Содержание статьи:
- Что такое канбан?
- Словарь терминов из области «канбан»
- Как выглядит канбан-доска?
- Инструменты создания канбан-доски
Практическая работа технического писателя в реальности может серьезно отличаться от того, как себе ее представляет большинство соискателей. Многим из них хочется думать, что эта работа связана с любимой и привычной редакторской или журналистской практикой. То есть это некий гибрид публицистики и технического содержания, постоянная адаптация технических вопросов для широкой публики.
Однако на деле новичкам приходится сталкиваться не просто с техническим языком (который для гуманитария сложен сам по себе), а и с очень экзотичным жаргоном, который сочетает в себе лексику из области управления, ИТ и маркетинга.
Представим себе обычную ситуацию, когда техническому писателю необходимо поговорить с программистом с целью «разведать» у него особенности работы над новым продуктом. Писателю это необходимо, чтобы быть в курсе всех деталей проекта и говорить с аудиторией на одном языке. В ходе диалога программист буквально «бомбардирует» писателя такими выражениями как «канбан-доска», «добавить задачу в бэклог», «приоритизировать задачи», «пул задач» и т.п.
Все эти фразы не имеют непосредственного отношения к тому цифровому продукту, над которым работает команда. Скорее, это терминология, которая активно используется ИТ-специалистами в силу того, что все они работают над одним проектом, а совместная деятельность требует управления – отсюда такая насыщенность выражениями из области менеджмента.
В результате у технического писателя наблюдается культурный шок, очень похожий на тот, который испытывают туристы, поняв разницу между английским носителя языка и английским, который им преподавали в школе. И, конечно, этот языковой барьер необходимо преодолевать.
Описанная ситуация помогает понять, как на самом деле выглядят «трудовые будни» технического писателя. Как вы уже поняли, технический писатель не может существовать и трудиться изолированно от всех участников большого бизнес-процесса, поэтому нам представляется полезным расширить взгляд на профессию технического писателя и включить в нее актуальную информацию и тренды из области управления, ИТ, маркетинга и т.д.
В этой связи хотим представить нашим читателям информационную статью, посвященную популярному инструменту современного менеджмента – методу визуализации канбан (kanban). Этот способ визуализации проектной деятельности активно используется сегодня, особенно, когда речь идет о долгосрочных и сложных проектах. В этой статье вы узнаете о том, что такое метод канбан или канбан-доска, как ее применяют и какие существуют инструменты для создания канбан-доски.
Что такое канбан?
Канбан – это метод управления производством и задачами, который был разработан японской компанией Toyota в 1940-х годах. В переводе с японского слово «канбан» означает «визуальная карточка» или «доска с карточками». Чтобы вы понимали, это была та эпоха, когда все было на карточках (если что). На заводских проходных сотрудники ставили отметки в карточках (чтобы исключить опоздания), в цех придешь – и там канбан, то есть карточки с задачами, в столовую заглянешь – там тоже все по карточкам. Такие времена…
Цели канбан состоят в том, чтобы управлять процессом производства, определяя количество, или лимит) материалов и запчастей, которые необходимо иметь на складе для выполнения задач. Когда работник начинает выполнять задачу и использует материалы, он передвигает канбан-карточку на следующий уровень, что сигнализирует руководителям о необходимости пополнить запасы. Это позволяет избежать избытка запасов и улучшить эффективность производства, поставив его на поток.
С течением времени концепция и принципы канбан были адаптированы и применены в различных областях бизнеса для управления процессами, задачами и проектами, включая информационные технологии, управление проектами, логистику, маркетинг и другие. Канбан стал популярным инструментом эффективного управления рабочим процессом и повышения производительности.
Немного японского (и не только): словарь терминов из области «канбан»
Канбан, бэклог и т.д. – это термины, связанные с управлением проектами и разработкой продуктов. Вот их более менее полный список:
- Канбан – японское слово, означающее «визуальную карту» или «доску с информацией«.
- Доска Канбан – физическая доска или электронная платформа, используемая для визуализации процесса работы и управления задачами.
- Карточка Канбан – элемент информации, содержащий информацию о задаче, ее статусе и об ответственных за ее выполнение.
- Пул задач – общий резерв задач, который планируется выполнить в рамках определенного проекта или процесса.
- Ограничение работы в процессе (WIP) – максимальное количество задач, которые могут быть взяты в работу одновременно.
- Pull system – метод управления, в котором задачи переходят к исполнителю только при наличии свободных ресурсов.
- Цикл выполнения – время, необходимое для выполнения задачи с момента ее взятия в работу до завершения.
- Анализ процесса – процесс изучения и оптимизации рабочего процесса для увеличения эффективности и качества работы.
- Бэклог – это список задач, проектов или требований, которые еще не выполнены или не реализованы.
Эти термины широко используются в различных методологиях разработки продуктов и управления проектами для обеспечения эффективного планирования, управления и реализации задач.
Как вы уже поняли, самый популярный из всех названных терминов – это, конечно, бэклог. И популярен он не только в связи с канбан, но и благодаря различным другим контекстам, о которых стоит рассказать подробнее.
Бэклог (англ. backlog) – это накопление невыполненных задач или проектов, которые имеются на руках в определенный момент времени. Это понятие часто используется в управлении проектами или разработке программного обеспечения, чтобы отслеживать и управлять задачами, которые еще не были выполнены, но должны быть решены в будущем. Уменьшение бэклога считается важным шагом для улучшения эффективности работы и достижения поставленных целей. В проектном менеджменте, разработке программного обеспечения, Agile методологиях и других областях, бэклог играет важную роль в организации работы и планировании задач.
Некоторые термины, связанные с бэклогом, включают в себя:
- Product Backlog – бэклог продукта, который содержит все требования к продукту, функциональности или задачи, которые должны быть выполнены в рамках проекта или разработки продукта (своеобразный план).
- Sprint Backlog – бэклог спринта, который представляет собой выбранные задачи или требования из Product Backlog’а, которые должны быть выполнены в течение одного спринта (итерации) в Agile методологиях, таких как Scrum.
- Release Backlog – бэклог релиза, который включает в себя задачи или требования, необходимые для завершения конкретного релиза продукта или версии программного обеспечения.
- Defect Backlog – бэклог дефектов, который содержит информацию о багах, ошибках или несоответствиях в продукте, которые необходимо исправить.
Внедрение бэклога помогает проектным командам и менеджерам организовать рабочий процесс, приоритизировать и контролировать задачи, и планировать выполнение работ в соответствии с потребностями и требованиями проекта.
Как выглядит канбан-доска?
Канбан-доска – это средство управления задачами и процессами, которое помогает команде визуализировать рабочий процесс, отслеживать текущие задачи и управлять бэклогом. Обычно канбан-доска состоит из нескольких колонок или столбцов, представляющих различные этапы выполнения задач, например «в ожидании», «в процессе», «готово». Каждая задача представлена карточкой, которая перемещается по колонкам в соответствии с текущим статусом задания.
Примерная структура канбан-доски:
- Колонка «Backlog» (бэклог): здесь находятся задачи или проекты, которые еще не были начаты.
- Колонка «To Do» (к выполнению): задачи, которые назначены на выполнение, но еще не начаты.
- Колонка «In Progress» (в процессе): задачи, над которыми в данный момент работает исполнитель.
- Колонка «Review» (на проверке): задачи, которые завершены и ожидают проверки.
- Колонка «Done» (выполнено): задачи, которые были успешно завершены и готовы к отчетности.
Исходя из конкретных потребностей команды, структура и колонки на канбан-доске могут быть адаптированы и изменены. Канбан может быть представлен также в виде диаграммы. Например, в таблице проекта может появиться выражение “on hold” (Выполнение приостановлено). Это означает, что задача находится на паузе или временно приостановлена из-за различных причин (или проблем), таких как изменения в приоритетах, отсутствие ресурсов или необходимость в дополнительной информации или одобрении. Это может также означать, что проект находится в стадии задержки или ожидает выполнения определенных условий или событий. К отму же, это способствует прозрачности процесса, позволяя участникам команды и заинтересованным сторонам понимать, что происходит с проектом, и почему он приостановлен.
Таким образом, канбан-доска позволяет наглядно увидеть весь рабочий процесс команды, управлять приоритетами и оптимизировать работу.
Инструменты создания канбан-доски
Есть множество инструментов, которые помогут создать канбан-доску для управления проектами и задачами. Приведем примеры некоторых из самых популярных вариантов:
- Trello – один из самых популярных инструментов для создания канбан-досок с возможностью добавления задач, меток, сроков и т.д.
- Jira – мощный инструмент управления проектами и задачами, который позволяет создавать канбан-доски с широкими возможностями настройки и аналитики.
- Asana – еще одно популярное приложение для управления задачами, который предоставляет возможность создавать канбан-доски, добавлять туда задачи, перемещать их и отслеживать прогресс выполнения задач.
- Microsoft Planner – инструмент, входящий в пакет Office 365, который также позволяет создавать канбан-доски для управления задачами и проектами.
- Monday.com – платформа для управления проектами, задачами и коммуникацией, которая предоставляет гибкую настройку канбан-досок и других видов отслеживания задач.
- Zenkit – сервис для управления проектами и задачами с возможностью создания канбан-досок, списков дел и других представлений.
Эти инструменты обеспечивают удобный подход к организации работы, отслеживанию прогресса и управления задачами с помощью канбан-досок.
***
Теперь вы понимаете, насколько важно техническому писателю погружаться в «базу знаний» своих собратьев по ИТ-деятельности? Знание и использование таких понятий как канбан, бэклог и т.п. помогает техническому писателю лучше описывать процессы разработки программного обеспечения. Кроме того, данные знания позволяют писателю лучше понимать контекст работы разработчиков и создавать более четкие и понятные документы как для программистов, так и для рядовых пользователей.
