Представьте ситуацию:
Вы любите кино, но ненавидите посещать кинотеатры. А также не в восторге от любителей похрустеть и громких болтунов, которые отвлекают вас от сюжета. А еще перед вами всегда садится невероятно высокий человек и загораживает весь обзор.
Поэтому вы решили превратить свою гостинную в домашний кинотеатр. Вы купили такую систему, и теперь вам остается разобраться, как ее подключить. Вас окружают провода, кабели с разными разъемами и соединители с плохо напечатанной маркировкой. Такой беспорядок сбивает с толку.
Хорошо, что у вас под рукой оказалась инструкция по эксплуатации, написанная техническим писателем. Благодаря ей установка домашнего кинотеатра показалась знакомой рутиной. Даже, если это был ваш первый подобный опыт.
Видите, документация важна! Инструкции это хранилище необходимой информации, и вам не надо обращаться ни к кому за помощью.
К сожалению, многие компании игнорируют важность создания онлайн базы знаний для своего продукта. Они либо полагают, что их программа такая простая, что не требует никакой документации, либо им кажется, что необходимо предоставлять очень подробную инструкцию, чтобы пользователь смог работать с их продуктом.
Если вы все еще спорите, нужно ли пользоваться базой знаний в вашей компании, вот вам причины, по которым станет понятно, что дальше игнорировать необходимость документации не стоит.
Важность документации
Возможно, вы думаете, что никто не читает документацию. И зачем вообще суетиться и создавать базу знаний?
Вы не правы. Причина, по которой может показаться, что документация никому не интересна, в том, что люди, которые ее читают, никогда не обращаются к вам за помощью. Будь то ваши работники или ваши клиенты. Люди действительно читают инструкции. Возможно, они не заучивают их слово в слово, но они их используют каждый раз, когда возникает какая-то проблема. На самом деле люди предпочитают читать инструкции по эксплуатации или искать информацию онлайн и решать проблему самостоятельно, а не звонить в техподдержку.
Когда вы пишете, например, программную документацию, вы создаете комплексную библиотеку со структурой требований и бизнес-логикой вашего продукта. Это позволяет вашим работникам получать доступ к важной информации и быстро и эффективно решать проблемы. База знаний – также прекрасный и удобный инструмент для ваших команд, в котором можно более продуктивно делиться информацией и вместе работать над проектами.
Читайте ниже про лучшие причины того почему вам необходимо найти время и написать программную документацию.
- Лучшее понимание вашего продукта
Не стоит думать, что ваш продукт настолько простой, что может обойтись без документации. Инструкции по эксплуатации сократят время, необходимое новым членам вашей команды, чтобы понять код и логику программного средства.
Однако: Не стоит просить разработчиков писать документацию на программное обеспечение. Есть шанс получить инструкцию, расшифровать которую будет сложнее, чем Шумерские скрижали. Вместо этого наймите экспертов-фрилансеров в вашей области, которые создадут для вас онлайн базу знаний. Талантливые копирайтеры могут докопаться до сути сложного вопроса и сделать так, чтобы ваши инструкции были универсальны и понятны. - Быстрое устранение неисправностей
Одним из наиболее очевидных преимуществ корпоративной базы знаний является то, что ваши работники будут тратить намного меньше времени на поиск причины проблемы и правильное решение. Инструкция по эксплуатации или FAQ (часто задаваемые вопросы) дают возможность найти информацию, необходимую для ускорения решения распространенных проблем. Например, вы можете создать код неисправности для известных вам проблем. Полезные статьи помогают с более быстрым устранением неполадок, особенно в случае, когда в текущем проекте задействованы новые члены команды. - Оперативность внесения изменений
Онлайн база знаний позволит вам собирать и вносить изменения в ваш программный продукт, не создавая неразбериху среди ваших работников и клиентов. Вам не придется волноваться о новичках, не понимающих логику вашего продукта и долго привыкающих к нему. - База знаний как инструмент для обучения
Обучение необходимо, чтобы познакомить новых сотрудников с методами работы вашей компании. Однако оно может быстро истощить ваш бюджет.
Обучающие материалы в вашей базе знаний, со стандартными процедурами, наработками и ценным контентом позволят новым членам команды получить более практический подход к обучению. - Полноценный репозиторий с наработанными методиками
Возможно у вас есть такие компетентные работники, которым вы могли бы доверить компанию. Но что произойдет, когда они уйдут в отпуск? Или будут недоступны в момент кризиса?
Пусть ваши самые опытные работники запишут свои наработки и руководства по эксплуатации. Попросите их дополнить базу знаний организации ценной информацией о том, как работает ваш продукт, как его следует применять и что необходимо делать в случае, если что-то пойдет не так. Таким образом, вместо того, чтобы выносить им мозг каждый раз, когда от них что-то нужно, ваши сотрудники смогут получить доступ к данным в вашей онлайн базе знаний и смогут сами найти нужное решение без поддержки. - Облегчение совместной работы и принятия решений
Онлайн база знаний является великолепным инструментом, который позволяет вашим сотрудникам легко работать над совместными проектами и решать общие задачи, особенно если эти сотрудники работают в разных отделах или удаленно.
Они могут добавлять документы во время работы над проектом и держать всех причастных в курсе последних изменений или улучшений. База знаний поможет облегчить коммуникацию между членами команды и позволит им быстрее принимать решения. - Помощь в улучшении ваших продуктов
Инструкции по эксплуатации из вашей базы знаний позволяют вам видеть общую картину и подсвечивать потенциальные проблемы, о которых вы бы и не задумались. В самом деле, если вы начинаете проект с создания документации, вы сможете увидеть баги и сложности, которые могут возникнуть на определенных стадиях разработки продукта. Затем вы можете описать все эти проблемы в подробной инструкции по применению.
Ищите решение для вашей документации?
Обратитесь к нашему менеджеру. Мы обсудим все детали проекта и подберем оптимальную для вас подписку
Заключение
Не зря говорят, что знание – это сила. Если ваши данные “заперты” в файлах или в головах ваших разработчиков, вашим сотрудникам может быть сложно оставаться динамичными и быть в курсе всех изменений. Для эффективного использования базы знаний, пользователи должны соблюдать установленные регламенты и шаблоны, что позволяет максимально раскрыть её достоинства. Преобразуя ценную информацию в онлайн базу знаний, вы открываете дверь к повышенной продуктивности и более высокой эффективности. Не говоря уже о сокращении времени, которое тратится на повторение ответов на одни и те же вопросы.
