Как организовать внутренний реестр обозначений и номеров для документации и ПО

Документация – всегда вызов. Время, которое вы тратите на написание и управление технической документацией, не всегда воспринимается как создание деловой ценности — новых функций, оптимизаций и т. д., которые могут быть монетизированы. Вы можете создать целую библиотеку, документируя каждый технический или функциональный аспект, но большая часть написанного вами так и не будет использована, а полезный контент может затеряться среди ненужной информации.

Структурирование документации — это сложная задача, особенно когда бизнес расширяется, а объем документации растет. Реструктуризация документации «постфактум» требует поддержки команды и руководства. Более того, этот процесс требует времени и усилий, при этом не давая прямых краткосрочных выгод, за исключением чувства самоудовлетворения от того, что «наконец-то навели порядок».

В современных компаниях, особенно в условиях быстрого технологического прогресса и увеличения объема документации, важно иметь четкую и понятную систему учета документов и программного обеспечения. В этом контексте внутренний реестр обозначений и номеров становится незаменимым инструментом.

Зачем нужен реестр

Реестр документации — незаменимый инструмент для эффективного управления информацией внутри компании. Он не только упрощает навигацию по документации и ПО, но и помогает избежать дублирования, путаницы в версиях, а также обеспечивает ясность в отношении авторства и статуса каждого документа, что особенно важно для командной работы. Среди основных преимуществ можно выделить следующие:

• Упрощение навигации по документации и ПО внутри компании. Реестр позволяет быстро находить нужные документы и версии ПО, что существенно экономит время сотрудников.
• Избежание дублирования и путаницы в номерах и версиях. Чёткая система нумерации помогает избежать ситуаций, когда несколько документов имеют схожие названия или номера, что может привести к путанице.
• Ясность в отношении документации. Реестр позволяет всегда понять, что это за документ, когда он был создан, к чему относится и кто его автор. Это особенно важно для работы в команде, когда разные люди могут быть ответственными за различные документы.
• Унификация подходов. Особенно важно, когда над проектами работают разные команды. Единый реестр помогает всем участникам проекта следовать одним и тем же стандартам и правилам.
• Помощь в подготовке документов для внешних аудиторов, клиентов, госорганов (Минцифра, Минпромторг и др.). Наличие структурированного реестра делает процесс подготовки отчетности более прозрачным и упрощает взаимодействие с внешними структурами.

Примерная структура реестра

Примерная структура реестра корпоративной документации играет важную роль в обеспечении ясности и упорядоченности информации. Правильно организованный реестр позволяет быстро находить нужные документы и отслеживать их статус, что способствует более эффективному управлению проектами и продуктами.

Основные поля, которые могут быть включены в такой реестр:

1. Номер (идентификатор) документа или программного обеспечения.
2. Краткое название документа.
3. Тип документа (например, РЭ — руководство по эксплуатации, ФХ — функциональные характеристики, ТУ — технические условия, паспорт, сертификат и т. д.).
4. Версия / ревизия.
5. Дата утверждения или последнего изменения.
6. Проект или продукт, к которому относится документ.
7. Ответственный сотрудник или подразделение.
8. Ссылка на хранилище (файл, папка, база данных, Confluence и др.).

Как вести реестр

Ведение реестра документов — ключевой процесс, помогающий поддерживать порядок и доступность информации внутри команды. Правильный выбор инструментов и установление чётких правил нумерации обеспечивают эффективное управление документами на всех этапах их жизненного цикла.

Основные аспекты:

1. Инструменты.
   Выбор платформы для ведения реестра может варьироваться — от простых решений вроде Google Sheets или Notion до специализированных систем управления документацией, таких как Документерра, Confluence, и их аналоги.
2. Жёсткие правила нумерации.
   Рекомендуется использовать стандарты (например, ГОСТ или ЕСКД) в качестве основы, адаптируя их под свои задачи. Пример: PRD-API-0005-v1.2, где:
   * PRD — продукт,
   * API — тип документа,
   * 0005 — порядковый номер,
   * v1.2 — версия.
3. Ведение записей.
   Записи могут вестись как централизованно (одним ответственным), так и через регулярные ревью и отчётность от всей команды.
4. Архивирование.
   Старые версии не удаляются, а архивируются с обязательной пометкой даты и статуса (например: утрачено, заменено, устарело).

Ключевые аспекты при организации реестра

1. Гибкость для будущих изменений.
   Не стоит излишне жёстко привязывать систему к текущим реалиям — это позволит легче адаптироваться к новым требованиям и изменениям в будущем.
2. Формат для внутренних и внешних документов.
   Разработайте универсальный формат, который будет одинаково удобен как для внутреннего использования, так и для внешней отчётности.
3. Правила присвоения и ведения нумерации.
   Зафиксируйте эти правила в отдельном документе и согласуйте их с командой, чтобы обеспечить единый подход.
4. Актуализация реестра.
   Регулярно проверяйте и обновляйте реестр, иначе он быстро утратит свою ценность и превратится в бесполезный архив.
5. Форма заявки на новый номер.
   В крупных компаниях полезно внедрить форму запроса на новый номер документа, чтобы избежать конфликтов и дублирования.

Контекст использования документации

При организации и структурировании документации важно учитывать потребности разных ролей:

• Руководство — требует документирования решений и ответственности.
• Разработчики — нуждаются в чётком описании функциональности.
• Менеджеры проектов — отслеживают прогресс и статус по задачам.

Документация становится необходимой, когда возникает неопределённость: кто что решил, как работает компонент или куда нужно «положить» новую информацию. Вышеуказанные пункты охватывают именно эти ключевые сценарии.

Шаблон реестра обозначений и номеров для документации и ПО

По самой обобщенной оценке существует три основных вида документации:

1. Документация кода. Описывает нюансы конкретных фрагментов кода. Обычно поддерживается с помощью JavaDocs, встроенных комментариев и других аналогичных инструментов. Важно, чтобы разработчики обновляли такую документацию при каждом изменении соответствующего кода.
2. Техническая документация. Предназначена для разработчиков и охватывает архитектуру, проектные решения и общую структуру систем. Обычно хранится в корпоративной wiki (например, Confluence). Рекомендуется создавать основную (родительскую) страницу для каждого проекта — это упрощает поиск и мониторинг актуальности информации.
3. Нетехническая документация. Ориентирована на пользователей, не являющихся разработчиками. Сюда входят документация по бизнес-требованиям, управленческие решения и документы высокого уровня — например, для масштабных проектов (epics / «эпики»).

Все типы документации должны быть каталогизированы в едином корпоративном реестре. Ниже приведён шаблон реестра обозначений и номеров, который поможет вам структурировать и систематизировать документацию и программное обеспечение.

Используя этот шаблон, вы сможете:

• легко отслеживать актуальность документов;
• обеспечить доступ к ним для всех участников команды;
• повысить прозрачность процессов документирования.

Примерная структура (наименование полей) реестра:

Расшифровка номера документа:

Формат: PRD-API-0001-v1.0, где:

• PRD — категория (например, продукт),
  
• API — тип документа,
  
• 0001 — порядковый номер,
  
• v1.0 — версия.

Регулярное обновление реестра

Обновление реестра должно проводиться не реже одного раза в квартал. Это помогает поддерживать актуальность информации и предотвращать накопление устаревших документов. Для эффективного управления процессом рекомендуется назначить ответственного сотрудника, который будет следить за сроками и качеством обновлений.

Во многих растущих (особенно небольших) компаниях отказываются от должности менеджера базы знаний, считая её избыточной. Однако практика показывает, что компании, нанимающие такого «библиотекаря» на ранних этапах, получают значительное преимущество. Этот сотрудник организует и курирует всю внутреннюю документацию — техническую, пользовательскую, административную.

Когда в компании отсутствует менеджер, который бы занимался документацией как своей основной задачей, она поддерживается по остаточному принципу: «было бы неплохо, но у нас есть сроки». Документы устаревают, никто не отслеживает их состояние, а попытки навести порядок редко доводятся до конца. В результате сотрудники вынуждены искать нужную информацию в десятках разрозненных источников.

Работа менеджера базы знаний включает:

• актуализацию и написание новых документов;
• постановку задач на обновление документации, если он сам не обладает необходимой экспертизой (например, формулирует в бэклоге: «документ устарел, требует пересмотра» и назначает ответственного).

Хотите увидеть, как это работает на практике?

Мы можем показать, как выстроить и автоматизировать систему ведения документации под задачи вашей команды. Запишитесь на демо — это бесплатно и займет не более 30 минут.

Записаться

Архивирование устаревших документов

Устаревшие документы следует помечать статусом «Устарело» и перемещать в отдельный архивный раздел. Это помогает избежать путаницы, упростить доступ к актуальным данным и позволяет команде сосредоточиться на действительно релевантной информации.

Архив также играет важную роль при аудите и анализе, поскольку даёт возможность отслеживать эволюцию документации и программного обеспечения с течением времени.

Рекомендуется:

• Установить чёткие правила и сроки архивирования, чтобы устаревшие документы своевременно перемещались в архив.
• Проводить регулярные проверки архива, чтобы убедиться, что он структурирован, актуален и доступен.
• Обеспечить доступ к архиву для тех, кому может понадобиться работа с предыдущими версиями документов (например, при расследовании инцидентов или ретроспективном анализе).

Правильно организованное архивирование повышает общую эффективность работы команды и снижает риск ошибок, связанных с использованием устаревшей информации.

Создание формы заявки на новый номер документа

Для упрощения и стандартизации процесса присвоения новых номеров рекомендуется внедрить специальную форму заявки. Она поможет избежать ошибок и ускорит обработку запросов. В форму можно включить следующие поля:

• ФИО запрашивающего
• Название документа
• Тип документа
• Краткое описание содержания
• Отдел / подразделение запрашивающего
• Дата подачи запроса

Такая форма позволит централизованно отслеживать все запросы, обеспечит единый подход к нумерации и облегчит коммуникацию между подразделениями.

* * *

Создание и ведение внутреннего реестра обозначений и номеров — это не формальность, а ключевой инструмент повышения эффективности работы команды. Чёткая структура, регулярное обновление и грамотное архивирование позволяют избежать дублирования, путаницы и ошибок, улучшая общее качество процессов в компании.

Важно помнить: реестр — это живой документ. Он должен адаптироваться к изменениям внутри вашей организации и развитию технологий. Поддержание его в актуальном состоянии — залог прозрачности, согласованности и продуктивной командной работы.