Эффективная работа с документацией играет важную роль в успехе организаций. Повседневная работа технического писателя часто включает рутинные задачи по совершенствованию стиля документации: форматирование заголовков, подзаголовков, маркированных и нумерованных списков, использование жирного шрифта и курсива и т.д. Помимо визуального стиля (дизайна макета), большое значение имеет стиль контента.
Международные стандарты в этой области помогают обеспечить единообразие, качество и удобство использования документации. В данной статье мы рассмотрим несколько ключевых стандартов и подходов, которые применяются в мировой практике.
DITA (Darwin Information Typing Architecture)
DITA — это методология, разработанная для создания модульной и переиспользуемой документации. Она особенно популярна в крупных корпорациях, где требуется управление большими объемами информации. Основная идея DITA заключается в разделении документации на небольшие, независимые модули, которые можно комбинировать и переиспользовать в различных контекстах. Это позволяет сократить время на разработку и обновление документации, а также повысить ее качество и согласованность. DITA поддерживает различные форматы вывода, включая HTML, PDF и другие, что делает ее универсальным инструментом для создания документации.
С точки зрения хранения файлов, DITA представляет собой собрание файлов с расширением .dita, которые организованы с помощью так называемой Bookmap. Каждый файл .dita содержит фрагмент информации, называемый «Topic» (тема, страница), и эти фрагменты хранятся в Bookmap для последующего создания новых документов. Bookmap — это, по сути, коллекция ссылок на темы/страницы .dita.
В плане рабочего процесса использование DITA предполагает создание папок с файлами, в которых организованы страницы, а затем, когда создается Bookmap, необходимо создать указатели на файлы в этих папках.
С точки зрения вывода работа с DITA выглядит немного сложнее. В основном DITA — это просто XML, поэтому для упрощения можно использовать процессор, например, Saxon, для преобразования файлов в определенную форму вывода, например, HTML. Однако если вам понадобятся PDF-файлы и другие форматы, потребуется DITA-OT (DITA Open Toolkit), который содержит файлы XSL и таблицы стилей для базового вывода во множество различных форматов.
К недостаткам DITA можно отнести тот факт, что работать с этой системой будет неудобно тем, кто не имеет технических навыков и кому рабочий процесс на основе DITA или Git может показаться слишком сложным. Кроме того, если сотрудники компании уже привыкли к работе в Confluence или другой системе управления контентом, им будет трудно перейти на DITA.
Стандарты ISO для технической документации
Международные стандарты, такие как ISO/IEC 26514, играют важную роль в создании пользовательской документации. Этот стандарт предоставляет рекомендации по разработке и структурированию документации для программных продуктов, охватывая такие аспекты, как содержание, форматирование и процесс создания материалов. Особое внимание уделяется удобству использования и доступности информации для конечного пользователя. Следование стандартам ISO помогает организациям обеспечить высокое качество документации и соответствие международным требованиям.
Сертификация ISO — ценное достижение для бизнеса, демонстрирующее приверженность компании высоким стандартам качества, безопасности и эффективности работы. Это признанный международный знак превосходства, который способствует приобретению доверия клиентов и партнеров. Сертификация ISO имеет следующие преимущества:
- Повышенное качество и эффективность: сертификация помогает оптимизировать процессы, гарантируя, что продукты или услуги соответствуют постоянным стандартам качества. Это улучшает общую эффективность, сокращает отходы и повышает удовлетворенность клиентов.
- Повышенное доверие клиентов: получение сертификации сигнализирует клиентам, что бизнес придерживается международно признанных стандартов. Это увеличивает доверие к продуктам и услугам компании и способствует росту лояльности клиентов.
- Управление рисками: сертификация помогает выявлять и снижать потенциальные риски в деятельности, обеспечивая бесперебойность процессов даже в сложных ситуациях.
- Рыночное преимущество: компании с сертификацией ISO получают конкурентное преимущество. Это особенно важно в отраслях, где качество и соответствие стандартам играют решающую роль.
- Постоянное совершенствование: стандарты ISO побуждают компании регулярно оценивать и улучшать свои процессы, продукты и услуги, формируя культуру постоянного совершенствования и адаптации к изменениям.
Стоит отметить, что такие стандарты, как ISO 900x, ориентированы в первую очередь на наличие стандартизированных документов и их систематическое использование, а не на конкретное техническое содержание.
Стандарты ISO играют ключевую роль в написании технических руководств и в деятельности технических писателей, обеспечивая четкие рекомендации по структуре, содержанию и формату документации. Это способствует созданию единообразных и качественных материалов, которые легко воспринимаются пользователями.
Microsoft Style Guide и Google Developer Documentation Style Guide
Два значительных документа, которые определяют подходы к созданию технической документации, — это Microsoft Style Guide и Google Developer Documentation Style Guide.
Microsoft Style Guide предоставляет рекомендации по стилю, языку и форматированию, помогая создавать понятные и доступные документы. Он акцентирует внимание на использовании простого языка, ясных инструкций и последовательной структуры.
Google Developer Documentation Style Guide также ориентирован на ясность и удобство использования, но делает акцент на разработку документации для технических специалистов. В нем содержатся рекомендации по стилю кода, форматированию и использованию примеров, что делает его особенно полезным для разработчиков.
Оба руководства имеют свои уникальные особенности, но их общая цель — создание качественной и удобной документации для пользователей.
Сравнение европейских и американских стандартов
Сравнение европейских и американских стандартов в области документации выявляет значительные различия в требованиях и подходах.
Европейские стандарты, такие как EN 82079-1 (Подготовка и представление инструкций по использованию) и ISO 13485 (Системы управления качеством для медицинских изделий), акцентируют внимание на соблюдении нормативных требований и качестве информации. Эти стандарты часто содержат более строгие правила по формату и содержанию документации, что связано с высокой степенью регулирования в таких отраслях, как медицина и безопасность. Например, в медицинской сфере требуется предоставление детализированных инструкций, соответствующих строгим требованиям безопасности и эффективности.
Американские стандарты, такие как ANSI Z535 (Системы предупреждения и инструкции по безопасности) и IEEE 1063 (Руководство по написанию пользовательской документации), как правило, более гибкие и ориентированы на практическое применение. Они акцентируют внимание на удобстве использования и доступности информации для конечного пользователя. Например, в документации по программному обеспечению часто используются более простые форматы, такие как интерактивные руководства и видеоинструкции, что отражает подходы, характерные для быстро меняющегося технологического рынка.
Однако стоит отметить, что, хотя американские стандарты могут быть более гибкими, это не означает, что они не регулируются. Например, стандарты безопасности, такие как ANSI Z535, строго регламентируют требования по безопасности, хотя и могут быть менее детализированными по сравнению с европейскими стандартами в медицинской или технологической отраслях.
Таким образом, различия в подходах существенно влияют на процесс создания документации и восприятие материалов пользователями, что важно учитывать при разработке контента для разных рынков. Чтобы наглядно сравнить эти подходы, представим таблицу, которая поможет выделить основные различия и сходства между ними.
| Критерий | Европейские стандарты | Американские стандарты |
| Примеры стандартов | EN 82079-1 (Подготовка и представление инструкций) | ANSI Z535 (Системы предупреждения), IEEE 1063 (Пользовательская документация) |
| Акцент | Соблюдение нормативных требований и качества информации | Практическое применение, удобство и доступность информации |
| Степень регулирования | Высокая степень регулирования, особенно в таких отраслях, как медицина и безопасность | Более гибкие требования, ориентированные на практическое использование |
| Формат документации | Более строгие правила по формату и содержанию | Более простые и понятные форматы, такие как интерактивные руководства |
| Пример отрасли | Медицина, безопасность, технологии | Программное обеспечение, общие производственные и технологические процессы |
| Цель | Обеспечение безопасности и эффективности | Обеспечение удобства использования и практической применимости |
| Используемые форматы | Подробные инструкции, часто бумажные или PDF-форматы | Интерактивные руководства, видеоинструкции, часто в цифровом формате |
| Строгость требований | Строгие требования к деталям и безопасности | Гибкие подходы, с акцентом на доступность и практичность |
***
Международные практики работы с документацией, такие как DITA, стандарты ISO, а также руководства от Microsoft и Google, обеспечивают высокое качество и удобство использования материалов. Понимание различий между европейскими и американскими стандартами помогает организациям адаптировать подходы к созданию документации в зависимости от целевой аудитории и требований рынка. Внедрение этих практик способствует улучшению коммуникации и повышению эффективности работы с информацией.
