Обычно в компаниях сотрудники задают одни и те же вопросы начальнику, коллегам, HR-менеджерам и бухгалтерам. Большая часть таких часто задаваемых вопросов (FAQ) касается корпоративного кодекса: например, дресс-кода или возможности работать по гибкому графику.
Другая группа вопросов относится к денежной тематике: компенсируются ли больничные и можно ли рассчитывать на оплачиваемый отпуск.
На указанные вопросы легко ответить, поскольку они общие. Но иногда сотрудникам нужно решить конкретные вопросы по работе. Если оставить такие запросы без внимания, то это может сказаться на общей эффективности компании.
Вместе с ростом бизнеса опытные сотрудники все чаще слышат типичные вопросы от новичков. Такая ситуация может раздражать тех, кто постоянно отвечает на одно и то же. Чтобы не допустить подобных проблем — создайте корпоративную википедию или вики.
Корпоративная вики — что это?
Корпоративная википедия или вики — это информационная платформа, в которой легко найти нужные данные. Она может повысить производительность вашей команды, поскольку сотрудники станут быстрее получать ответы на разные вопросы по работе. Как правило, информация в вики имеет интуитивно понятную структуру, что облегчает поиск данных.
Какие бывают типы вики?
Корпоративная вики похожа на внутреннюю базу знаний, но есть различия. Цель вики — поддерживать взаимодействие между сотрудниками и делать так, чтобы они делились своей экспертизой в статьях. За базу знаний обычно отвечают специалисты, которые и создают весь контент.
Корпоративная вики — своего рода энциклопедия.
Как можно заметить, слово «вики» связано с Википедией, которая создана на принципе взаимодействия и обмена знаниями (в ней возможно публиковать, редактировать и дополнять информацию).
Корпоративная вики бывает внутренней и публичной. Внутренняя вики доступна только сотрудникам компании. К публичной вики могут получить доступ пользователи без авторизации: например, нынешние и потенциальные клиенты. Публичный вариант нужен не только для обмена информацией, но и для маркетинговых целей.
Также вики можно создать отдельно для команды, которая работает над одним проектом. Командная вики помогает наладить процессы специалистам, которые используют общие материалы. Профессионалы также могут добавлять больше контента — обновленная вики потом станет частью большой базы знаний компании.
Кроме того, существует партнерская вики, доступ к которой есть только у компаний-партнеров. Этот тип актуален, когда две организации вместе разрабатывают стратегию или работают над одним проектом.
Почему стоит создать корпоративную вики?
Вот несколько причин:
- Сотрудники экономят время и силы. Корпоративная вики ускоряет поиск данных. Помимо этого, часто команды копируют себе важную информацию при работе с разными проектами. В итоге важные сведения «разбросаны» по компьютерам. Корпоративная вики позволяет оптимизировать работу. Информация не создается впустую, если есть единая база знаний. Также можно быстро найти служебные записки, отчеты, проектную документацию — это позволит уделить больше времени важным делам.
- Новые сотрудники адаптируются быстрее. Иногда новичкам сложно стать полноценной частью команды. Как правило, сначала им дают время разобраться с рабочими процессами. Во время такого ознакомительного периода новые работники обращаются к коллегам, которые не всегда охотно делятся своими знаниями. Корпоративная вики облегчает адаптацию. Например, коллеги из HR отдела могут создать гайд с основной информацией для новеньких, который поможет им быстрее сориентироваться в компании. В результате начинающие специалисты начинают работать быстрее и уже не отвлекают других сотрудников по бесконечным вопросам.
- Знания сохраняются и передаются коллегам. Вместе с развитием бизнеса данных о компании становится больше. Вики — лучшее хранилище информации, поскольку она позволяет делиться данными, настраивать к ним доступ и использовать поиск. Например, если опытный специалист покинет вашу фирму или перейдет в другой отдел или филиал, то его функции получится передать новому сотруднику, который сможет зайти в корпоративную вики и изучить все сам. Такой подход упростит рабочие процессы.
Как создать корпоративную вики?
В интернете много инструментов для создания корпоративного портала — как выбрать подходящую платформу? Важно обратить внимание на то, является ли продукт облачным. Эта особенность позволит вам решить вопрос с созданием внутреннего хранилища информации. Сразу после покупки инструмента можно приступать к созданию корпоративной вики.
Следующий этап — наполнение портала контентом. Его можно написать или импортировать, если у вас уже есть материалы. Вики многих организаций включает:
- Историю и миссию компании;
- Структуру организации — лучше всего изобразить в виде диаграммы;
- Описание рабочих процессов — тоже подойдут диаграммы и схемы;
- Команды и отделы;
- Списки клиентов и проекты;
- Политику предприятия, нормы поведения,
- и не только.
Что касается редактирования контента, то этот шаг можно повторять. Информацию в корпоративной вики стоит обновлять, согласно новым целям и проектам. Опубликованные материалы могут быть не доработанными. В этом случае подойдет настройка статусов: «черновик», «готов для редактирования» или «в работе». Статусы помогут пользователям понять, в какой стадии находятся документы. Только после того, как все согласуют документ, его можно перевести в статус «опубликован».
Как выглядит качественный инструмент для корпоративного портала?
Хорошая платформа для создания корпоративного портала включает следующие функции:
- Шаблоны — они помогут сэкономить время при создании новых документов;
- Онлайн-редактор текстов, который похож на MS Word — пользователям привычна эта программа, поэтому им легко работать с идентичным интерфейсом;
- Систему поиска по документации;
- Возможность настроить доступ разным пользователям;
- Функцию настройки портала;
- Поддержку различных языков — в случае, если у вас международная компания;
- Контекстную справку;
- Систему безопасности и авторизации;
- Подробные отчеты — они позволят узнать, какие документы чаще всего используют сотрудники.
Заключение
Вам может показаться, что корпоративная вики не так уж и нужна. Но если ваш бизнес стремительно развивается, вам необходимо быстро обучать новых сотрудников. В этом случае создать корпоративный портал будет идеальным решением.
