Запросить демо
Запросить демо

Создание шаблона MS Word: упрощение процесса и повышение качества контента

28.04.2024

Содержание статьи:

Шаблоны документации необходимы для стандартизации и упрощения процесса создания документов. Предоставляя готовую структуру и формат для различных типов документов, шаблоны позволяют сэкономить время и ресурсы. Они также помогают обеспечить единый стиль и качество контента, что улучшает понимание и использование документации.

Шаблон служит в качестве ориентира для того, как организовать информацию и какие разделы должны быть включены. Шаблон может помочь обеспечить соблюдение стандартов в документации. Без шаблона может быть упущена важная информация или не выполнены требования этих стандартов.

В этой статье вы узнаете, как с помощью шаблона облегчить процесс написания документации, обеспечить ее структурированность и последовательность, а также соблюсти стандарты и требования, применяемые к документации.

Как работать с шаблонами в Microsoft Word?

Шаблоны в Microsoft Word представляют собой заранее отформатированные документы, которые могут быть использованы для создания новых документов в том же формате. Кроме того, также существуют другие программы из пакета Microsoft Office, такие как Excel или PowerPoint. Ниже описаны основные типы шаблонов в ворд и различные виды операций с ними:

  • Встроенные шаблоны. Word поставляется с множеством встроенных шаблонов по умолчанию, таких как резюме, письма, приглашения, отчёты и многое другое. Чтобы использовать встроенный шаблон, откройте окно приложения, выберите пункт меню «Файл» > «Новый» («Создать») и выберите шаблон из галереи.
  • Собственные шаблоны. Вы можете создать собственные шаблоны в приложении Ворд на компьютере, открыть пустой текстовый документ и настроить его в соответствии с собственными запросами (например, добавить название компании в «шапке» документа, создать бланк для писем, заголовок и т.д.).
  • Сохранение шаблона. Когда документ настроен как шаблон, выберите «Файл» > «Сохранить как», выберите «Шаблон Word» в поле «Тип» и укажите куда сохранить шаблон.
  • Использование шаблона. Чтобы создать новый документ на основе шаблона, выберите «Файл» > «Новый» («Создать»), а затем нажмите на созданный или встроенный шаблон.
  • Редактирование шаблона. Чтобы отредактировать или обновить существующий шаблон, откройте его, внесите изменения и сохраните как новый шаблон или обновите существующий.

Шаблоны в Word облегчают создание документов, помогая сэкономить время и обеспечивая единообразие в оформлении.

Преимущества и недостатки шаблонов в Microsoft Word

Шаблоны в Microsoft Word удобны по нескольким причинам:

  • Экономия времени: использование шаблонов позволяет создавать документы на основе готовой структуры и формата, что сокращает время работы с документом. В Microsoft Word есть возможность создания и использования макросов. Макросы в Word представляют собой записанные команды, которые можно повторно использовать для автоматизации рутинообразных задач. С помощью макросов можно автоматизировать различные операции, такие как форматирование текста, вставка изображений, создание таблиц и многое другое.
  • Профессиональный внешний вид документации: шаблон содержит готовый дизайн и стиль для документов, что позволяет создавать материалы с профессиональным внешним видом, даже без знаний в области дизайна.
  • Согласованность в оформлении: использование шаблонов обеспечивает согласованность в оформлении документов внутри организации, что важно для единого стиля представления информации.
  • Удобство: благодаря шаблонам упрощается работа с часто используемыми типами документов, такими как письма, отчеты, презентации и т.д.
  • Повторное использование: шаблоны можно использовать повторно для создания документов с похожим содержанием или структурой, что также экономит время и усилия.

Таким образом, шаблоны в Microsoft Word упрощают процесс создания документов, обеспечивают их профессиональный внешний вид и повышают эффективность работы.

При этом пользователи отмечают следующие недостатки шаблонов Word:

  • Ограниченность дизайна: Многие шаблоны в Microsoft Word имеют довольно ограниченные возможности в плане дизайна и стиля, что может помешать пользователям создавать уникальные и индивидуальные документы.
  • Трудности в настройке: Некоторые шаблоны могут быть трудны в настройке и изменении, особенно для пользователей, которые хотят создавать более сложные и уникальные документы.
  • Неподходящие шаблоны: Иногда сложно найти подходящий встроенный шаблон для конкретной задачи. Так, среди встроенных шаблонов преобладают форматы для деловой переписки и бухгалтерии, однако нет шаблонов для научной документации (курсовых, дипломных работ, рефератов и т.п.), что немаловажно для студентов и учащихся.
  • Ограниченные возможности адаптации: Некоторые шаблоны имеют ограниченные возможности адаптации под конкретные потребности пользователя, что может вызвать проблемы при создании специфических документов.
  • Ограниченные возможности для профессиональных документов: Для создания профессиональных и официальных документов, шаблоны, представленные в Microsoft Word, могут оказаться недостаточными.


Настройка визуального стиля документации в системе Документерра: общие параметры

Для настройки визуального стиля документации в Документерре, вы можете использовать различные инструменты и опции, доступные на платформе. Вот некоторые из них:

  • Темы оформления: Документерра предлагает различные темы оформления, которые позволяют изменить цветовую схему, шрифты и другие визуальные элементы документации.
  • Настройка шрифтов: вы можете выбрать нужный шрифт текста, а также настроить размер шрифта и межстрочное расстояние.
  • Цвета и фоны: вы можете настроить цвет фона и текста для различных разделов документации, чтобы создать единый стиль оформления.
  • Логотип и брендинг: есть возможность добавить в документацию логотип или другие элементы брендинга, чтобы сделать ваш контент узнаваемым и соответствующим вашему корпоративному стилю.
  • Дополнительные настройки: в Документерре доступны дополнительные настройки, такие как индивидуальная («кастомная») настройка таблиц, списков и других элементов.

Чтобы настроить визуальный стиль документации, перейдите в настройки программы и найдите соответствующие опции. Для более тонкой настройки стилей вашей документации также можно использовать CSS-файлы.

Преимущества экспресс-блоков в системе Документерра

Экспресс-блоки (quick parts) — это небольшие фрагменты (часто повторяющиеся фразы или блоки текста), которые можно вставлять в контент. Это может быть подпись или адрес, т.е. элемент, который необходимо вставлять в определенных (одних и тех же) местах в однотипных документах.

Еще один пример – преамбула в договорах, которая в подавляющем большинстве случаев выглядит примерно одинаково:

ООО «NNN», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице генерального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «XXX», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с другой стороны, далее совместно именуемые «Стороны», а по отдельности именуемые «Сторона», пришли к согласию и заключили настоящий договор, в дальнейшем именуемый «Договор», о нижеследующем.

Представьте, что вам не приходится каждый раз писать целый абзац преамбулы «с нуля» – для этого существуют экспресс-блоки.

Использование экспресс-блоков в системе Документерра обеспечивает пользователям ряд преимуществ:

  • Увеличение производительности: экспресс-блоки сокращают время, затрачиваемое на вставку стандартных элементов в документы. Вместо того чтобы каждый раз писать одни и те же данные, искать их в других документах или копировать и вставлять, можно быстро вставить готовый элемент.
  • Обеспечение единообразия: использование экспресс-блоков позволяет обеспечить единообразие в документах, поскольку стандартные элементы будут вставлены с одинаковым стилем и форматированием.
  • Повышение точности: экспресс-блоки уменьшают риск допущения ошибок при ручном вводе данных, поскольку вы заранее сохраняете их в системе и вставляете при необходимости.

Использование экспресс-блоков повышает эффективность работы и обеспечивает единообразие и точность в оформлении документов, что делает их неотъемлемой частью системы Документерра.

Как создать шаблон документа через CSS-файл в Документерре?

Чтобы создать шаблон документа в системе Документерра можно также модифицировать CSS-файл, который создается для каждого проекта. Чтобы внести изменения, выполните следующие шаги:

  1. Откройте документ и перейдите в режим редактирования.
  2. Во вкладке «Главное» найдите раздел «Стили».
  3. Кликните строку «Управление файлами стилей проекта«.
  4. В открывшихся настройках проекта создайте объект «Новый файл стилей» и вставьте туда свой CSS-код для создания шаблона документа. Например, вы можете задать шрифт, цвет текста, отступы и другие стили.
  5. Нажмите кнопку «Сохранить» для применения стилей к документу.
  6. Дальше вы можете добавлять текст, изображения и другие элементы в соответствии со стилями, созданными в CSS-файле, из папки проекта.

Таким образом, вы сможете создать уникальный и стильный шаблон документа с помощью CSS в Документерре.

***

Если в компании регулярно создается и обновляется большой объем документации, пользователям (техническим писателям, редакторам, переводчикам) выгодно работать с шаблонами. Использование шаблонов позволяет сократить время на создание документации за счет уже готового базового формата и структуры, что уменьшает необходимость в дополнительных ресурсах. Кроме того, при работе с шаблонами компания может установить стандарты и правила оформления документов, что обеспечит единообразие внешнего вида и структуры документов. Еще один несомненный плюс – это масштабируемость. При работе с шаблонами компания может легко масштабировать документацию и управлять большим объемом документов, что упрощает процессы управления контентом и обеспечивает более эффективную работу.

Обновление платформы!
AI-возможности и новый редактор главной страницы доступны уже сейчас.