Лучшие способы создать корпоративную Wiki

Содержание статьи:

• Корпоративная wiki — что это
• Какие бывают типы wiki
• Почему стоит создать корпоративную вики
• Как создать корпоративную wiki
• Как выглядит качественный инструмент для корпоративного портала

Обычно в компаниях сотрудники задают одни и те же вопросы начальнику, коллегам, HR-менеджерам и бухгалтерам. Большая часть таких часто задаваемых вопросов (FAQ) касается корпоративного кодекса: например, дресс-кода или возможности работать по гибкому графику.

Другая группа вопросов относится к денежной тематике: компенсируются ли больничные и можно ли рассчитывать на оплачиваемый отпуск.

На указанные вопросы легко ответить, поскольку они общие. Но иногда сотрудникам нужно решить конкретные вопросы по работе. Если оставить такие запросы без внимания, то это может сказаться на общей эффективности компании.

Вместе с ростом бизнеса опытные сотрудники все чаще слышат типичные вопросы от новичков. Такая ситуация может раздражать тех, кто постоянно отвечает на одно и то же. Чтобы не допустить подобных проблем — создайте корпоративную википедию или wiki.

Корпоративная wiki — что это?

Корпоративная википедия или вики (wiki) — это информационная платформа, в которой легко найти нужные данные. Она может повысить производительность вашей команды, поскольку сотрудники станут быстрее получать ответы на разные вопросы по работе. Как правило, информация в вики имеет интуитивно понятную структуру, что облегчает поиск данных.

Какие бывают типы wiki?

Корпоративная wiki похожа на внутреннюю базу знаний, но есть различия. Цель вики — поддерживать взаимодействие между сотрудниками и делать так, чтобы они делились своей экспертизой в статьях. За базу знаний обычно отвечают специалисты, которые и создают весь контент.

Корпоративная wiki — своего рода энциклопедия.

Как можно заметить, слово «wiki» связано с Википедией, которая создана на принципе взаимодействия и обмена знаниями (в ней возможно публиковать, редактировать и дополнять информацию).

Корпоративная wiki бывает внутренней и публичной. Внутренняя вики доступна только сотрудникам компании. К публичной вики могут получить доступ пользователи без авторизации: например, нынешние и потенциальные клиенты. Публичный вариант нужен не только для обмена информацией, но и для маркетинговых целей.

Также wiki можно создать отдельно для команды, которая работает над одним проектом или задачей. Командная wiki помогает наладить процессы специалистам, которые используют общие материалы. Профессионалы также могут добавлять больше контента — обновленная вики потом станет частью большой базы знаний компании со множеством разделов.

Кроме того, существует партнерская wiki, доступ к которой есть только у компаний-партнеров. Этот тип актуален, когда две организации вместе разрабатывают стратегию или работают над одним проектом.

Почему стоит создать корпоративную вики?

Вот несколько причин:

• Сотрудники экономят время и силы. Корпоративная wiki ускоряет поиск данных. Помимо этого, часто команды копируют себе важную информацию при работе с разными проектами. В итоге важные сведения «разбросаны» по компьютерам, в отдельных файлах. Корпоративная вики позволяет оптимизировать работу. Информация не создается впустую, если есть единая база знаний. Также по ссылкам можно быстро и просто найти страницы со служебными записками, отчетами, проектной документацией — это позволит уделить больше времени важным делам.
• Новые сотрудники адаптируются быстрее. Иногда новичкам сложно стать полноценной частью команды. Как правило, сначала им дают время разобраться с рабочими процессами. Во время такого периода обучения новые работники обращаются к коллегам, которые не всегда охотно делятся своими знаниями. Корпоративная вики облегчает адаптацию. Например, коллеги из HR отдела могут создать гайд с основной информацией для новеньких, который поможет им быстрее сориентироваться в компании. Благодаря его использованию, начинающие специалисты становятся более продуктивными и перестают мешать другим сотрудникам постоянными вопросами.
• Знания сохраняются и передаются коллегам. Вместе с развитием бизнеса данных о компании становится больше. Wiki — лучшее хранилище информации, поскольку она позволяет делиться данными, настраивать к ним доступ и использовать поиск. Например, если опытный специалист покинет вашу фирму или перейдет в другой отдел или филиал, то его функции получится передать новому сотруднику, который сможет зайти в корпоративную вики и изучить все сам. Такой подход упростит рабочие процессы.

Как создать корпоративную wiki?

В интернете много инструментов для создания корпоративного портала — как выбрать подходящую платформу? Важно обратить внимание на то, является ли продукт облачным. Эта особенность позволит вам решить вопрос с созданием внутреннего хранилища информации. Сразу после покупки инструмента можно приступать к созданию корпоративной вики.

Следующий этап — наполнение портала контентом. Его можно написать или импортировать, если у вас уже есть материалы. Wiki многих организаций включает:

• Историю и миссию компании;
• Структуру организации — лучше всего изобразить в виде диаграммы;
• Описание рабочих процессов — тоже подойдут диаграммы и схемы;
• Команды и отделы;
• Списки клиентов и проекты;
• Политику предприятия, нормы поведения,
• и не только.

Что касается редактирования контента, то этот шаг можно повторять. Информацию в корпоративной вики стоит обновлять и вносить изменения согласно новым целям и проектам. Опубликованные материалы могут быть не доработанными. В этом случае подойдет настройка статусов: «черновик», «готов для редактирования» или «в работе». Статусы помогут пользователям понять, в какой стадии находятся документы. Только после того, как все согласуют документ, его можно перевести в статус «опубликован».

Как выглядит качественный инструмент для корпоративного портала?

Хорошая платформа для создания корпоративного портала включает следующие функции:

• Шаблоны — они помогут сэкономить время при создании новых документов;
• Онлайн-редактор текстов, который похож на MS Word — пользователям привычна эта программа, поэтому им легко работать с идентичным интерфейсом;
• Возможность совместной работы над документами;
• Систему поиска по документации;
• Отслеживание и хранение разных версий одного и того же документа, чтобы контролировать изменения и возвращаться к предыдущим версиям при необходимости.
• Возможность настроить доступ разным пользователям;
• Функция настройки портала;
• Поддержку различных языков — в случае, если у вас международная компания;
• Контекстную справку;
• Систему безопасности и авторизации;
• Подробные отчеты — они позволят узнать, какие документы чаще всего используют сотрудники.

Кроме того, хорошая платформа для создания корпоративного портала должна обеспечивать возможность интеграции с различными приложениями и программными продуктами, что позволяет улучшить эффективность и удобство работы с документами.

Заключение

Вам может показаться, что корпоративная wiki не так уж и нужна. Но если ваш бизнес стремительно развивается, вам необходимо быстро обучать новых сотрудников. В этом случае создать корпоративный портал будет идеальным решением.