Запросить демо
Запросить демо

Преимущества работы с документацией в режиме онлайн

16.03.2023

Содержание статьи:

По мере роста вашего бизнеса база знаний вашей компании увеличивается, и вашим работникам могут понадобиться новые инструменты для совместной работы, редактирования и управления ею. При хранении технических документов на компьютере есть риск их потерять, либо люди могут забыть поделиться ими в общей папке, доступной всем пользователям. Подобные ситуации типичны для бизнесов, чья информация хранится внутри компании и к ней нет доступа через интернет. В большинстве случаев отличным решением является внутренний сервер. На нем можно хранить всю информацию, управлять базой знаний и настраивать разные уровни доступа пользователям. Однако вложение средств в отдельный сервер может сильно ударить по бюджету компании. В результате владельцы бизнеса обращаются к профессиональным инструментам для создания онлайн-документации.

Что такое онлайн-документация?

Техническая онлайн-документация предполагает использование программного обеспечения, которое позволяет вашей компании хранить, обмениваться, создавать, редактировать, комментировать и даже переводить документы онлайн. Поставщик программного обеспечения хранит документацию в облаке. Такое решение позволит сэкономить средства, которые в противном случае были бы потрачены на аренду места на сервере или на инвестирование в собственный сервер компании.

Преимущества технической онлайн-документации

Онлайн-документация имеет целый ряд преимуществ. Экономия лишь самое очевидное из них. Практика показывает, что облачное решение для онлайн документации имеет следующие преимущества:

  • Удаленная работа. Ваши сотрудники смогут работать из дома. На самом деле это означает, что они смогут работать откуда угодно, что особенно важно в сегодняшних реалиях, где каждый бизнес затронул Covid-19 и связанные с ним проблемы. Все ваши документы будут доступны авторизованным пользователям, даже если пользователи работают из дома. В то же время хранение документов онлайн будет своеобразной гарантией того, что вы не потеряете важную информацию. Кроме того, вы сможете всегда быть на связи с вашими коллегами, так как онлайн-инструменты для документирования позволяют пользователям обмениваться комментариями и решать вопросы, касающиеся текстов, над которыми они работают.
  • Работа в команде. Это сложно представить людям, которые привыкли работать в традиционных системах “интранет”. Конечно, работникам потребуется какое-то время, чтобы привыкнуть к командной работе в полном смысле. Старые системы интранет позволяют людям иметь доступ к расшаренным файлам, документам с открытым уровнем доступа. Однако это не командная работа. В онлайн-платформах для документации сотрудники могут одновременно работать в одном и том же онлайн-портале документации. Использовать текстовый редактор для форматирования, часто похожий на Microsoft Word или Google-документ. Вам больше не придется обмениваться электронными письмами, если необходимо прояснить какие-то вопросы. Также не придется отправлять документы по электронной почте, так как люди, связанные с задачей, увидят все изменения, исправления и редакции в документе в реальном времени с присвоением соответствующего статуса такому документу? а также другие его версии. Это сильно облегчает работу технического писателя и ревьюера.
  • Следующее преимущество связано с новейшими технологиями в электронной промышленности. Новый тренд, который мы сейчас наблюдаем, – это то, что персональные компьютеры отходят на второй план, в то время как смартфоны и планшеты становятся все более популярными. Возможно, вы замечали, как в современных офисах люди в основном пользуются своими гаджетами (например, когда получают рабочие задания на свой личный почтовый ящик), а компьютерами пользуются только в особых случаях.
    Онлайн-инструменты для документирования гарантируют доступ с любого устройства.
    Ими удобно пользоваться с гаджетов, особенно когда надо просто найти документ в онлайн-хранилище или прочитать информацию и внести мелкие изменения. Конечно, когда вам нужно создать новый документ или загрузить его, вы, скорее всего, воспользуетесь своим компьютером. В любом случае гаджеты используются намного чаще, чем персональные компьютеры, что также заставляет владельцев бизнеса обратить свое внимание на онлайн-инструменты для документации.
  • Управление и отчетность. Использование онлайн-инструментов для документации позволяет мониторить огромное количество параметров. Например, вы можете посмотреть, сколько времени пользователь проводит на странице. Если он очень долго читает какой-то документ, возможно, такой документ необходимо отредактировать, т.к. он очень сложен для восприятия и его необходимо упростить.

Техническая онлайн-документация в Документерре

Документерра разработала онлайн-платформу для технической документации. Эта платформа отвечает требованиям современных компаний, думающих об управляемости и доступности своей базы знаний. Документерра предлагает следующие функции:

  • Расширенное информационное наполнение (Rich content). Это первая фича, которая привлечет ваше внимание. Она дает пользователям возможность создавать тексты, но делать их более привлекательными для читателя при помощи визуального ряда, такого как видео, скриншоты, схемы, таблицы, графики и пр. Это привлекает читателей, так как информация становится более удобоваримой.
  • В Документерре есть готовые онлайн-шаблоны для документации. Их можно использовать при создании новых документов. Шаблоны отличаются по дизайну и цветовой палитре. Но основное, что позволяет шаблонам из Документерры выделяться, это то, что пользователи могут выбрать не только дизайн, но и внешний вид страницы. Внешний вид здесь означает структуру текста: для каждого типа документации подходит своя структура и формат. Некоторые тексты необходимо структурировать как дерево (TOC) (чтобы, вы видели содержимое документа). Другие основываются на принципе “хлебных крошек”, чтобы читатель мог перемещаться с одного топика на другой. Все шаблоны можно брендировать. Можно поменять свой шаблон, чтобы он отвечал принципам вашего бренда.
  • Информацию можно разделить на основе доступа или авторизации. Вы можете создавать публичную документацию или защитить паролем важную информацию. Публичная документация хороша для SEO (поисковой оптимизации). Поисковые системы будут легко находить такую информацию. В дальнейшем ее можно улучшать для укрепления ваших позиций в поиске. В этом отношении публичная документация может рассматриваться как маркетинговый инструмент. 

Защита паролем применяется для документов, которые предназначены только для авторизованных пользователей. Но такие документы тоже можно хранить онлайн, и люди, которым нужна такая информация, могут получить ссылку и работать с такой документацией.

  • Следующая функция – повторное использование информации или  повторное использование контента. Если у вас много “стандартных” документов, которые похожи по структуре и содержанию. Эта функция будет незаменима. Так как стандартные документы имеют идентичные блоки информации. Например, вся разница состоит в том, что у продукта разные названия. И нужно поменять только их, не затрагивая остальной текст. В таком случае очень полезны экспресс-блоки (quick parts). Повторяющиеся идентичные фрагменты можно сохранить в виде экспресс-блоков и вставлять в документ при необходимости. При этом не нужно переделывать весь текст документа, что экономит кучу вашего времени.
  • Кроме того, Документерра облегчает обновление документации. Поддержание документов в актуальном состоянии тесно связано с технологией единого источника. Например, у вас есть несколько инструкций, которые требуют обновления. С Документеррой вам больше не придется обновлять каждый отдельный документ, а затем проверять и перепроверять его на наличие ошибок. Вы просто обновляете один кусок контента (single-sourced piece of content), а остальные инструкции обновятся автоматически. Это также обеспечит единообразие всех документов.
  • И наконец, Документерра имеет модуль переводов. Вы можете добавлять работу по локализации и переводам к вашей обычной работе с проектами технической документации.
    Модуль переводов является отличным дополнением для тех, кто создает многоязычную документацию.
    С этим модулем вы сможете выполнять работу по переводам внутри платформы (назначив задачи своим переводчикам) или создавать внешние проекты (нанимать специалистов или переводческие агенства). Интерфейс будет выглядеть знакомым всем переводчикам, кто когда-либо работал с CAT программами (средства для автоматизации переводов). Текст делится на короткие сегменты и представлен на экране в двух колонках: оригинальный текст и текст перевода.

Заключение

Онлайн-инструменты становятся более популярными, чем программы в локальной среде для внутреннего пользования. В основном, это происходит из-за того, что приходится работать с большим объемом информации. Чтобы должным образом поддерживать свои документы и управлять ими, компании переходят на онлайн-инструменты для документации. Во многих есть бесплатный пробный период.

Документерра облегчает работу с документами, внедряя большинство популярных функций. В результате, технические писатели, ревьюеры, переводчики могут одновременно работать в одном портале и писать, редактировать, переводить и публиковать свои документы. Нажмите здесь, чтобы заказать бесплатную демонстрацию и убедиться, что это отличный инструмент для создания онлайн-документации.

Обновление платформы!
AI-возможности и новый редактор главной страницы доступны уже сейчас.