Что такое дедлайн?

Содержание статьи:

• О происхождении термина «дедлайн»
• Зачем нужны дедлайны?
• Психологические издержки дедлайнов
• Как научиться соблюдать дедлайны
• Документерра как инструмент тайм-менеджмента

Слово «дедлайн» давно прижилось в русском языке, несмотря на свое иностранное происхождение. Сколько бы мы ни боролись с заимствованиями из английского, есть определенные понятия, для которых нет эквивалентов в родном языке, либо они есть, но неудобны в употреблении. Действительно, что такое «дедлайн»? Это крайний срок сдачи работы, материала, проекта, скажем мы на русском языке. Получается слишком длинно. Проще заменить эти шесть слов, выделенных курсивом, на одно емкое иностранное слово. Любой язык стремится к экономии, даже за счет заимствований.

Дедлайн – это фиксированный срок окончания выполнения задачи или проекта. Это дата или время, до которого необходимо выполнить работу, проект, мероприятие или достичь четко поставленной цели. Дедлайны являются важным этапом планирования, поскольку они помогают установить конечные сроки и обеспечивают структуризацию и мониторинг прогресса в процессе выполнения задач.

В этой статье вы узнаете, что значит дедлайн для заказчика, почему соблюдение дедлайнов требуется для эффективного управления проектами, как избежать задержек, проблем с качеством работы или негативным последствиям для всего проекта или организации в случае несоблюдения дедлайнов.

Немного истории. О происхождении термина «дедлайн»

Слово «дедлайн» произошло из английского языка. В дословном переводе с английского «deadline» звучит как «линия смерти». Несмотря на довольно мрачное звучание, это слово активно используется в различных сферах жизни и бизнеса.

Первое употребление относится к середине 19 века. Именно тогда слово начало активно употребляться в американской прессе, однако с другим, непривычным для нас, значением. Изначально «deadline» означало линию на земле или ограду, которая отделяла зону безопасности от зоны опасности в военных лагерях или тюрьмах. Если заключенный переступал эту линию, он становился мишенью для охраны.

В конце 19 века во внутренней «кухне» американских СМИ данное слово начали использовать в переносном смысле для обозначения важных сроков и последних моментов, до которых нужно сдать готовую публикацию. Таким образом, слово стало частью профессионального жаргона журналистов.

Со временем слово «deadline» распространилось и появилось в других языках, включая русский. Сегодня «дедлайн» используется в разных областях и означает фиксированный срок выполнения работы или завершения проекта.

Термин «дедлайн» относится к базовым понятиям планирования и тайм-менеджмента. Как инструмент, установка дедлайнов позволяет мониторить и измерять различные процессы. На бытовом уровне дедлайны помогают рационально распоряжаться своим временем.

Зачем нужны дедлайны?

Как инструмент планирования дедлайны используются для достижения следующих целей:

• Организация и планирование работы. Дедлайны помогают установить конечные сроки для выполнения любых задач. Они позволяют организовать работу и распределить ресурсы компании так, чтобы задействовать специалистов с максимальной эффективностью. Дедлайны также служат для расстановки приоритетов. Они указывают на срочность того или иного задания. Дедлайны помогают избежать прокрастинации – еще одно иностранное слово, прочно вошедшее в наш лексикон и означающее банальную халтуру и лень при выполнении работы.
  
• Управление временем. Установка дедлайнов позволяет эффективно распределить время. Вы можете разбить проект на мелкие задачи и делать их пошагово, ориентируясь на конкретные сроки в календаре. Психологически дедлайны создают ощущение срочности (всем знакомо то чувство, когда поджимают сроки) и мотивацию для выполнения плана. Некоторые сотрудники не могут самостоятельно установить сроки выполнения заданий, так как не имеют представления об общем объеме работ и приоритетности деятельности.
  
• Контроль качества. Дедлайны позволяют контролировать качество. Соблюдение сроков – это такой же параметр качества, как и содержание работы. Если сроки не соблюдаются, это может быть сигналом о проблемах и поводом для пересмотра договора в сторону снижения стоимости проекта. Дедлайны также помогают избежать спешки и обеспечивают достаточное время для проверки и корректировки работы перед сдачей.
  
• Согласование и сотрудничество. Дедлайны играют важную роль в командной работе и сотрудничестве. Установка общих дедлайнов позволяет согласовать действия и установить общую цель для команды сотрудников. Они также способствуют более эффективному распределению ролей и ответственности. В качестве примера можно привести создание пакета документации для технически сложного проекта. Для этого нужно привлечь команду разноплановых специалистов: технических писателей, инженеров, бухгалтеров, менеджеров. Правильная расстановка дедлайнов для каждого исполнителя позволит успеть сделать проект вовремя, избежать потери времени и простоя в работе.

• Делегирование задач. Чтобы успешно сдать общий проект, некоторые его аспекты можно перепоручить другим специалистам. Часто при отсутствии нужного сотрудника компании прибегают к аутсорсингу (найму специалиста извне). Такое решение позволяет избегать простоя и низкого качества выполнения работ. При этом вы сможете заняться другими задачами.

Иными словами, смысл дедлайнов заключается в установлении «крайнего срока», который должен быть соблюден при выполнении работы. Данный срок может быть «плавающим», т.е. нечетким, например, иметь формулировку «после 3 квартала» или «в ноябре» без привязки к конкретной дате. С другой стороны, срок может быть максимально точным, вплоть до указания конкретного времени суток. Несоблюдение дедлайнов приводит к неприятным последствиям. Речь идет не только о репутационных, но и о финансовых потерях – несоблюдение сроков часто приводит к выплате неустойки.

Психологические издержки дедлайнов

Известно, что дедлайны – одна из причин стрессовых ситуаций на работе. Стрессы происходят по нескольким причинам:

• Ограниченное время. Дедлайны ставят жесткие временные рамки для выполнения задания. При этом сотрудник, которому поручено выполнение работы, подвергается стрессу, поскольку у него формируется постоянное ощущение «поджимания сроков» и нехватки времени.
• Высокая ответственность. Если ваша работа связана с дедлайнами, значит на вас возложена серьезная ответственность. От соблюдения именно вами сроков зависит успех или неудача всего проекта. Такая постановка вопроса, нередко повторяемая руководством, может создавать психологическую нагрузку и стресс, особенно если человек не уверен в своих силах.
• Ощущение наказуемости. Дедлайны могут быть связаны с возможными негативными последствиями в случае их нарушения. Например, пропуск срока может привести к штрафам, упущенным возможностям или даже потере работы. Страх наказания может усиливаться и вызывать стресс, особенно если у человека уже есть определенная история несоблюдения сроков.
• Недостаток контроля. Некоторые сотрудники могут испытывать стресс от дедлайнов из-за ощущения потери контроля над своим временем и рабочим процессом. Они могут считать, что руководство, не имеющее адекватного представления о работе, навязывает им произвольные сроки. Это может вызывать чувство неудовлетворенности, раздражение или беспокойство.
  

В целом, стресс, связанный с дедлайнами, часто проистекает из ограниченного времени, высоких ожиданий от сотрудника со стороны руководства и страха неудачи или наказания.

Как научиться соблюдать дедлайны

Соблюдение дедлайнов – это важный навык, который можно развить с помощью следующих полезных стратегий:

• Ставьте только реалистичные сроки. Как бы иногда ни хотелось поскорее управиться с работой, важно устанавливать только реалистичные и выполнимые сроки. Перед тем, как подтвердить сроки, которые спускаются «сверху», тщательно оцените объем работы, свои силы, и учтите текущие дела и обязанности, которые никуда не исчезнут. Не забудьте оставить определенный резерв времени на «форс-мажорные» ситуации, а также на самопроверку.
• Разработайте собственный график. Необходимо иметь план действий для выполнения дедлайна. Разбейте свою работу на мелкие задачи и установите сроки для каждой из них. Создайте график, который поможет вам визуально ориентироваться на выполнении задач. Настройте напоминания на смартфоне или в корпоративной программе менеджмента проектов.
• Установите приоритеты. Определите, какие задачи являются самыми важными и срочными. Обязательно учитывайте все факторы, которые могут усложнить выполнение задач, и настройтесь на эффективное распределение своего времени.
• Избегайте прокрастинации. Старайтесь не откладывать задачи на последний момент. Распределяйте работу равномерно в течение дня. Это позволит избежать стресса, связанного со срочным выполнением работ.
• Обратитесь за помощью. Не стесняйтесь обратиться за помощью к коллегам, если вы чувствуете, что нельзя успеть к установленному сроку. Обсудите свои затруднения с руководителем. Вероятнее всего, ваши проблемы не столь критичны, как вы думаете.

Помните, что соблюдение дедлайнов – это процесс, который требует практики и самодисциплины. Постепенно развивайте свои навыки и улучшайте свою продуктивность.

Документерра как инструмент тайм-менеджмента

Документерра – современная платформа для создания контента и управления документацией. Она основана на принципе многокомпонентного авторинга и позволяет эффективно работать и генерировать новый контент, используя уже существующую базу знаний компании.

Помимо прочих преимуществ Документерра позволяет техническим писателям успешно управлять своим рабочим временем. Система Документерра предлагает различные метрики, которые помогают оценить состояние документации IT-продукта по страницам справки, ответив на следующие вопросы:

• Сколько страниц справки уже создано?
• Сколько осталось?
• Сколько страниц в процессе написания?
• Сколько страниц на стадии проверки?
• Сколько страниц находится на стадии проверки качества (QA)?

Ответы на данные вопросы позволят составить представление о состоянии проекта, оценить прогресс, дать прогноз на будущее (оценить перспективы и сроки завершения) и при необходимости внести коррективы.

Документерра также предлагает метрики, которые позволяют оценить прогресс каждого работника, т.е. посмотреть сколько заданий всего в работе у сотрудника, сколько сдано, сколько в процессе выполнения. Если кто-то в команде перегружен работой, метрика наглядно отразит эту ситуацию и позволит перераспределить объем работ. Это поможет повысить общую эффективность и уложиться в установленные сроки.

Документерра предлагает и другие способы наладить процесс тайм-менеджмента помимо указанных метрик:

• Централизованное хранение документации. Платформа Документерра позволяет хранить все файлы в одном месте. Это поможет избежать потери времени на поиск нужных документов в разных папках или на стационарном ПК. Централизованное хранение также облегчает доступ к документам и позволяет быстро обновлять и архивировать файлы.
• Функции поиска и фильтрации. Документерра  предоставляет своим пользователям мощную систему поиска и фильтрации информации. Это позволяет получить быстрый доступ к нужной информации и фильтровать документы по различным критериям (например, по дате или автору).
• Использование шаблонов. Использование шаблонов в системе Документерры позволяет автоматизировать процесс создания контента. Это дает существенную экономию времени, устраняет ошибки, связанные с «человеческим фактором».

При работе над улучшением тайм-менеджмента в вашей компании помните, что выбор системы должен отвечать вашим потребностям и ориентироваться на специфику вашего бизнеса.

* * *

Жестко установленные сроки выполнения работ – эффективный метод тайм-менеджмента, позволяющий достичь лучших результатов за меньшее время. Дедлайны позволят вашей команде стать организованнее и продуктивнее. При этом чтобы избежать повышенной стрессовости, связанной со срочностью работы, важно, чтобы и сотрудники и руководство реалистично оценивали силы и способности команды и устанавливали реально выполнимые сроки. Для повышения эффективности работы рекомендуется использовать инструменты тайм-менеджмента, доступные в современных онлайн системах управления документацией.