Запросить демо
Запросить демо

Руководство пользователя программы

16.02.2024

Содержание статьи:

В жизни часто возникают ситуации, когда необходимо руководство пользователя. Инструкции могут понадобиться, например, при монтаже окон, если вы решите делать это сами. А также после приобретения нового оборудования для офиса или дома, например, принтера или кофемашины. Даже в этих, казалось бы, простых бытовых случаях, необходимо иметь под рукой руководство по установке, использованию и обслуживанию нового оборудования.

Если речь идет о цифровом продукте, руководство помогает пользователям понять основные функции и использовать новую программу или сайт максимально эффективно.

В этой статье вы узнаете, что такое руководство пользователя, какие виды руководств существуют и как создать руководство пользователя программы с использованием современных онлайн-инструментов.

Что такое руководство пользователя и почему оно необходимо?

Руководство пользователя (РП) – это документ, который предоставляет подробную информацию о том, как использовать определенное оборудование, программу или сайт. В руководстве предоставляются инструкции по установке, порядок выполнения последовательности действий по настройке и использованию оборудования или ИТ-продукта, а также описание функций, возможностей и рекомендации по их использованию.

РП помогает новичкам быстрее освоиться с программой или сайтом, избежать ошибок и максимально эффективно использовать их возможности. В случае опытных пользователей РП необходимо для обеспечения подробной информации о всех возможностях и функциях программы. Оно помогает пользователям освоить более сложные, «продвинутые» функции, узнать о возможных проблемах и их решениях, а также повысить производительность и эффективность работы. РП также может включать в себя советы по эксплуатационной безопасности и рекомендации по оптимальным настройкам для получения наилучших результатов.

Общие рекомендации по разработке руководств пользователя

При разработке РП следует учитывать несколько факторов:

  • Целевая аудитория. Определите, кому предназначено ваше РП. Учитывайте уровень их знаний и опыта в использовании программы или сайта. Например, если руководство предназначено для начинающих (рядовых пользователей), необходимо предоставить более детальные пошаговые инструкции. Если аудитория – это люди, которым нужны особые, нечасто используемые функции программы/сервиса, то РП должно иметь другую глубину изложения материала.
  • Язык. Язык должен быть ясным и доступным. Необходимо избегать технических терминов и особенно профессионального сленга – жаргона, на котором говорят специалисты. Как правило, он непонятен рядовым пользователям, поэтому не заставляйте их читать РП со словарем. Объясняйте термины, которые могут быть незнакомы новым пользователям.
  • Стиль. Определенные типы документов позволяют использовать яркий, почти «рекламный» стиль изложения. Однако, стилистически окрашенная лексика может отвлекать пользователя от содержания. Поэтому оптимальным вариантом будет написать РП в нейтрально-официальном формате.
  • Структура. Разделите руководство на логические разделы и подразделы, чтобы облегчить поиск информации. Обязательно пронумеруйте страницы. Это позволит облегчить навигацию по документу. Этой же цели служат и гиперссылки.
  • Практические примеры. Иллюстрируйте РП практическими примерами использования программы или сайта. Это поможет пользователям лучше понять, как применять их на практике.
  • Иллюстрации. Добавьте скриншоты, диаграммы и другие визуальные материалы и инфографику. Это сделает документ более сбалансированным (уравновесит соотношение «текст – визуальные материалы») и даст пользователям отдохнуть от обилия текста.
  • Обратная связь. Предоставьте контактную информацию, чтобы пользователи могли задавать вопросы или давать обратную связь о руководстве.
  • Обновление. Руководство пользователя должно регулярно обновляться в соответствии с изменениями в программе или на сайте.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете создать полезное и понятное руководство пользователя программы, которое поможет пользователям освоить функции и возможности вашего продукта.

Виды руководств пользователя

Каждое РП – это способ общения между пользователем продукта и его владельцем/разработчиком. Как и любой продукт РП ориентируется на пользователя и меняет свою структуру и содержание в соответствии с запросами пользователя.

В основе классификации РП могут быть заложены различные принципы. Наиболее простой подход – это классификация РП по целевой аудитории. Это могут быть администраторы, программисты, операторы, пользователи программы или сайта.

Руководство администратора предназначено для администраторов организации или компании и описывает правила и процедуры, которым должны следовать администраторы. Типичными разделами этого документа являются политика безопасности, правила обслуживания клиентов и т. д.

Руководство программиста предназначено для программиста и помогает ему выполнить конкретную задачу или работу в рамках проекта. Данный документ содержит информацию об используемых языках программирования, инструментах и ​​библиотеках и т.д. Это важный инструмент, облегчающий написание кода и обеспечивающий согласованность и высокое качество.

Руководство оператора ПО – это документ, используемый операторами конкретного программного обеспечения. Он содержит информацию о том, как использовать программу, описание ее функционала, а также инструкции по установке, настройке и обслуживанию. Руководство оператора программного обеспечения помогает пользователям «понять» программное обеспечение и решать с его помощью конкретные задачи.

Руководство пользователя сайта – это документ, который предоставляет инструкции для пользователей сайта. Оно содержит информацию о том, как пользоваться различными функциями и возможностями сайта, как регистрироваться, входить в свою учетную запись, оставлять комментарии, отправлять сообщения и т.д.

Руководство пользователя сайта имеет место, когда речь идет о программном обеспечении как услуге (англ. software as a service или SaaS). По сути, данное РП представляет собой способ коммуникации между провайдером услуги и пользователем. В документе описывается принцип отношений двух сторон: подписчики получают доступ к готовому ПО в облаке через мобильное приложение или веб-браузер, которое обслуживается провайдером (он занимается установкой, обновлением и обслуживанием).

Руководство пользователя сайта и руководство пользователя программы фактически имеют минимальные отличия. Основной упор делается на то, как пользоваться новым инструментом, однако в случае руководства пользователя сайта данный инструмент (программа) размещается на сайте владельца.

Структура руководства пользователя программы

Каждое РП имеет свои особенности, которые определяют его структуру. Поэтому сложно выработать общие рекомендации и требования, которые будут применимы ко всем случаям. Если вы все-таки ищете универсальные рекомендации, то вам следует обратиться к РД 50-34.698 (Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы), где перечислены самые частотные разделы, встречающиеся в руководствах пользователя (соответствует ГОСТ):

  • Введение. Содержит краткое описание области применения ПО и его функционал;
  • Назначение. В данном разделе дается ответ на вопрос «зачем?» (зачем пользователю данное приложение, для чего оно служит, какие задачи призвано решить, как облегчает жизнь пользователя и т.д.);
  • Подготовка к работе. В данном разделе приведена информация о том, что необходимо для начала работы. Описывается комплектность дистрибутива, процедуры установки и загрузки, а также способы функциональных испытаний;
  • Описание операций. Это основной и самый объемный раздел, в котором с помощью подробных инструкций и скриншотов описываются функции программы. Таким образом пользователь понимает, как работать с данными и выполнять конкретные задачи.
  • Аварийные ситуации. Содержит описание аварийных ситуаций (неисправностей и сбоев в работе программы) и инструкции по их ликвидации;
  • Рекомендации. В этом разделе предлагаются примеры использования ПО или сервиса, которые позволяют пользователям совершенствовать свои навыки владения данным инструментом.

Шаблон, описанный выше, не является универсальным или обязательным и его состав может быть изменен и дополнен другими пунктами. В большинстве случаев основной раздел делится на несколько подразделов в соответствии с их функциями или задачами. Также могут быть добавлены такие разделы как «Начало работы», «Лучшие практики», «Лицензия», «Контакты» и др.

Преимущества создания РП на онлайн-платформе управления документацией

Современные средства для создания и управления документацией преимущественно существуют в форме ПО, предоставляемом в качестве услуги (software as a service). Они представляют собой максимально удобные инструменты для оформления РП.

Документерра – один из таких инструментов. Это облачная платформа для создания, публикации и управления документацией. Она включает в себя функции по работе с различными типами файлов (текстовыми документами, таблицами, презентациями, изображениями и т.д.), возможность совместной работы над документами, доступ к файлам из любой точки мира через интернет, систему управления версиями, автоматизации процесса работы с документацией и другими инструментами для удобной работы с документами.

При интеграции в корпоративную информационную систему Документерра дает пользователям следующие преимущества:

  • Доступность. Пользователи могут получить доступ к руководству в любое время и в любом месте при условии подключения к интернету.
  • Обновляемость. Управление документацией онлайн обеспечивает легкое и мгновенное обновление информации, что позволяет пользователям всегда быть в курсе последних изменений.
  • Поиск и навигация. Пользователи могут легко выполнять поиск и навигацию по РП с помощью поисковых функций и гиперссылок.
  • Аналитика. Предоставление аналитической информации об использовании РП позволяет создателям документации улучшать и оптимизировать контент.
  • Совместная работа. Авторы могут совместно писать контент и работать над улучшением РП, внося свои комментарии и предложения.
  • Масштабируемость позволяет легко расширять содержание руководства с ростом продукта или услуги.


***

Создание руководства пользователя программы может показаться довольно сложной задачей. Однако, в итоге вы получите целый ряд преимуществ, из которых наиболее важным является улучшение пользовательских параметров ИТ-продукта. РП помогает пользователям более эффективно использовать продукт или услугу, извлекая максимальную пользу. Хорошо спроектированное руководство пользователя программы может уменьшить количество обращений в техническую поддержку, поскольку пользователи могут решать часть проблем самостоятельно.

Таким образом, руководство пользователя программы является важной составляющей для обеспечения удобства и успешного использования продуктов или услуг.