Содержание статьи:
- Назначение руководства пользователя
- Стандартное содержание руководства пользователя
- Виды руководств пользователя
- Инструменты для написания руководства пользователя
Создание руководства пользователя для программного обеспечения – это важный этап разработки ИТ-продукта. На этом этапе пользователи получают возможность ознакомиться с функциональностью и особенностями программы.
Как это часто бывает, значение того или иного явления мы осознаем только при его отсутствии. Представьте себе ситуацию, когда вы получаете ПО без руководства пользователя. Это сразу повлечет за собой ряд проблем. Чтобы начать работать с программой, вам придется внимательно изучить интерфейс, все кнопки, меню и настройки, обратиться к справочной документации (встроенной справке), поискать информацию о программе в онлайн-ресурсах, посмотреть туториалы, видеоролики, почитать форумы или блоги, где распространяется информация о программе, которую вы используете.
При этом добрую половину своего времени вы потратите напрасно. Наличие интернета не гарантирует наличие ответов на интересующие вас вопросы. Конечно, руководство пользователя значительно облегчает изучение программного обеспечения и таким образом повышает UX-параметры вашего продукта.
В этом блоге вы узнаете зачем нужно руководство пользователя, какие бывают виды руководств и требования к стандартному содержанию данного документа.
Назначение руководства пользователя
Согласно определению, приведенному в ГОСТ 34 (набор российских стандартов для оформления документации автоматизированных систем), руководство пользователя – это основной документ в составе эксплуатационной документации на автоматизированную систему.
Руководство пользователя (РП) напоминает собой справочник, к которому пользователь обращается в процессе работы, т.к. это обеспечивает определенное удобство в решении прикладных задач с помощью данного ПО. Удобство, как правило, ассоциируется со следующими факторами:
- Облегчение внедрения. Руководство пользователя помогает новым пользователям быстро освоиться с программой. В документе разъясняются основные понятия, действия по установке и настройке, а также содержится пошаговая инструкция о том, как пользоваться различными функциями. Благодаря этому пользователи могут начать использовать программу без лишних затруднений.
- Решение часто возникающих проблем. Руководство пользователя содержит информацию о том, как решать распространенные проблемы. В документе содержатся советы, подсказки и рекомендации по устранению неисправностей. Это помогает минимизировать количество обращений в службу поддержки и экономит время пользователя.
- Глубокое понимание функциональности. Руководство пользователя предоставляет детальное описание функций программы, что позволяет пользователям использовать ее на полную мощность. Текст может содержать примеры использования, объяснения различных параметров и настроек, а также демонстрации основных возможностей.
- Создание единого стандарта. Руководство является частью общего документирования разработки программного обеспечения. Оно помогает создать единый стандарт описания функций и технических особенностей ПО для разработчиков и пользователя. Это упрощает процесс обучения персонала, улучшает коммуникацию между разработчиками и пользователями, а также обеспечивает большую прозрачность в работе программы.
В итоге, руководство пользователя является важным инструментом для обеспечения удобства, эффективности и безопасности использования программного обеспечения. Оно помогает пользователям быстро овладеть функциями и решить возникающие проблемы, а также создает единый стандарт описания ПО для всех сторон коммуникационного процесса.
Стандартное содержание руководства пользователя
Подход к написанию РП зависит от различных факторов, таких как:
- цель программы и область ее применения;
- уровень сложности программы;
- разнообразие вариантов использования.
Учитывая, что каждое РП имеет множество особенностей, сложно выработать некую универсальную структуру данного документа. Тем не менее, в РД 50-34.698 (Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы) перечислены следующие разделы:
- Введение – это краткое изложение, в котором описывается область применения ПО, его возможности и необходимый уровень знаний пользователя, а также список документов, которые необходимо изучить помимо настоящего руководства;
- Назначение и условия применения, где описываются типы операций и функций, а также условия, при которых они применяются;
- Подготовка к работе, включая комплектность дистрибутива, установку и загрузку приложения, а также методы проверки его работоспособности;
- Описание операций — это основной раздел, в котором описываются функции программы, методы и последовательности работы с данными и выполнение конкретных задач пользователя.
- Аварийные ситуации — это описания нештатных ситуаций (сбои в программе, ошибки в данных и т.п.) и инструкции по их устранению;
- Рекомендации по освоению, которые предлагают методы изучения программы и примеры ее использования.
Приведенная выше структура носит самый общий характер и может изменяться и дополняться. Основной раздел часто разделяется на несколько подразделов по группам функций или задач. В современных системах часто добавляется раздел «Интерфейс пользователя», в котором объясняется, как пользователь должен работать с программой на примерах графических схем, таблиц и скриншотов.
Виды руководств пользователя
В основу классификации руководств пользователя могут быть заложены различные принципы. Например, можно классифицировать РП по носителю (печатный или электронный формат) или по методу взаимодействия пользователя с РП:
- Печатные руководства пользователя. Это традиционный формат, который
- предоставляется в печатной форме вместе с цифровым продуктом или отдельно в виде справочника.
- Электронные руководства пользователя. Данные РП доступны в электронном формате, как правило, в виде PDF-файлов или веб-страниц (страниц справки). Справка может быть встроена в ПО, либо пользователи могут загрузить справочную документацию с веб-сайта. Отличие электронных РП от печатных состоит в том, что в электронных доступен поиск по ключевым словам, а также в них есть гиперссылки для более удобной навигации по сайту.
- Интерактивные руководства пользователя. Данные РП позволяют пользователю взаимодействовать с контентом в форме обучающих видео или других интерактивных инструментов.
- Встроенные руководства пользователя. Встроенные РП доступны непосредственно из интерфейса продукта. Это и всплывающие подсказки, контекстная справка, помощь или контекстные меню.
- Онлайн-руководства пользователя. Данные РП размещены на сайте производителя ПО или в онлайн-документации. Они часто предоставляют дополнительную информацию и регулярно обновляются, что делает их более актуальными по сравнению с печатными РП.
Также можно классифицировать руководства пользователя по их аудитории. Как правило, она сегментируется следующим образом: администраторы; программисты; операторы, пользователи сайта. Именно эти люди являются потенциальными читателями и пользователями РП. В соответствии с данной сегментацией можно выделить следующие виды РП:
- руководство администратора;
- руководство программиста;
- руководство оператора;
- руководство пользователя сайта.
Руководство администратора
Руководство администратора – это документ, который содержит инструкции и указания, предназначенные для администратора компании или организации. В документе имеется информация о правилах и процедурах, которые необходимо соблюдать администраторам при выполнении своих обязанностей. С точки зрения содержания для руководства администратора характерны такие разделы как политика безопасности, правила обслуживания клиентов, порядок выполнения рабочих процессов и т.д.
Руководство программиста
Руководство программиста – это набор инструкций, предоставляемых программисту для выполнения определенной задачи или проекта. Руководство программиста может содержать информацию о языке программирования, используемых инструментах и библиотеках, определенных стандартах кодирования, а также рекомендации по проектированию, отладке и документированию программного кода. Это важный инструмент для облегчения разработки программного кода, а также обеспечения единообразия и высокого качества.
Руководство администратора и руководство программиста в основном различаются описываемыми обязанностями. Администратор отвечает за обеспечение нормальной работы IT-инфраструктуры, включая установку, настройку и обслуживание компьютерной и сетевой аппаратуры, операционных систем и программного обеспечения. Кроме того, администратор отвечает за обеспечение безопасности, создание и управление аккаунтами пользователей, а также резервирование и восстановление данных. Программист же занимается разработкой и тестированием программного обеспечения, включая написание кода, исправление ошибок и оптимизацию программ.
Руководство оператора ПО
Руководство оператора ПО – это документ, предназначенный для операторов, которые работают с определенным ПО. Он содержит информацию о том, как использовать программу, основные функции и возможности, а также инструкции по установке, настройке и обслуживанию программного обеспечения. Руководство оператора ПО помогает пользователям разобраться с программным обеспечением, решить возникающие проблемы и использовать его наиболее эффективно.
Руководство пользователя сайта
Руководство пользователя сайта – это документ, который предоставляет информацию и инструкции для пользователей сайта. Оно обычно содержит информацию о том, как пользоваться различными функциями и возможностями сайта, как регистрироваться, входить в свою учетную запись, оставлять комментарии, отправлять сообщения и т.д.
Руководство пользователя сайта может также содержать сведения о настройках и параметрах пользователя, опциях конфиденциальности, правилах использования, авторских правах и другой политики сайта. В некоторых случаях, руководство пользователя также может включать в себя советы и рекомендации по оптимальному использованию сайта для достижения конкретных целей.
Основная задача руководства пользователя сайта – помочь пользователям быстро и эффективно разобраться в функционале и возможностях сайта, а также ответить на их вопросы и решить возникшие проблемы. Руководство пользователя сайта может быть представлено в виде текстовой инструкции, видеоурока, интерактивного тура по сайту или других форматах.
Инструменты для написания руководства пользователя
Существует несколько современных инструментов, которые помогают создавать руководства для пользователей. Вот некоторые из них:
- Adobe RoboHelp. Это инструмент для создания многоязычных и мультиформатных руководств. RoboHelp предлагает широкий набор функций для создания и оформления контента, включая удобный интерфейс, инструменты для работы с мультимедиа, возможность создания интерактивных сценариев и т.д.
- MadCap Flare – популярный инструмент для создания руководства пользователя. Он позволяет разрабатывать контент в различных форматах, таких как HTML, PDF, CHM и других. Система также предлагает функции поиска, интеграцию с внешними ресурсами, автоматическую генерацию документов и многое другое.
- HelpNDoc – это простой инструмент для создания руководств пользователя. Он позволяет создавать контент в форматах HTML, CHM, PDF и многих других. HelpNDoc также предлагает автоматическую генерацию контента и инструменты для работы с изображениями.
- Документерра представляет собой облачную платформу для создания, публикации и управления документацией. Данный инструмент предлагает автору богатый набор функций для оформления и структурирования документации, а также интеграцию с другими инструментами разработки. Пользователь получает возможность командного доступа к контенту, что кардинально влияет на скорость разработки страниц справки, их редактирования и перевода. Документерра также позволяет получать и анализировать обратную связь от пользователей и получать статистику.
Каждый из этих инструментов имеет свои особенности и предлагает различный набор функций. Выбор инструмента зависит от ваших потребностей, бюджета и предпочтений.
* * *
Написание руководства пользователя может показаться довольно трудоемким процессом, однако результат даст вам ряд преимуществ, среди которых наиболее значимым является улучшение UX-параметров вашего ИТ-продукта. Этот эффект достигается за счет того, что пользователи получают возможность сэкономить огромное количество времени на обучение и адаптацию к программе. Кроме того, грамотно написанное РП поможет снизить количество ошибок в работе пользователей.
Если вы все еще испытываете затруднения, связанные со структурированием материала и с наполнением его контентом, воспользуйтесь современными средствами создания сопроводительной документации. Вам не придется вникать во все тонкости создания РП, однако в итоге вы получите качественный документ, полезный как для внутренних целей, так и для пользовательской аудитории.
