Запросить демо
Запросить демо

Централизованная система хранения документов

10.10.2023

Содержание статьи:

Где бизнес, там и документы. Много документов. Договора, счета, акты, инструкции и гайды, приказы, схемы, брифы… Чем бизнес крупнее, тем документов больше, они оседают на компьютере, мобильных устройствах, в почте, личных папках сотрудников, на общем диске (например, на Google Drive). Возникают разные версии — кто-то сохраняет более новый документ, кто-то продолжает пользоваться старым. Найти актуальную информацию становится все сложнее, а это ведет к росту временных затрат, снижению эффективности сотрудников и риску просто потерять важную информацию. Можно ли этого избежать? Разумеется. И один из наиболее простых и удобных способов — это внедрение централизованной системы хранения и управления документами компании, которая позволит структурировать информацию, поддерживать ее в актуальном состоянии, настроить удобный поиск и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим преимущества таких систем, критерии выбора оптимального решения и рекомендации по внедрению и эффективному использованию подобной системы в вашей компании.

Как внедрить централизованное хранилище документов?

Процесс создания системы хранения документации можно условно разделить на три этапа: 

  • подготовка: проводится анализ требований, которые ваша команда предъявляет к продукту, прорабатываются запросы бизнеса, определяются задачи. Затем подбирается подходящая платформа, проводятся тестовые созвоны, изучаются пробные версии продуктов и так далее. 
  • внедрение: с помощью специалистов поддержки выбранной вами платформы проводится установка системы, настройка ролей и прав доступа, вы загружаете всю необходимую документацию на новый портал и обучаете сотрудников работе с ним. 
  • запуск и поддержка: система вводится в эксплуатацию, сотрудники активно ей пользуются, а специалисты поддержки решают возникающие вопросы.  

Рассмотрим эти этапы более подробно.

Преимущества централизованного хранилища документов

Итак, перед тем, как принять решение о внедрении системы хранения документации, нужно определить, какие плюсы для вашего бизнеса оно несет в себе. Что для вас первоочередно — удобный удаленный доступ через веб-интерфейс? Интеграция с другими сервисами, которыми вы пользуетесь? Автоматизация рутины? Ранжирование в поисковой системе Яндекс? Возможность шифрования данных архивов для исключения утечки данных через архивы? Или, может быть, в условиях роста количества сотрудников в первую очередь вас волнует возможность гибкого управления доступом к файлам (с домашнего ПК, смартфона, ноутбука во время командировки, отпуска, деловых переговоров). Размер электронного хранилища практически не ограничен (облачные сервисы, собственный сервер, жесткие диски большого объема от 1гб до нескольких тб). Современные решения позволяют легко настраивать права для разных ролей и категорий пользователей, тщательно фильтруя информацию, необходимую тому или иному сотруднику или клиенту, а так же контролируя его возможность управлять ей. 

Кроме того, наличие общего портала или пространства упрощает и делает более эффективной совместную работу как внутри команды, так и при взаимодействии разных отделов. Следующий плюс в копилку идеи о запуске хранилища документации — разумеется, наличие мощной системы поиска по всем файлам компании. Если выбранное вами решение обладает полноценным полнотекстовым поиском, это позволит сотрудникам и клиентам оперативно получать ответы на различные вопросы. 

Если для вашего бизнеса важно поддержание документации в наиболее актуальном состоянии, но при этом временами приходится обращаться к старым версиям документов, грамотно разработанное централизованное хранилище упростит и эту работу. Система автоматически сохраняет все версии документов и фиксирует данные о правках — кто и когда внес изменения. Дополнительные аналитики и отчеты также позволят отследить эффективность сотрудников и своевременно ликвидировать проблемные места в рабочих процессах. А функция резервного копирования и восстановления информации снижает риски утери данных

И все это — лишь малая часть того, с чем может помочь бизнесу создание централизованной системы хранения информации.

Критерии выбора оптимальной системы централизованного хранения документов

Основные критерии, на которые мы рекомендуем опираться при выборе системы централизованного хранения документов, это функциональность системы, наличие поиска, контроля версий, совместной работы. Отдельно важны наличие интуитивно понятного интерфейса, подробной документации и поддержки на русском языке.

Но при этом, выбирая что-либо, чаще всего мы просто обращаем внимание на самые популярные варианты. Подбор оптимального решения для внедрения централизованной системы хранения документации — не исключение. Одними из наиболее известных решений на современном рынке являются корпоративные платформы SharePoint и OneDrive от Microsoft и Confluence от Atlassian. Они предоставляют широкий набор инструментов для работы с документами и могут масштабироваться вместе с ростом компании. Но есть и большой недостаток: к сожалению, с некоторых пор оба продукта недоступны российскому пользователю. Dropbox также отличное облачное решение для координации совместной работы и добавления файлов в централизованное хранилище. Но есть ограничения: отсутствие редактора документов и долгая загрузка файлов большого объема.

Достойная альтернатива этим продуктам — Документерра, надежная облачная платформа, созданная в России для отечественного бизнеса. За плечами команды — более 10 лет профессионального опыта, и поэтому можно уверенно сказать: это действительно качественный продукт для работы с любыми видами документации от пользовательских справок до наполнения корпоративных порталов. Неважно, начинаете ли вы создавать базу знаний для вашего бизнеса или уже обладаете некоторым количеством наработок в других системах! В первом случае за счет простого и интуитивно понятного интерфейса на русском языке вы сможете легко организовать удобный внутренний портал с централизованным хранением информации. Во втором — без потерь перенести контент из Confluence, MadCap и других систем с помощью удобного мастера миграции. Например, посмотрите как за 30 секунд можно перенести данные из Confluence:

Отдельное преимущество Документерры заключается в том, что платформа позволяет не просто хранить информацию, но работать с ней на протяжении всего цикла от создания до редактирования и публикации максимально эффективно. За счет использования технологии единого источника, переменных и сниппетов легко работать с материалом. Синхронизация командной работы поддерживается с помощью гибкой системы управления правами доступа, статусами документов и инструментами рецензирования. Удобный мощный поиск по всем проектам позволяет быстро находить нужную информацию. Также документацию можно экспортировать в популярных форматах (Word, Google Doc, PDF и так далее) или импортировать из других систем. Помимо этого, предоставляется гибкая настройка внешнего вида графических элементов, включая изображения, фото, видео, GIF-анимацию, и диаграммы, созданные в сторонних сервисах, таких как Draw.io и Lucidchart. Документерра работает на Mac, Windows и Linux. Адаптивный читательский интерфейс выглядит отлично на любом мобильном и планшетном устройстве, на экранах любого размера: от устройств Android или iOS, iPhone и iPad, до HD TV экранов.

Узнать о Документерре больше вы можете на нашей бесплатной демонстрации. Технические специалисты компании ответят на все вопросы и подскажут, как адаптировать использование платформы именно под вашу команду и какую выбрать подписку (подписку можно оформить хоть на месяц). 

Как повысить эффективность системы централизованного хранения документов

Чтобы применение новых технологий и рабочих процессов было успешным, разумеется, важно не только хорошо спланировать непосредственно внедрение системы управления документов, но и грамотно пользоваться ей в дальнейшем. Наш богатый опыт работы с базами знаний и порталами технической документации позволил выработать несколько общих рекомендаций

Во-первых, очень важно правильно организовать структуру хранения файлов, используя четкую и понятную иерархию. Связанные документы должны группироваться в логические блоки, а утвержденные политики и регламенты желательно собирать в централизованные библиотеки.

Во-вторых, необходимо наладить эффективное управление версиями документов и историей изменений. Рекомендуется хранить только актуальные версии файлов, удаляя или архивируя старые. Все правки должны фиксироваться в системе с указанием ответственных лиц.

В-третьих, очень важен комплекс мер по обеспечению безопасности корпоративных данных — настройка разграничения доступа в соответствии с политикой компании, регулярное резервное копирование, использование средств антивирусной защиты.

* * *

Подводя итог, отметим, что внедрение централизованной системы хранения и управления документами способно кардинально улучшить работу с информацией в любой компании. При этом под улучшением подразумевается не только появление удобного контроля версий или совместной работы, но и повышение уровня безопасности и надежности, а также защиты от утери информации в принципе. Чтобы получить максимальную отдачу от системы, важно тщательно подойти к ее выбору, опираясь на потребности бизнеса, и корректно организовать процесс внедрения. Помочь с этим вам всегда могут специалисты Документерры.

Обновление платформы!
AI-возможности и новый редактор главной страницы доступны уже сейчас.