Уходим с Notion на Документерру

Содержание статьи:

• Что такое Notion
• Основные особенности и возможности Notion
• Почему надо переходить с Notion на Документерру
• Как перейти с Notion на Документерру
• Задачи, которые можно решать с помощью Документерры

В августе 2024 года руководство сервиса Notion, популярного для ведения заметок и баз знаний, объявило о прекращении доступа к платформе для российских пользователей. Российским пользователям было дано менее двух недель на срочный поиск альтернатив и переход к другим решениям — доступ к аккаунтам останется до 8 сентября, а с 9 сентября 2024 года российские аккаунты будут заблокированы.

Что делать? Какие аналоги выбрать? Куда бежать? Вы пришли по адресу: больше не надо судорожно выбирать новое решение. Вот вам сервис, который поможет закрыть вопрос и больше не беспокоиться о санкциях: отечественная база знаний для продуктовой документации – Документерра.

Переход с Notion на Документерру подойдет вам, если в Notion вы вели базу знаний.  Все таки Notion был хорошим инструментом для организации информации и совместной работы. Но Документерра предоставляет специализированные возможности, которые делают ее еще более подходящей для сотрудников и команд, занимающихся созданием баз знаний и пользовательской документации. В этой статье мы рассмотрим какие задачи можно эффективно решать с помощью Документерры и как организовать процесс миграции с Notion на Документерру.

Что такое Notion?

Для начала разберемся что же такое этот Notion. Notion — это многофункциональная платформа для организации и управления информацией. Она позволяет пользователям создавать и управлять различными типами контента в одном месте, составлять календари, создавать канбан-доски и диаграммы Ганта и другие при помощи плагинов или кода. Представьте себе блокнот, таблицу, планировщик задач, таск-трекер и вики — все это объединено в одном инструменте. При этом Notion предлагает бесплатный план, но также доступны платные тарифы с дополнительными функциями и возможностями, которые могут варьироваться в зависимости от стоимости.

Основные особенности и возможности Notion

1. Заметки и документы: В Notion можно создавать текстовые документы и форматировать на свое усмотрение: добавлять заголовки, списки, таблицы, ссылки, изображения, видео и многое другое. Например, его используют и бесплатно как личный дневник, записывают идеи, ведут записи лекций или пишут статьи.
2. Базы данных: Notion можно использовать как удобное хранилище для заметок, документов и идей, организуя всю информацию в структурированные базы данных в виде таблиц, списков, досок (похожих на Trello) или галерей. Например, можно создать базу данных для отслеживания своих проектов, где каждая запись будет представлять отдельный проект с описанием, сроками, ответственными участниками и статусом.
3. Шаблоны: Notion предоставляет множество готовых шаблонов для разных целей: управление задачами, планирование путешествий, ведение личного блога, создание вики для команды и т.д. Это помогает быстро настроить рабочее пространство под свои нужды.
4. Совместная работа: Notion отлично подходит для командной работы. Можно приглашать других пользователей в свое рабочее пространство и вместе работать над проектами и документами в реальном времени. Хотя полноценный чат отсутствует, можно оставлять комментарии, делиться ссылками и управлять доступом к информации.
5. Организация и структура: В Notion можно создавать многоуровневую структуру страниц. Например, у вас может быть основная страница «Проекты», внутри которой находятся отдельные страницы для каждого проекта. 
6. Интеграции: Notion можно интегрировать с другими популярными инструментами, такими как Google Calendar, Slack, и Trello. Это позволяет использовать функционал Notion в связке с другими сервисами.
7. Кроссплатформенность: Notion доступен на различных платформах: в веб-браузере, на компьютерах (Windows, macOS), а также на мобильных устройствах (iOS, Android). Можно начинать работать с данными на одном устройстве, а продолжить на другом.

Почему надо переходить с Notion на Документерру?

Notion — это универсальный инструмент, предназначенный для самых разных задач: от ведения личных заметок до управления проектами. Однако, когда дело касается создания и управления продуктовой документацией, может потребоваться специализированное программное обеспечение, такое как Документерра. Вот несколько причин, по которым стоит рассмотреть переход:

1. Специализация на продуктовой документации: Документерра разработана специально для технических писателей и команд, создающих документацию. Она включает в себя все необходимые инструменты для создания, редактирования и публикации документации.
2. Расширенные функции публикации: В Документерре можно публиковать документацию в различных форматах, таких как HTML, PDF, DOCX и другие. Это позволяет легко создавать различные версии документов для разных аудиторий.
3. Управление версиями и переводами: Документерра поддерживает управление версиями документов, что особенно важно для продуктовых документов, которые часто обновляются. Также есть встроенные инструменты для работы с многоязычной документацией.
4. Контроль доступа и безопасности: В Документерре можно настраивать права доступа к документации для различных пользователей, что помогает защитить конфиденциальную информацию.
5. Аналитика и отчеты: Документерра предоставляет мощные инструменты аналитики, позволяя отслеживать использование документации, эффективность работы команды и взаимодействие пользователей с контентом. Это помогает принимать обоснованные решения и оптимизировать процессы.
6. Интуитивность: Несмотря на свои возможности, Документерра достаточно проста в использовании. Интерфейс интуитивно понятен, и пользователи могут начать работу практически сразу.
7. Единое пространство: Вместо использования множества приложений для разных задач, вы можете собрать всё в одном инструменте — Документерре. Здесь можно создать и управлять разными типами документации, будь то база знаний, API-документация, онлайн-справка или руководства пользователя. Всё это будет находиться в одном месте, что позволяет легко переключаться между разными проектами и документами, не теряя времени на переходы между сервисами. Вы сможете видеть всю свою документацию в едином пространстве и управлять ею с максимальной эффективностью. 
8. Интеграция с другими системами: Документерра поддерживает интеграции с различными системами, что упрощает внедрение и использование в уже существующей IT-инфраструктуре.
9. Надежность и опыт: Документерра — это не просто сервис, «сделанный на коленке» в попытке поймать хайп. За ней стоят более 10 лет опыта постоянного улучшения и активного использования в реальных рабочих процессах. Это подтверждает её надежность и высокое качество.
10. И, наконец, происхождение: Документерра является российским решением, что обеспечивает стабильность и надежность в условиях санкций и внешних ограничений. Это позволяет не беспокоиться о доступности сервиса и его поддержке в будущем. 

Как перейти с Notion на Документерру

Процесс миграции с Notion на Документерру может быть разбит на несколько ключевых этапов:

1. Анализ и планирование:

• Определите, какие документы и базы данных из Notion нужно импортировать. Оцените их структуру и содержание, чтобы понять, как лучше организовать их в Документерре.
• Подготовьте план миграции, включающий сроки, ответственных лиц и необходимые ресурсы.

2. Экспорт данных из Notion:

• В Notion можно экспортировать страницы и базы данных в форматах Markdown или HTML. Оба эти формата есть в списке форматов импорта в Документерре.
• Экспортируйте нужные данные и убедитесь, что все важные элементы (тексты, таблицы, изображения) сохранились в корректном виде.

3. Импорт данных в Документерру:

• Документерра поддерживает импорт документов из форматов Markdown, HTML и других. Используйте функцию импорта, чтобы загрузить экспортированные файлы из Notion в Документерру.
• После импорта убедитесь, что структура документации сохранена и корректно отображается.

4. Настройка структуры документации:

• В Документерре можно организовать документы в виде иерархических структур. Настройте структуру документации так, чтобы она соответствовала логике вашей работы и была удобна для пользователей.
• Если в Notion использовались базы данных, настройте соответствующие элементы в Документерре, например, содержание.

5. Настройка прав доступа и публикации:

• Определите, кто из команды будет иметь доступ к каким частям документации. Настройте соответствующие права в Документерре.
• Настройте параметры публикации и выберите форматы, в которых документация будет доступна пользователям.

Задачи, которые можно решать с помощью Документерры

При переходе на новый инструмент для управления документацией важно понимать, какие конкретные задачи он может эффективно решать. Документерра предлагает широкий спектр возможностей, которые помогают упростить и оптимизировать работу с техническим контентом. В этом разделе мы рассмотрим, какие ключевые задачи можно решить с помощью Документерры и как этот инструмент может повысить эффективность вашей команды.

1. Создание и редактирование пользовательской документации:

• Документерра предоставляет мощный редактор, который позволяет создавать и редактировать документы с поддержкой различных форматов и стилей. Это особенно полезно для команд, создающих сложные руководства, справочники и инструкции.
• Кроме того, Документерра включает встроенного ИИ-помощника, который предоставляет интеллектуальные рекомендации по улучшению документации и упрощает процесс создания контента. Это делает работу с документацией более эффективной и продуктивной, снижая затраты времени и усилий.

2. Управление версиями и обновлениями:

• В отличие от Notion, Документерра предлагает встроенные функции для управления версиями документации. Это позволяет легко отслеживать изменения, создавать новые версии документов и возвращаться к предыдущим.

3. Многоязычная поддержка:

• Документерра предлагает инструменты для управления переводами, что делает его идеальным выбором для компаний, работающих на международных рынках и создающих многоязычную документацию.

4. Совместная работа и рецензирование:

• В Документерре предусмотрены инструменты для командной работы, включая функции рецензирования и комментирования. Это облегчает процесс создания и утверждения документации.

5. Публикация и доступ:

• Документация, созданная в Документерре, может быть опубликована на внутреннем или внешнем портале, доступ к которому можно настраивать в зависимости от нужд компании. Это удобно для предоставления клиентам доступа к документации или создания внутренней базы знаний.

Документерра — это не просто замена Notion, а целый новый уровень для управления документацией. Вот несколько вещей, которые можно делать в Документерре:

• Создавать руководства пользователя в различных форматах, включая PDF и DOCX.
• Делать онлайн-справки, вики или сайты документации — с возможностью настройки контроля доступа или без него.
• Организовать базу знаний для отдела технической поддержки, включая разделы с ответами на частые вопросы клиентов.
• Встраивать контекстные подсказки прямо в ваши веб-приложения, чтобы пользователям было проще работать с продуктом.
• Публиковать сайты API документации для разработчиков.

Так что этот переход — не просто необходимость, а шанс прокачать свои процессы и инструменты для работы с документацией.

Заключение

Переход на новые инструменты всегда сопряжен с определенными трудностями, особенно когда речь идет о выходе из зоны комфорта и смене привычного программного обеспечения. Однако переход с Notion на Документерру открывает перед вами значительные возможности для улучшения управления продуктовой документацией. Документерра — это специализированный инструмент, который упрощает процессы создания, редактирования, публикации и управления документацией, что делает его отличным выбором для команд, работающих с техническим контентом.

Правильная организация миграции и использование преимуществ Документерры позволят вам повысить качество документации, упростить рабочие процессы и не беспокоиться о санкциях.