Где бизнес — там и документы.
Договоры, счета, акты, инструкции, брифы, схемы, приказы. Чем крупнее компания, тем больше файлов появляется каждый день.
Со временем документы начинают храниться в разных местах:
- на компьютерах сотрудников;
- в почте;
- в личных папках;
- на Google Drive;
- на мобильных устройствах.
Из-за этого появляются разные версии файлов. Кто-то обновляет документ, а кто-то продолжает работать со старой версией.
В результате сотрудники тратят больше времени на поиск информации, снижается эффективность работы, а риск потери важных данных только растет.
Избежать этого можно с помощью централизованной системы хранения документов. Она помогает собрать информацию в одном месте, поддерживать актуальность файлов, настраивать права доступа и быстро находить нужные данные.
В этой статье мы рассмотрим преимущества таких систем, критерии выбора оптимального решения и рекомендации по внедрению и эффективному использованию подобной системы в вашей компании.
Как внедрить централизованное хранилище документов?
Процесс создания системы хранения документации можно условно разделить на три этапа:
- подготовка: проводится анализ требований, которые ваша команда предъявляет к продукту, прорабатываются запросы бизнеса, определяются задачи. Затем подбирается подходящая платформа, проводятся тестовые созвоны, изучаются пробные версии продуктов и так далее.
- внедрение: с помощью специалистов поддержки выбранной вами платформы проводится установка системы, настройка ролей и прав доступа, вы загружаете всю необходимую документацию на новый портал и обучаете сотрудников работе с ним.
- запуск и поддержка: система вводится в эксплуатацию, сотрудники активно ей пользуются, а специалисты поддержки решают возникающие вопросы.
Рассмотрим эти этапы более подробно.
Преимущества централизованного хранилища документов
Перед внедрением системы важно понять, какие задачи она должна решать именно для вашего бизнеса.
Для одной компании приоритетом будет удаленный доступ через веб-интерфейс. Для другой — совместная работа сотрудников. Для третьей — безопасность данных и контроль доступа.
Но есть несколько преимуществ, которые важны практически для любого бизнеса.
Быстрый доступ к документам
Все файлы хранятся в одном пространстве, а сотрудники получают доступ к актуальной версии документа с любого устройства:
- компьютера;
- ноутбука;
- смартфона;
- планшета.
Это особенно важно для распределенных команд и сотрудников, работающих удаленно.
Контроль версий
Одна из самых распространенных проблем — путаница с версиями файлов.
Система хранения автоматически фиксирует изменения:
- кто редактировал документ;
- когда были внесены правки;
- какая версия является актуальной.
При необходимости можно быстро восстановить предыдущую версию файла.
Важно: сотрудники всегда работают с актуальными документами, а риск ошибок снижается.
Гибкое управление доступом
Современные платформы позволяют гибко настраивать права доступа.
Например:
- бухгалтерия видит финансовые документы;
- HR — кадровые материалы;
- менеджеры — коммерческие предложения;
- клиенты — только выделенные разделы портала.
Это помогает защитить конфиденциальную информацию и упростить работу сотрудников.
Удобный поиск по документам
Когда файлов становится много, ручной поиск перестает работать.
Полнотекстовый поиск позволяет находить нужную информацию за секунды — даже внутри документов.
Сотрудникам не приходится тратить время на просмотр десятков папок или переписок.
Совместная работа команды
Общее пространство делает взаимодействие между отделами проще и быстрее.
Сотрудники могут:
- совместно редактировать материалы;
- оставлять комментарии;
- согласовывать изменения;
- отслеживать статусы документов.
Это особенно полезно для технической документации, инструкций и внутренних баз знаний.
Безопасность и резервное копирование
Потеря данных может стоить бизнесу дорого.
Поэтому современные системы хранения обычно включают:
- резервное копирование;
- восстановление данных;
- разграничение доступа;
- защиту от несанкционированного просмотра.
Некоторые решения также поддерживают шифрование архивов и журналирование действий пользователей.
Критерии выбора оптимальной системы централизованного хранения документов
Основные критерии, на которые мы рекомендуем опираться при выборе системы централизованного хранения документов, это:
- функциональность системы,
- наличие поиска,
- контроля версий,
- совместной работы.
- наличие интуитивно понятного интерфейса,
- подробной документации
- и поддержки на русском языке.
Но при этом, выбирая что-либо, чаще всего мы просто обращаем внимание на самые популярные варианты. Одними из наиболее известных решений на современном рынке являются корпоративные платформы SharePoint и OneDrive от Microsoft и Confluence от Atlassian. Они предоставляют широкий набор инструментов для работы с документами и могут масштабироваться вместе с ростом компании. Но есть и большой недостаток: к сожалению, с некоторых пор оба продукта недоступны российскому пользователю. Dropbox также отличное облачное решение для координации совместной работы и добавления файлов в централизованное хранилище. Но есть ограничения: отсутствие редактора документов и долгая загрузка файлов большого объема.
Достойная альтернатива этим продуктам — Документерра, надежная облачная платформа, созданная в России для отечественного бизнеса. За плечами команды — более 10 лет профессионального опыта, и поэтому можно уверенно сказать: это качественный продукт для работы с любыми видами документации от пользовательских справок до наполнения корпоративных порталов. Неважно, начинаете ли вы создавать базу знаний для вашего бизнеса или уже обладаете некоторым количеством наработок в других системах.
В первом случае за счет простого и интуитивно понятного интерфейса на русском языке вы сможете легко организовать удобный внутренний портал с централизованным хранением информации.
Во втором — без потерь перенести контент из Confluence, MadCap и других систем с помощью удобного мастера миграции. Например, посмотрите как за 30 секунд можно перенести данные из Confluence:
Отдельное преимущество Документерры заключается в том, что платформа позволяет не просто хранить информацию, но работать с ней на протяжении всего цикла от создания до редактирования и публикации максимально эффективно.
- За счет использования технологии единого источника, переменных и сниппетов легко работать с материалом.
- Синхронизация командной работы поддерживается с помощью гибкой системы управления правами доступа, статусами документов и инструментами рецензирования.
- Документерра также поддерживает современные ИИ-инструменты для авторов и читателей документации.
- Удобный мощный поиск по всем проектам позволяет быстро находить нужную информацию.
- Также документацию можно экспортировать в популярных форматах (Word, Google Doc, PDF и так далее) или импортировать из других систем.
- Помимо этого, предоставляется гибкая настройка внешнего вида графических элементов, включая изображения, фото, видео, GIF-анимацию, и диаграммы, созданные в сторонних сервисах, таких как Draw.io и Lucidchart.
- Документерра работает на Mac, Windows и Linux.
- Адаптивный читательский интерфейс выглядит отлично на любом мобильном и планшетном устройстве, на экранах любого размера: от устройств Android или iOS, iPhone и iPad, до HD TV экранов.
Как повысить эффективность системы централизованного хранения документов
Чтобы применение новых технологий и рабочих процессов было успешным, разумеется, важно не только хорошо спланировать непосредственно внедрение системы управления документов, но и грамотно пользоваться ей в дальнейшем. Наш богатый опыт работы с базами знаний и порталами технической документации позволил выработать несколько общих рекомендаций.
- Во-первых, очень важно правильно организовать структуру хранения файлов, используя четкую и понятную иерархию. Связанные документы должны группироваться в логические блоки, а утвержденные политики и регламенты желательно собирать в централизованные библиотеки.
- Во-вторых, необходимо наладить эффективное управление версиями документов и историей изменений. Рекомендуется хранить только актуальные версии файлов, удаляя или архивируя старые. Все правки должны фиксироваться в системе с указанием ответственных лиц.
- В-третьих, очень важен комплекс мер по обеспечению безопасности корпоративных данных — настройка разграничения доступа в соответствии с политикой компании, регулярное резервное копирование, использование средств антивирусной защиты.
* * *
Подводя итог, отметим, что внедрение централизованной системы хранения и управления документами способно кардинально улучшить работу с информацией в любой компании. При этом под улучшением подразумевается не только появление удобного контроля версий или совместной работы, но и повышение уровня безопасности и надежности, а также защиты от утери информации в принципе. Чтобы получить максимальную отдачу от системы, важно тщательно подойти к ее выбору, опираясь на потребности бизнеса, и корректно организовать процесс внедрения. Помочь с этим вам всегда могут специалисты Документерры.
