Итак, прочитав нашу статью, вы убедились в том, что вашей компании нужна качественная, полноценная, удобная база знаний. Давайте более внимательно рассмотрим то, что сегодня предлагает нам рынок из числа систем управления знаниями.
В качестве основных критериев отбора выбираем следующие:
- платформа использует российский Data-center в соответствии с законодательством;
- интерфейс прост и интуитивно понятен;
- структура рабочего пространства и хранения информации удобна и дополнена возможностью поиска по материалам;
- интеграция новой платформы в текущие рабочие процессы не займет слишком много времени.
Все продукты, перечисленные ниже, этим требованиям отвечают.
Документерра
Эта современная российская разработка представляет собой облачную платформу для работы с разнообразной документацией, с учетом установленных регламентов, от пользовательской справки до внутренней корпоративной информации.
Более 10 лет профессионального опыта позволили команде Документерры создать уникальный продукт для полного цикла работы над документацией – от разработки до публикации. Важное место в этом процессе уделяется командной работе: проекты эффективно управляются централизованно, с использованием единого интерфейса. Функционал позволяет легко рецензировать контент, используя систему статусов и разрешений. Благодаря глобальному поиску оперативно находится всё необходимое.
Помимо публикации в онлайн-портал при необходимости вы легко можете выгрузить документацию в большинстве популярных форматов (Word, Google Doc, PDF, CHM, HTML и др.). В обратную сторону это тоже работает за счет удобной системы импорта. Также Документерра радует отличной внутренней экосистемой для перевода документации на любые языки. Отдельно стоит отметить возможность повторного использования контента как в пределах одного проекта, так и между разными. Применение сниппетов, переменных и условного содержимого позволяет ощутимо оптимизировать рабочий процесс. А с помощью API можно легко автоматизировать рутинные операции и организовать оперативное обновление контента.
Начать работу в Документерре очень просто не только тем, кто только начинает создавать базу знаний для своего бизнеса, но и тем, у кого эта база уже есть и представляет собой не один год наработок. Удобный мастер миграции поможет оперативно и без потерь перенести контент из других систем, таких как Confluence, MadCap, RoboHelp и прочие. имеющиеся шаблоны помогут сэкономить время при создании новых документов. За уже имеющуюся в компании инфраструктуру тоже можно не переживать: Документерра поддерживает более 20 самых распространенных интеграций и продолжает развиваться в этом направлении.
Более близко познакомиться с платформой можно на интерактивном демо.
Minerva Knowledge
Эта платформа представляет собой стильную и удобную систему для быстрого обмена знаниями. Сервис Minerva Learn помогает оптимизировать процессы обучения, а Minerva Result – позволяет получить грамотный аудит ваших знаний, вычислить и ликвидировать слабые места, а также ощутимо повысить качество внутренних процессов.
Структура хранения информации в Minerva Knowledge проста и понятна: проект – пространство – папка – статья (скрипт, файл, страница). Система точного быстрого поиска дополнительно облегчает работу с документацией за счет исправления опечаток и функции предсказывания. Также есть удобный виджет с возможностью рекомендации различного контента под нужды сотрудника.
Система управления обучением Minerva Learn позволяет самостоятельно преобразовывать контент в курсы для сотрудников. В вашем распоряжении будет не только широкий спектр возможностей для создания обучающего продукта, но и гибкая система поощрения обучения в виде множества геймификационных механик от рейтинговых таблиц до корпоративного магазина призов.
Minerva Knowledge доступна из коробки и в облачной версии, также работает на мобильных устройствах iOS и Android.
InKnowledge
Одним из ключевых преимуществ своей платформы команда InKnowledge называет возможность максимально тонкой, практически филигранной настройки под нужды проекта. Таким образом за счет одного продукта можно закрыть широкий спектр потребностей «от корпоративной базы знаний до омниканальной платформы, транслирующей знания во все каналы коммуникации с учетом истории взаимодействия с клиентом».
В отличие от других платформ рабочее пространство в InKnowledge называется сайтом, разделы в пространствах – это папки. В целом платформа довольно комфортна для совместной работы, ведения документации, организации инструкций и скриптов. Последние легко создавать с помощью простого визуального редактора, пара движений мыши – и алгоритм готов.
Конструктор отчетов позволяет сотрудникам разных отделов самостоятельно настраивать, визуализировать и отслеживать необходимые данные, не привлекая технических специалистов.
Отдельно стоит отметить возможность быстрого старта за счет гибкой интеграции: команда InKnowledge утверждает, что на развертку платформы и встраивание ее в вашу инфраструктуру нужно всего 2 недели.
TEAMLY
Общая идея TEAMLY – в оптимизации создания и активного использования знаний, поэтому создавать материалы можно непосредственно на платформе в рабочих пространствах без применения сторонних ресурсов и инструментов. Платформа доступна как коробочный продукт и как облачный сервис.
Визуальный редактор в TEAMLY интуитивен и понятен по аналогии с привычными MS Office или Google Docs. После создания материалы автоматически сортируются: в каждом пространстве есть свои рубрикатор, лента, список уведомлений – это позволяет сотрудникам получать наиболее актуальную для их задач информацию в первую очередь.
На основе собранной базы знаний команда TEAMLY предлагает составлять обучающие курсы для онбординга новичков и повышения квалификации имеющихся сотрудников. Возможность добавить к курсам тесты помогает закрепить материал. Все результаты тестов, как и количество попыток, которое потребовалось для прохождения, автоматически отображаются в карточке сотрудника, доступ к информации о кейсах и изменениях есть у руководителя и отдела HR. Это дает возможность оценить качество обучения в целом.
По запросу команда TEAMLY предоставляет демо-версию продукта, далее – доступ по подписке.
WEEEK
Платформа WEEEK – многофункциональный продукт, представляющий из себя систему управления знаниями, CRM и таск-менеджер.
Если вы имели опыт использования Notion, вы легко разберетесь в работе с WEEEK. В WEEEK работа организуется в рамках пространств, каждое из которых содержит собственные команды и сервисы. Переключение между этими сервисами возможно без выхода за пределы выбранного пространства. Вам доступны следующие пространства: Задачи, База знаний, СRM, Аналитика и Пользователи.
Из преимуществ, которые делают WEEEK удобной для работы в команде, в том числе удаленно, можно отметить функцию переписки в комментариях к задаче, обмен ссылками на задачи и возможность подписки на задачи, за которыми сотрудник следит.
Также для оптимизации рабочих процессов есть поддержка 6 мини-сервисов:
- таймер Pomodoro для работы короткими спринтами по 30 минут;
- медитация для качественного отдыха;
- уведомления, которые можно отслеживать, архивировать, фильтровать и удалять;
- встроенные чаты для максимально оперативного обмена информацией;
- справочный центр;
- глобальный поиск.
В бесплатной версии продукта совместной работой в пространстве могут заниматься до 5 человек одновременно, в версии PRO – до 99 человек. Каждому из них можно настроить отдельные роли и уровни доступа как к проектам в целом, так и к конкретным доскам внутри проектов.
* * *
Сегодня на рынке представлено немало разнообразного программного обеспечения для работы с различной документацией, организации баз знаний и обучения сотрудников. Каждая из перечисленных нами платформ, несмотря на некоторое общее сходство, обладает собственными плюсами и уникальными фичами. Какой из этих плюсов именно для вас станет решающим при выборе программы – зависит от нужд именно вашего бизнеса.
