, вносите изменения в план проекта и управляйте исполнением задач с помощью диаграммы Ганта.

Таким образом, Advanced Roadmaps обеспечивает инструменты для создания, отслеживания и управления проектами с использованием диаграмм Ганта, что упрощает процесс планирования и координации работ по проекту.

Еще примеры инструментов для создания диаграмм Ганта: Microsoft Project, Asana, Trello, Smartsheet.

Как внедрить использование диаграмм Ганта в своей компании?

Допустим, у вашей компании есть проект по разработке нового продукта. Для того, чтобы иметь возможность управлять проектом и следить за его прогрессом, руководство решает использовать диаграмму Ганта. Однако на практике выходит, что визуализировать проект не так просто. Для этого необходимо выполнить несколько подготовительных шагов:

• Составление плана проекта. Сначала команда определяет все этапы проекта, необходимые ресурсы, сроки выполнения и зависимости между задачами.
• Создание диаграммы Ганта. На основе плана проекта строится диаграмма Ганта, где каждая задача представлена отдельной строкой, а время выполнения задачи отображается на горизонтальной шкале.
• Распределение ресурсов. После создания диаграммы Ганта, управляющий проектом может определить, какие ресурсы необходимы для каждой задачи, их приоритет, и распределить их соответственно.
• Отслеживание прогресса. В процессе выполнения проекта, команда отмечает выполненные задачи на диаграмме Ганта и следит за сроками выполнения.
• Реагирование на изменения. Если возникают задержки или изменения в проекте, управляющий проектом видит, какие задачи затронуты, и может принять меры для исправления ситуации.

Следовательно, диаграмма Ганта помогает управлять проектом, планировать ресурсы и отслеживать прогресс, что позволяет компании эффективно достигать поставленных целей и завершать свои проекты в срок.

***

Итак, диаграмма Ганта – это способ и залог успешной коммуникации современного менеджера и команды. Она служит для передачи информации между всеми заинтересованными сторонами. Диаграмма Ганта позволяет наглядно увидеть все задачи проекта, их продолжительность и последовательность выполнения. Менеджеры могут легко определить, какие ресурсы (люди, оборудование и т. д.) будут задействованы на каждом этапе проекта. Кроме того, руководители могут легко вносить изменения в диаграмму, переносить сроки задач или добавлять новые элементы без необходимости изменять всю структуру проекта. Что касается преимуществ для команды, то здесь главным плюсом является синхронизация работы. Диаграмма Ганта помогает членам команды видеть связи между задачами и понимать, как их работа влияет на выполнение проекта в целом.