Запросить демо
Запросить демо

Канбан для оптимизации процесса разработки документации

13.03.2024

Содержание статьи:

Практическая работа технического писателя в реальности может серьезно отличаться от того, как себе ее представляет большинство соискателей. Многим из них хочется думать, что эта работа связана с любимой и привычной редакторской или журналистской практикой. То есть это некий гибрид публицистики и технического содержания, постоянная адаптация технических вопросов для широкой публики.

Однако на деле новичкам приходится сталкиваться не просто с техническим языком (который для гуманитария сложен сам по себе), а и с очень экзотичным жаргоном, который сочетает в себе лексику из области управления, ИТ и маркетинга. 

Представим себе обычную ситуацию, когда техническому писателю необходимо поговорить с программистом с целью «разведать» у него особенности работы над новым продуктом. Писателю это необходимо, чтобы быть в курсе всех деталей проекта и говорить с аудиторией на одном языке. В ходе диалога программист буквально «бомбардирует» писателя такими выражениями как «канбан-доска», «добавить задачу в бэклог», «приоритизировать задачи», «пул задач» и т.п.

Все эти фразы не имеют непосредственного отношения к тому цифровому продукту, над которым работает команда. Скорее, это терминология, которая активно используется ИТ-специалистами в силу того, что все они работают над одним проектом, а совместная деятельность требует управления – отсюда такая насыщенность выражениями из области менеджмента.

В результате у технического писателя наблюдается культурный шок, очень похожий на тот, который испытывают туристы, поняв разницу между английским носителя языка и английским, который им преподавали в школе. И, конечно, этот языковой барьер необходимо преодолевать.

Описанная ситуация помогает понять, как на самом деле выглядят «трудовые будни» технического писателя. Как вы уже поняли, технический писатель не может существовать и трудиться изолированно от всех участников большого бизнес-процесса, поэтому нам представляется полезным расширить взгляд на профессию технического писателя и включить в нее актуальную информацию и тренды из области управления, ИТ, маркетинга и т.д.

В этой связи хотим представить нашим читателям информационную статью, посвященную популярному инструменту современного менеджмента – методу визуализации канбан (kanban). Этот способ визуализации проектной деятельности активно используется сегодня, особенно, когда речь идет о долгосрочных и сложных проектах. В этой статье вы узнаете о том, что такое метод канбан или канбан-доска, как ее применяют и какие существуют инструменты для создания канбан-доски.

Что такое канбан?

Канбан – это метод управления производством и задачами, который был разработан японской компанией Toyota в 1940-х годах. В переводе с японского слово «канбан» означает «визуальная карточка» или «доска с карточками». Чтобы вы понимали, это была та эпоха, когда все было на карточках (если что). На заводских проходных ставились отметки в карточках (чтобы рабочие не опаздывали), в цех придешь – и там канбан, то есть карточки с задачами, в столовую заглянешь – там тоже все по карточкам. Такие времена…

Суть канбан состоит в том, чтобы управлять процессом производства, определяя количество материалов и запчастей, которые необходимо иметь на складе для выполнения задач. Когда работник начинает выполнять задачу и использует материалы, он передвигает канбан-карточку на следующий уровень, что сигнализирует о необходимости пополнить запасы. Это позволяет избежать избытка запасов и улучшить эффективность производства.

С течением времени концепция канбан была адаптирована и применена в различных областях бизнеса для управления процессами, задачами и проектами, включая информационные технологии, управление проектами, логистику, маркетинг и другие. Канбан стал популярным инструментом эффективного управления рабочим процессом и повышения производительности.

Немного японского (и не только): словарь терминов из области «канбан»

Канбан, бэклог и т.д. – это термины, связанные с управлением проектами и разработкой продуктов. Вот их более менее полный список:

  • Канбан — японское слово, означающее «визуальную карту» или «доску с информацией«.
  • Доска Канбан – физическая доска или электронная платформа, используемая для визуализации процесса работы и управления задачами.
  • Карточка Канбан – элемент информации, содержащий информацию о задаче, ее статусе и тех, кто ответственен за ее выполнение.
  • Пул задач – общий резерв задач, который планируется выполнить в рамках определенного проекта или процесса.
  • Ограничение работы в процессе (WIP) – максимальное количество задач, которые могут быть взяты в работу одновременно.
  • Pull system – метод управления, в котором задачи переходят к исполнителю только при наличии свободных ресурсов.
  • Цикл выполнения – время, необходимое для выполнения задачи с момента ее взятия в работу до завершения.
  • Анализ процесса – процесс изучения и оптимизации рабочего процесса для увеличения эффективности и качества работы.
  • Бэклог – это список задач, проектов или требований, которые еще не выполнены или не реализованы.

Эти термины широко используются в различных методологиях разработки продуктов и управления проектами для обеспечения эффективного планирования, управления и реализации задач.

Как вы уже поняли, самый популярный из всех названных терминов – это, конечно, бэклог. И популярен он не только в связи с канбан, но и благодаря различным другим контекстам, о которых стоит рассказать подробнее.

Бэклог (англ. backlog) – это накопление невыполненных задач или проектов, которые имеются на руках в определенный момент времени. Это понятие часто используется в управлении проектами или разработке программного обеспечения, чтобы отслеживать и управлять задачами, которые еще не были выполнены, но должны быть решены в будущем. Уменьшение бэклога считается важным шагом для улучшения эффективности работы и достижения поставленных целей. В проектном менеджменте, разработке программного обеспечения, Agile методологиях и других областях, бэклог играет важную роль в организации работы и планировании задач.

Некоторые термины, связанные с бэклогом, включают в себя:

  • Product Backlog – бэклог продукта, который содержит все требования к продукту, функциональности или задачи, которые должны быть выполнены в рамках проекта или разработки продукта.
  • Sprint Backlog – бэклог спринта, который представляет собой выбранные задачи или требования из Product Backlog’а, которые должны быть выполнены в течение одного спринта (итерации) в Agile методологиях, таких как Scrum.
  • Release Backlog – бэклог релиза, который включает в себя задачи или требования, необходимые для завершения конкретного релиза продукта или версии программного обеспечения.
  • Defect Backlog – бэклог дефектов, который содержит информацию о багах, ошибках или несоответствиях в продукте, которые необходимо исправить.

Бэклог помогает проектным командам и менеджерам организовать рабочий процесс, приоритизировать задачи и планировать выполнение работ в соответствии с потребностями и требованиями проекта.

Как выглядит канбан-доска?

Канбан-доска – это средство управления задачами и процессами, которое помогает команде визуализировать рабочий процесс, отслеживать текущие задачи и управлять бэклогом. Обычно канбан-доска состоит из нескольких колонок или столбцов, представляющих различные стадии выполнения задач, например «в ожидании», «в процессе», «готово». Каждая задача представлена карточкой, которая перемещается по колонкам в соответствии с текущим статусом задачи.

Примерная структура канбан-доски:

  • Колонка «Backlog» (бэклог): здесь находятся задачи или проекты, которые еще не были начаты.
  • Колонка «To Do» (к выполнению): задачи, которые назначены на выполнение, но еще не начаты.
  • Колонка «In Progress» (в процессе): задачи, над которыми в данный момент работает исполнитель.
  • Колонка «Review» (на проверке): задачи, которые завершены и ожидают проверки.
  • Колонка «Done» (выполнено): задачи, которые были успешно завершены и готовы к отчетности.

Исходя из конкретных потребностей команды, структура и колонки на канбан-доске могут быть адаптированы и изменены. Например, в таблице проекта может появиться выражение “on hold” (Выполнение приостановлено). Это означает, что задача находится на паузе или временно приостановлена из-за различных причин, таких как изменения в приоритетах, отсутствие ресурсов или необходимость в дополнительной информации или одобрении. Это может также означать, что проект находится в стадии задержки или ожидает выполнения определенных условий или событий.

Таким образом, канбан-доска позволяет увидеть весь рабочий процесс команды, управлять приоритетами и улучшать эффективность работы.

Инструменты создания канбан-доски

Есть множество инструментов, которые помогут создать канбан-доску для управления проектами и задачами. Некоторые из самых популярных вариантов включают:

  • Trello – один из самых популярных инструментов для создания канбан-досок с возможностью добавления задач, меток, сроков и т.д.
  • Jira – мощный инструмент управления проектами и задачами, который позволяет создавать канбан-доски с широкими возможностями настройки.
  • Asana – еще один популярный инструмент управления задачами, который предоставляет возможность создавать канбан-доски и отслеживать прогресс выполнения задач.
  • Microsoft Planner – инструмент, входящий в пакет Office 365, который также позволяет создавать канбан-доски для управления задачами и проектами.
  • Monday.com – Платформа для управления проектами, задачами и коммуникацией, которая предоставляет гибкую настройку канбан-досок и других видов отслеживания задач.
  • Zenkit – Инструмент для управления проектами и задачами с возможностью создания канбан-досок, списков дел и других представлений.

Эти инструменты обеспечивают удобный способ организации работы, отслеживания прогресса и управления задачами с помощью канбан-досок.

***

Надеюсь, теперь вы понимаете, насколько важно техническому писателю погружаться в «базу знаний» своих собратьев по ИТ-деятельности? Знание таких понятий как канбан, бэклог и т.п. помогает техническому писателю лучше описывать процессы разработки программного обеспечения. Кроме того, данные знания позволяют писателю лучше понимать контекст работы разработчиков и создавать более четкие и понятные документы как для программистов, так и для рядовых пользователей.

Обновление платформы!
AI-возможности и новый редактор главной страницы доступны уже сейчас.