Итак, прочитав нашу статью про системы управления знаниями, вы убедились в том, что вашей компании нужна качественная, полноценная, удобная база знаний. Давайте более внимательно рассмотрим то, что сегодня предлагает нам рынок из числа систем управления знаниями.
Сегодня такие решения часто реализуются через специализированные системы для создания базы знаний, которые помогают компаниям структурировать информацию и упростить доступ к ней.
В качестве основных критериев отбора выбираем следующие:
- платформа использует российский Data-center в соответствии с законодательством;
- интерфейс прост и интуитивно понятен;
- структура рабочего пространства и хранения информации удобна и дополнена возможностью поиска по материалам;
- интеграция новой платформы в текущие рабочие процессы не займет слишком много времени.
Все продукты, перечисленные ниже, в значительной степени соответствуют выбранным критериям и могут рассматриваться как подходящие решения для создания и развития корпоративной базы знаний.
ТОП 10 российских баз знаний
Документерра
Эта современная российская разработка представляет собой облачную платформу для работы с разнообразной документацией, с учетом установленных регламентов, от пользовательской справки до внутренней корпоративной информации.
Более 10 лет профессионального опыта позволили команде Документерры создать уникальный продукт для полного цикла работы над документацией – от разработки до публикации. Важное место в этом процессе уделяется командной работе: проекты эффективно управляются централизованно, с использованием единого интерфейса. Функционал позволяет легко рецензировать контент, используя систему статусов и разрешений. Благодаря глобальному поиску оперативно находится всё необходимое.
Помимо публикации в онлайн-портал при необходимости вы легко можете выгрузить документацию в большинстве популярных форматов (Word, Google Doc, PDF, CHM, HTML и др.). В обратную сторону это тоже работает за счет удобной системы импорта. Также Документерра радует отличной внутренней экосистемой для перевода документации на любые языки. Отдельно стоит отметить возможность повторного использования контента как в пределах одного проекта, так и между разными. Применение сниппетов, переменных и условного содержимого позволяет ощутимо оптимизировать рабочий процесс. А с помощью API можно легко автоматизировать рутинные операции и организовать оперативное обновление контента. Дополнительно на платформе можно использовать инструменты искусственного интеллекта для повышения эффективности работы с документацией, ускорения поиска информации и плодотворного взаимодействия пользователей с базой знаний.
Работая над Документеррой, мы стремились создать платформу, которая объединяет весь цикл работы с документацией — от разработки до публикации и повторного использования контента. Лично я вижу её ценность в том, что команда может работать централизованно, легко находить нужные материалы через глобальный поиск и автоматизировать рутинные процессы, что реально экономит время и повышает качество управления знаниями.
Начать работу в Документерре очень просто не только тем, кто только начинает создавать базу знаний для своего бизнеса, но и тем, у кого эта база уже есть и представляет собой не один год наработок. Удобный мастер миграции поможет оперативно и без потерь перенести контент из других систем, таких как Confluence, MadCap, RoboHelp и прочие. имеющиеся шаблоны помогут сэкономить время при создании новых документов. За уже имеющуюся в компании инфраструктуру тоже можно не переживать: Документерра поддерживает более 20 самых распространенных интеграций и продолжает развиваться в этом направлении.
Minerva Knowledge
Эта платформа представляет собой стильную и удобную систему для быстрого обмена знаниями. Сервис Minerva Learn помогает оптимизировать процессы обучения, а Minerva Result – позволяет получить грамотный аудит ваших знаний, вычислить и ликвидировать слабые места, а также ощутимо повысить качество внутренних процессов.
Структура хранения информации в Minerva Knowledge проста и понятна: проект – пространство – папка – статья (скрипт, файл, страница). Система точного быстрого поиска дополнительно облегчает работу с документацией за счет исправления опечаток и функции предсказывания. Также есть удобный виджет с возможностью рекомендации различного контента под нужды сотрудника.
Система управления обучением Minerva Learn позволяет самостоятельно преобразовывать контент в курсы для сотрудников. В вашем распоряжении будет не только широкий спектр возможностей для создания обучающего продукта, но и гибкая система поощрения обучения в виде множества геймификационных механик от рейтинговых таблиц до корпоративного магазина призов.
Minerva Knowledge доступна из коробки и в облачной версии, также работает на мобильных устройствах iOS и Android.
InKnowledge
Одним из ключевых преимуществ своей платформы команда InKnowledge называет возможность максимально тонкой, практически филигранной настройки под нужды проекта. Таким образом за счет одного продукта можно закрыть широкий спектр потребностей «от корпоративной базы знаний до омниканальной платформы, транслирующей знания во все каналы коммуникации с учетом истории взаимодействия с клиентом».
В отличие от других платформ рабочее пространство в InKnowledge называется сайтом, разделы в пространствах – это папки. В целом платформа довольно комфортна для совместной работы, ведения документации, организации инструкций и скриптов. Последние легко создавать с помощью простого визуального редактора, пара движений мыши – и алгоритм готов.
Конструктор отчетов позволяет сотрудникам разных отделов самостоятельно настраивать, визуализировать и отслеживать необходимые данные, не привлекая технических специалистов.
Отдельно стоит отметить возможность быстрого старта за счет гибкой интеграции: команда InKnowledge утверждает, что на развертку платформы и встраивание ее в вашу инфраструктуру нужно всего 2 недели.
TEAMLY
Общая идея TEAMLY – в оптимизации создания и активного использования знаний, поэтому создавать материалы можно непосредственно на платформе в рабочих пространствах без применения сторонних ресурсов и инструментов. Платформа доступна как коробочный продукт и как облачный сервис.
Визуальный редактор в TEAMLY интуитивен и понятен по аналогии с привычными MS Office или Google Docs. После создания материалы автоматически сортируются: в каждом пространстве есть свои рубрикатор, лента, список уведомлений – это позволяет сотрудникам получать наиболее актуальную для их задач информацию в первую очередь.
На основе собранной базы знаний команда TEAMLY предлагает составлять обучающие курсы для онбординга новичков и повышения квалификации имеющихся сотрудников. Возможность добавить к курсам тесты помогает закрепить материал. Все результаты тестов, как и количество попыток, которое потребовалось для прохождения, автоматически отображаются в карточке сотрудника, доступ к информации о кейсах и изменениях есть у руководителя и отдела HR. Это дает возможность оценить качество обучения в целом.
По запросу команда TEAMLY предоставляет демо-версию продукта, далее – доступ по подписке.
WEEEK
Платформа WEEEK – многофункциональный продукт, представляющий из себя систему управления знаниями, CRM и таск-менеджер.
Если вы имели опыт использования Notion, вы легко разберетесь в работе с WEEEK. В WEEEK работа организуется в рамках пространств, каждое из которых содержит собственные команды и сервисы. Переключение между этими сервисами возможно без выхода за пределы выбранного пространства. Вам доступны следующие пространства: Задачи, База знаний, СRM, Аналитика и Пользователи.
Из преимуществ, которые делают WEEEK удобной для работы в команде, в том числе удаленно, можно отметить функцию переписки в комментариях к задаче, обмен ссылками на задачи и возможность подписки на задачи, за которыми сотрудник следит.
Также для оптимизации рабочих процессов есть поддержка 6 мини-сервисов:
- таймер Pomodoro для работы короткими спринтами по 30 минут;
- медитация для качественного отдыха;
- уведомления, которые можно отслеживать, архивировать, фильтровать и удалять;
- встроенные чаты для максимально оперативного обмена информацией;
- справочный центр;
- глобальный поиск.
В бесплатной версии продукта совместной работой в пространстве могут заниматься до 5 человек одновременно, в версии PRO – до 99 человек. Каждому из них можно настроить отдельные роли и уровни доступа как к проектам в целом, так и к конкретным доскам внутри проектов.
Bitrix24
Bitrix24 — одна из самых известных российских экосистем для управления бизнесом, объединяющая CRM, инструменты совместной работы, коммуникации и корпоративную базу знаний. Благодаря широкому набору функций платформа подходит как небольшим компаниям, так и крупным организациям, которым важно работать в единой цифровой среде.
База знаний в Bitrix24 построена по принципу внутренних корпоративных сайтов и wiki-разделов. Сотрудники могут создавать статьи, инструкции, регламенты и справочные материалы, объединяя их в логичную структуру с помощью разделов и категорий. Визуальный редактор не требует специальных навыков и позволяет быстро публиковать контент, используя таблицы, изображения, файлы и встроенные элементы оформления.
Одним из ключевых преимуществ платформы является тесная интеграция базы знаний с другими сервисами Bitrix24. Документация может использоваться непосредственно в рабочих процессах, CRM, задачах и проектах. Благодаря встроенному поиску сотрудники быстро находят нужную информацию, а система прав доступа позволяет гибко регулировать видимость материалов для различных подразделений и ролей.
Платформа доступна как в облачной версии, так и в формате коробочного решения, что делает её востребованной среди компаний с повышенными требованиями к безопасности и хранению данных.
EvaWiki
EvaWiki представляет собой российскую платформу для создания корпоративных баз знаний и внутренних информационных порталов. Решение ориентировано на организации, которым необходимо централизованно хранить, структурировать и распространять знания среди сотрудников.
В основе платформы лежит привычная wiki-модель работы с контентом. Пользователи могут создавать статьи, инструкции, регламенты и обучающие материалы, связывая их между собой с помощью перекрестных ссылок и иерархической структуры разделов. Благодаря этому даже большие объёмы информации остаются удобными для навигации и поиска.
Особое внимание в EvaWiki уделено совместной работе. Система поддерживает разграничение прав доступа, согласование публикаций и контроль версий документов. Это позволяет нескольким сотрудникам одновременно работать над материалами и отслеживать историю изменений. Встроенный поиск помогает быстро находить необходимую информацию даже в крупных массивах данных.
Платформа может использоваться как единый центр корпоративных знаний, заменяя разрозненные документы и локальные хранилища. Решение доступно как для размещения в собственной инфраструктуре компании, так и в облачном формате.
Яндекс Вики
Яндекс Вики входит в состав экосистемы Яндекс 360 и предназначена для хранения корпоративных знаний, документации и внутренних регламентов. Решение особенно востребовано среди компаний, уже использующих сервисы Яндекса для совместной работы и коммуникаций.
Платформа позволяет создавать структурированные базы знаний с помощью страниц, разделов и вложенных материалов. Для оформления документов используется удобный редактор с поддержкой таблиц, изображений, диаграмм и других элементов. Благодаря единой структуре сотрудники могут быстро ориентироваться в больших объёмах информации и находить нужные материалы через встроенный поиск.
Одним из преимуществ Яндекс Вики является интеграция с другими сервисами Яндекс 360, включая Почту, Диск, Календарь и Телемост. Это позволяет выстраивать единое цифровое рабочее пространство без необходимости подключения большого количества сторонних инструментов.
Платформа поддерживает совместное редактирование документов, историю изменений и гибкое управление доступом. Благодаря облачной архитектуре внедрение системы занимает минимум времени и не требует развёртывания собственной инфраструктуры.
Naumen KMS
Naumen Knowledge Management — корпоративное решение для управления знаниями, разработанное компанией Naumen. Платформа ориентирована прежде всего на крупный бизнес, сервисные подразделения и контакт-центры, где критически важно быстро предоставлять сотрудникам актуальную информацию.
Система позволяет создавать единую базу знаний для внутренних специалистов, операторов поддержки и конечных клиентов. Материалы могут быть представлены в виде статей, инструкций, сценариев обслуживания и справочной документации. Продуманная система поиска помогает находить нужную информацию за считанные секунды, что особенно важно при работе с большим количеством обращений.
Руководители могут отслеживать востребованность материалов, выявлять пробелы в базе знаний и контролировать актуальность контента. Также платформа поддерживает процессы согласования публикаций и распределение ролей между авторами, редакторами и экспертами.
Благодаря возможностям интеграции с другими продуктами Naumen и корпоративными системами заказчика платформа может стать центральным элементом инфраструктуры управления знаниями в организации.
Kaiten
Kaiten известен прежде всего как российская система управления задачами и процессами, однако возможности платформы позволяют использовать её и в качестве полноценной базы знаний для команд и проектов.
Вся информация в Kaiten организуется внутри рабочих пространств, где сотрудники могут хранить инструкции, регламенты, проектную документацию и другие материалы. Документы легко связываются с задачами, процессами и проектами, благодаря чему необходимая информация всегда находится в контексте текущей работы.
Редактор платформы поддерживает создание структурированных страниц с использованием заголовков, таблиц, вложений и различных элементов форматирования. Совместная работа позволяет нескольким участникам одновременно развивать и актуализировать базу знаний, а гибкая система прав доступа обеспечивает безопасность корпоративной информации.
Особую ценность Kaiten представляет для компаний, которые стремятся объединить управление знаниями и операционную деятельность в одном инструменте. Благодаря этому сотрудники получают доступ к документации непосредственно в процессе выполнения задач, без необходимости переключаться между разными системами.
Сводная таблица: российские системы управления знаниями
| Платформа | Тип решения | Основные возможности | Ключевые преимущества | Кому подходит |
|---|---|---|---|---|
| Документерра | Корпоративная облачная KMS / документация | Полный цикл работы с документацией, база знаний, публикация, импорт/экспорт, API, поиск | Централизованная работа с контентом, ИИ инструменты, мощная миграция, автоматизация процессов | Средний и крупный бизнес, техдокументация, корпоративные базы знаний |
| Minerva Knowledge | KMS + обучение | База знаний, LMS, аналитика знаний, геймификация обучения | Удобная структура, сильное обучение сотрудников, мобильность | Компании с фокусом на обучение персонала |
| InKnowledge | Настраиваемая KMS-платформа | Омниканальная база знаний, визуальный редактор, отчёты | Гибкая кастомизация, быстрый запуск, адаптация под бизнес | Компании с нестандартными процессами |
| TEAMLY | Платформа знаний + обучение | База знаний, курсы, тесты, HR-аналитика | Простота интерфейса, встроенное обучение, HR-инструменты | Команды и компании, работающие с онбордингом |
| WEEEK | Универсальная платформа (KMS + CRM + задачи) | База знаний, таск-менеджер, CRM, коммуникации | Универсальность, удобство командной работы, гибкость | Малый и средний бизнес, продуктовые команды |
| Bitrix24 | Корпоративный портал + база знаний | Wiki-разделы, регламенты, документы, поиск, интеграция с CRM, задачами и коммуникациями | Единая экосистема для бизнеса, широкие возможности интеграции | Малый, средний и крупный бизнес, компании, использующие Bitrix24 |
| EvaWiki | Корпоративная wiki-платформа | База знаний, документация, совместное редактирование, контроль версий, поиск | Простая структура хранения знаний, удобная совместная работа, гибкие права доступа | Компании, которым нужна классическая корпоративная база знаний |
| Яндекс Вики | Корпоративная wiki-система | Создание и хранение документации, совместное редактирование, поиск, интеграция с Яндекс 360 | Простота внедрения, удобный интерфейс, тесная интеграция с сервисами Яндекса | Компании, использующие экосистему Яндекс 360 |
| Naumen Knowledge Management | Enterprise KMS | База знаний, инструкции, скрипты обслуживания, аналитика использования контента, управление публикациями | Развитая аналитика, поддержка крупных организаций, интеграция с сервисными процессами | Крупный бизнес, контакт-центры, службы поддержки |
| Kaiten | Система управления работой и знаниями | База знаний, документация, задачи, процессы, совместная работа | Объединение управления знаниями и рабочих процессов в одной системе | Продуктовые команды, IT-компании, организации с процессным подходом |
* * *
Сегодня на рынке представлено немало разнообразного программного обеспечения для работы с различной документацией, организации баз знаний и обучения сотрудников. Каждая из перечисленных нами платформ, несмотря на некоторое общее сходство, обладает собственными плюсами и уникальными фичами. Именно поэтому программные решения для базы знаний становятся важным инструментом для компаний, стремящихся систематизировать знания и повысить эффективность работы. Какой из этих плюсов именно для вас станет решающим при выборе программы – зависит от нужд именно вашего бизнеса.
