Как писать руководство пользователя по ГОСТ РД 50.34.698.90

Содержание статьи:

• Что такое руководство пользователя
• Значение ГОСТ РД 50.34.698.90
• Написание руководства пользователя в соответствии ГОСТ РД 50.34.698.90
• Преимущества создания РП по ГОСТ РД 50.34.698.90 на онлайн-платформе Документерра

Автоматизированные системы (АС) играют все более важную роль в повышении эффективности, производительности и безопасности. ГОСТ РД 50.34.698.90 ранее имел статус основополагающего госстандарта, который устанавливал единые требования и правила к оформлению, порядку регистрации и учёту документации на автоматизированные системы (АС). Этот стандарт был разработан Министерством электротехнической промышленности и приборостроения. Однако, данный стандарт был отменен в 2019 году, в 2022 году его заменил ГОСТ Р 59795-2021, который теперь регулирует эти требования. Соблюдение этого руководящего документа обеспечивает единообразие, точность и полноту Руководства Пользователя (РП), что, в свою очередь, способствует эффективной реализации и эксплуатации АС.

Стандарт устанавливает ясные требования к содержанию, формату и процедурам разработки РП по АС, охватывая все аспекты, от проектирования до ввода в эксплуатацию. Соблюдение этих требований обеспечивает соответствие РП нормам и правилам, а также отраслевым стандартам, повышая безопасность, надежность и эффективность АС.

Понимание и соблюдение стандарта имеют решающее значение для всех заинтересованных сторон в различных отраслях, связанных с разработкой, внедрением или эксплуатацией АС, стремящихся создать понятное и грамотное РП. Данный стандарт служит ценным ресурсом для инженеров-разработчиков, желающих обеспечить качество и успех своих проектов по автоматизации.

В этой статье мы подробно проанализируем основные положения ГОСТ РД 50.34.698.90, предоставим рекомендации к написанию и разработке РП в соответствии с этим стандартом. Несмотря на его отмену в 2019 году, значительные изменения коснулись лишь требований к содержанию технорабочей документации (требования к содержанию документации установлены ГОСТ Р 59795-2021), поэтому информация остается актуальной. Кроме того, мы предоставим рекомендации по эффективному применению стандарта, чтобы помочь профессионалам разрабатывать и внедрять высококачественные АС.

Что такое руководство пользователя?

Прежде чем, узнать, как писать руководство пользователя по ГОСТ РД 50.34.698.90, необходимо понять, что такое руководство пользователя в целом.

Руководство пользователя (РП) – это информационный документ, который предоставляет пошаговые инструкции и информацию о том, как эффективно использовать продукт или услугу. РП помогает пользователям понять функции и возможности продукта, а также правильно эксплуатировать данный продукт.

Содержание РП может меняться и адаптироваться в соответствии с уровнем знаний и опытом пользователей. Подобные руководства помогают новичкам быстро освоить продукт или услугу, сокращая время обучения. В случае опытных пользователей РП предоставляет подробную информацию о функциях, алгоритмах выполнения и возможностях программы, и т. п. Оно помогает освоить более сложные, «продвинутые» навыки, узнать о возможных проблемах и их решениях.

Значение ГОСТ РД 50.34.698.90

Значение стандарта определяется несколькими факторами:

• Единая терминология и методология. ГОСТ РД 50.34.698.90 обеспечивает единую терминологию и методологию для разработки РП по АС. Методические указания позволяют упростить взаимопонимание между разработчиками, заказчиками и пользователями АС, избежать двусмысленности и неточностей в документации и обеспечить единообразие подходов к проектированию и реализации АС.
• Качество и полнота документации. ГОСТ РД 50.34.698.90 устанавливает требования к составу и содержанию РП по АС. Это гарантирует, что документация будет полной и качественной, содержащей все необходимые сведения для создания и эксплуатации системы.
• Снижение рисков. Согласованное руководство пользователя помогает снизить риски, связанные с разработкой и эксплуатацией комплекса программно-аппаратных средств. Это позволяет избежать ошибок, недоразумений и непредвиденных ситуаций, которые могут привести к дополнительным затратам, задержкам и даже срыву проекта.
• Обеспечение юридической обоснованности РП. РП, разработанные в соответствии с ГОСТ РД 50.34.698.90, имеют повышенную юридическую обоснованность, поскольку соответствуют установленным отраслевым стандартам.
• Упрощение разработки и согласования РП по АС. ГОСТ РД 50.34.698.90 предоставляет стандартизированную основу для разработки и согласования РП между разработчиками, пользователями и регулирующими органами.

Написание руководства пользователя в соответствии ГОСТ РД 50.34.698.90

Написание руководства для пользователей в соответствии с ГОСТ РД 50.34.698.90 по автоматизированным системам определяется областью применения программы, ее назначением и сложностью, количеством вариантов её использования. Требования к содержанию документов для АС установлены соответствующими государственными стандартами Единой системы программной документации (ЕСПД), Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), Системы проектной документации для строительства (СПДС) и ГОСТ 34.602.

Очевидно, что принимая во внимание все различия и особенности, сложно привести структуру любого руководства пользователя к одному виду. Тем не менее, можно выделить следующие разделы.

• Первый раздел должен быть посвящён общим положениям. Он включает в себя термины, обозначение и определения, краткое содержание данной документации на автоматизированные системы, описание цели и области применения руководства, а также перечень документов, которые также необходимо изучить.
• Второй раздел содержит требования к разработке и применению автоматизированных систем. Например, сюда входят требования к определению целей, задач и ожидаемых результатов.
• Далее следует описать порядок разработки, её этапы, порядок приёма и ввода автоматизированных систем в эксплуатацию. Очень важно добавить раздел о том, что делать в случае сбоев, а также о том, как обеспечить их безопасность. В конце можно добавить приложение с советами и рекомендациями.

Руководство должно соответствовать требованиям ГОСТ РД 50.34.698.90, в том числе требованиям к качеству и достоверности информации, а также к структуре и оформлению.

При написании руководства пользователя необходимо учитывать следующие аспекты:

• Целевая аудитория. Первым шагом в разработке руководства пользователя является определение вашей целевой аудитории. Учитывайте ее знания о предмете, технический уровень и основные потребности. Если аудитория – это люди, которым нужны особые, нечасто используемые функции АС, то РП должно иметь другую глубину изложения материала.
• Язык и стиль. Пишите ясно и кратко, простым и понятным языком. Необходимо избегать технических терминов и особенно профессионального сленга – жаргона, на котором говорят специалисты. Как правило, он не понятен новичкам. Что касается стиля, то он зависит от типа документа. Некоторые документы позволяют использовать яркий, почти «рекламный» стиль изложения. Однако стилистически окрашенная лексика может отвлекать от содержания, поэтому оптимальным вариантом будет нейтрально-официальный стиль.
• Структура. Разделите руководство на разделы и подразделы – это облегчит поиск информации.
• Визуальные элементы. Например, скриншоты, схемы и диаграммы, могут значительно улучшить понимание и облегчить следование инструкциям. Рассмотрите возможность добавления подсказок, чтобы направлять пользователей и сделать руководство более привлекательным.
• Наглядные примеры. Добавление наглядных примеров может сделать руководство пользователя более практичным. Предоставляйте подробные пошаговые инструкции и примеры использования и испытаний.
• Обратная связь. Добавьте контактную информацию, чтобы пользователи могли задавать вопросы.
• Обновление. Руководство пользователя должно регулярно обновляться в соответствии с изменениями автоматизированной системы.

Следуя этим указаниям, вы сможете создать полезное и понятное руководство, которое поможет пользователям правильно взаимодействовать с автоматизированной системой, что повысит производительность работы.

Преимущества создания РП по ГОСТ РД 50.34.698.90 на онлайн-платформе Документерра

В современном делопроизводстве создание РП в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ РД 50.34.698.90 является важным инструментом для обеспечения эффективного управления документацией. Онлайн-платформа управления документацией Документерра предоставляет ряд преимуществ по сравнению с традиционными бумажными методами ведения РП, позволяя организациям автоматизировать процессы, повысить эффективность и соответствовать требованиям стандарта.

Преимущества Документерры состоят в следующем:

• Автоматизация процессов. Документерра автоматизирует многие задачи, связанные с созданием и редактированием РП. Это освобождает сотрудников от рутинных задач, позволяя им сосредоточиться на более важной работе. Например, можно импортировать ваше руководство пользователя в формате Microsoft Word на ваш портал документации. 
• Централизованное хранение. Документерра обеспечивает пользователей централизованным хранилищем для документации. Это упрощает доступ к информации и устраняет необходимость в поиске документов в нескольких местах.
• Повышение эффективности. Онлайн-платформа позволяет быстро и легко создавать, просматривать и редактировать РП. Это повышает эффективность процесса управления документами и сокращает время обработки.
• Безопасность и конфиденциальность. Документерра использует передовые меры безопасности для защиты конфиденциальности документов и записей.
• Совместная работа. Пользователи могут совместно работать над улучшением РП, внося свои комментарии и предложения.

В целом, создание РП в соответствии с ГОСТ РД 50.34.698.90 в Документерре дает многочисленные преимущества организациям, позволяя им соответствовать нормативным требованиям, эффективно управлять документами, экономить время и повышать безопасность.

***

Внедрение требований ГОСТ РД 50.34.698-90 (теперь ГОСТ Р 59795-2021) в процесс разработки и стандартизации РП для АС имеет решающее значение для обеспечения высокого качества и эффективности конечного продукта. Соблюдение стандарта способствует унификации проектных решений, повышает их читаемость и понятность для всех участников проекта.

Использование единых правил оформления и содержания рабочей документации позволяет оптимизировать процессы организационной деятельсности, разработки, тестирования и внедрения АС. Это сокращает сроки реализации проектов, снижает риски возникновения ошибок и обеспечивает соответствие конечного результата первоначальным требованиям.

Инженерам-разработчикам, специалистам по разработке АС и техническим писателям необходимо руководствоваться положениями данного стандарта на всех этапах работы. Это позволит им создавать качественную и надежную документацию, которая послужит основой для успешной реализации и эксплуатации АС.