Запросить демо
Запросить демо

Документерра vs RoboHelp: сходства и отличия

02.09.2023

Среди множества профессиональных инструментов для создания документации может быть сложно сделать правильный выбор и остановиться на том, который отвечает всем требованиям и компании, и технических писателей. Немало времени может уйти на последовательное тестирование каждого интересного сервиса, сбор аналитики, сравнение функций, плюсов и минусов… Гораздо быстрее – внимательно изучить уже готовые обзоры.  

Сегодня мы расскажем о том, чем Документерра отличается от популярного  продукта компании Adobe – программы RoboHelp. 

Что общего у Документерры и RoboHelp?

В первую очередь оба решения объединяет то, что они являются мощными современными инструментами для создания технической документации профессионального уровня, и в их основе лежит так называемый авторинг, основанный на топиках. При этом подходе контент создается в виде отдельных информационных блоков или изолированных документов, которые фокусируются на отдельных темах и которые можно повторно использовать в других местах. Также обе платформы поддерживают технологию единого источника через использование переменных, условных блоков и сниппетов, что значительно экономит рабочее время. 

И в Документерре, и в RoboHelp есть немало встроенных функций, облегчающих работу над справочными материалами: поддержка интерактивного контента, форматирование таблиц, импорт и экспорт документов в различных форматах. Обе платформы позволяют настраивать уровни доступа пользователей, предоставляют функцию контроля версий и многое другое. Но при более внимательном взгляде становится очевидно: при внешнем сходстве продукты вовсе не аналогичны. 

Чем Документерра отличается от RoboHelp? 

Различия – самая интересная часть большинства сравнений. Ведь нередко именно они оказывают влияние на то, какой продукт будет выбран в итоге. 

  • Происхождение

Начнем с того, что Документерра – это надежная российская разработка, тогда как RoboHelp создан компанией Adobe. Следовательно, пользователям Документерры не нужно волноваться о стабильности доступа к данным, возможности покупки и продления лицензии, а также получения обновлений и технической поддержки продукта.

  • Доступность

RoboHelp требует установки на ПК пользователя, тогда как Документерра – это облачная платформа. При этом все данные хранятся на серверах, которые находятся в пределах РФ, пользователям Документерры не нужно беспокоиться ни о безопасности и стабильности доступа к данным, ни о соблюдении законодательства, ни, в конце концов, о внутренней инфраструктуре. При необходимости вы можете установить Документерру на локальный сервер в ваш контур безопасности.

Безусловно, у облачного решения немало преимуществ:

  • удобный доступ  к документам из любого места и с любого устройства, где есть возможность подключиться к интернету;
  • снижение расходов на инфраструктуру и обслуживание за счет отсутствия необходимости вкладываться в собственные серверы; 
  • высокий уровень безопасности;
  • простота масштабирования при необходимости и многое другое.

Тем не менее, все это меркнет, если конечному пользователю по ряду причин просто неудобно пользоваться облаком. Как, впрочем, и наоборот: в современном мире порой требуются динамичность, оперативность и гибкость, обеспечить которые можно только работой с облачным хранилищем. 

  • Работа в команде

Следующее преимущество Документерры не только перед RoboHelp, но и перед другими аналогами, – возможность легко организовать комфортную совместную работу команды без необходимости разворачивать GIT или иные способы синхронизации. В RoboHelp для этого необходимо заранее установить Creative Cloud Desktop App. 

В Документерре единое рабочее пространство для внутренних и внешних документов доступно по умолчанию и позволяет хранить необходимый  контент в иерархическом виде, настраивать доступы к разным уровням и назначать разных специалистов для выполнения задач от написания до рецензирования. Удобная система уведомлений помогает держать всех участников рабочего процесса в курсе таких изменений, как смена статуса документа, добавление или удаление комментариев, ответы на замечания и другие. Дополнительно отслеживать рабочие процессы, чтобы контролировать нагрузку на отдельных специалистов или своевременно ликвидировать проблемные места в решении задач, можно с помощью системы отчетов.

  • Отчеты

Встроенная система отчетов в Документерре помогает обеспечить качественный и оперативный контроль рабочих ситуаций и своевременно адаптировать документацию под запросы пользователей. В систему входят следующие отчеты: 

  • о готовности проекта – позволяют отслеживать процесс;
  • о количестве слов – показывают, сколько слов было добавлено автором;
  • о лучших участниках – показывают, кто активнее всего участвует в проекте;
  • о поисковых запросах – отображают информацию о том, какие поисковые запросы выполняют читатели;
  • о просмотрах топиков – отражают поведение читателей.

Для того, чтобы создавать отчеты в RoboHelp, необходима дополнительная установка RoboHelp Server, после чего вам станет доступна подробная информация о взаимодействии пользователей с вашей документацией. 

  • Настройки доступа

Доступ к контенту в Документерре выдается на уровне Проектов и включает в себя два типа учетных записей – Автор и Читатель, в каждом из которых можно более тонко настроить права конкретного пользователя, чтобы более эффективно организовать рабочий процесс. В итоге список ролей в Документерре выглядит следующим образом: 

  • администратор;
  • автор;
  • менеджер проектов;
  • руководитель проекта;
  • рецензент;
  • переводчик;
  • редактор.

В RoboHelp список ролей несколько меньше: 

  • администратор;
  • просмотр контента;
  • публикация контента;
  • просмотр отчетов.

А главное, для работы с этими настройками вам понадобится RoboHelp Server. Тогда как в Документерре управление доступом не требует применения дополнительных инструментов.

  • Контроль версий

Обе платформы предоставляют пользователям возможность отслеживать версии документов. Однако, в отличие от RoboHelp, в котором для этого снова требуется стороннее приложение, Документерра поддерживает историю версий самостоятельно. Новая версия создается каждый раз по окончании сессии редактирования, и вместе с внесенными изменениями сохраняются данные о том, кто работал над документом и как долго. Можно сравнить версии документов между собой, отследить историю правок до момента создания документа или восстановить одну из предыдущих версий, не потеряв при этом версии с уже внесенными изменениями. 

  • Перевод

Несмотря на то, что обе платформы позволяют создавать мультиязычную документацию, Документерра оснащена отдельной внутренней экосистемой для перевода контента. В нее входят: 

  • редактор переводов, в котором документ автоматически разбивается на удобные для работы сегменты и представляется пользователю в виде таблицы;
  • отдельная роль для переводчиков, за счет чего им доступен процесс работы только над переводом, возможности вносить правки в оригинал нет;
  • автоматическая синхронизация контента при внесении изменений в оригинал;
  • поддержка машинного перевода через Google Cloud Translation и Microsoft Translator;
  • поддержка импорта и экспорта .xliff файлов для работы как с внешними переводчиками, так и со сторонними системами переводов.

RoboHelp, к сожалению, обладает менее широкими возможностями: вы можете воспользоваться машинным переводом либо выгрузить контент в .xliff, передать переводчикам и затем импортировать результат их работы. 

  • Поиск

Хотя в RoboHelp довольно удобная и быстрая система поиска, нельзя не отметить ряд случаев, когда пользователи рекомендовали улучшить ее с помощью установки сторонних приложений вроде Zoom Search.  

Документерра обладает мощным полнотекстовым поиском, который поддерживает формы слов и автоматические исправления опечаток, работает с недописанными словами и расширенными операторами, такими как звездочки, и не требует применения дополнительных сервисов. 

  • Возможности импорта

RoboHelp известен ограниченным количеством форматов, доступных для импорта: импортировать на данный момент можно только HTML-документы, файлы MS Word (.docx), Markdown-файлы в форматах .md и .markdown, а также PDF-документы. При этом высок риск потерять изначальное форматирование документа. 

Документерра предоставляет гораздо более широкие возможности импорта с максимальным – по возможности – сохранением внутренней структуры документов, настроек стиля и так далее. В нашей базе знаний можно ознакомиться с полным списком поддерживаемых форматов от MS Word до OpenAPI. 

* * *

Adobe RoboHelp – отличный инструмент для работы с документацией, но не без недостатков. Если вы находитесь в поиске более современной альтернативы, возможно, ваши запросы сможет удовлетворить Документерра. Запишитесь на бесплатную демонстрацию, чтобы познакомиться с особенностями платформы и узнать, как именно Документерра может сделать работу вашей команды проще и эффективнее. 

Обновление платформы!
AI-возможности и новый редактор главной страницы доступны уже сейчас.