Среди множества профессиональных инструментов для создания документации может быть сложно сделать правильный выбор и остановиться на том, который отвечает всем требованиям и компании, и технических писателей. Немало времени может уйти на последовательное тестирование каждого интересного сервиса, сбор аналитики, сравнение функций, плюсов и минусов… Гораздо быстрее – внимательно изучить уже готовые обзоры.
Сегодня мы расскажем о том, чем Документерра отличается от популярного продукта компании Adobe – программы RoboHelp.
Что общего у Документерры и RoboHelp?
В первую очередь оба решения объединяет то, что они являются мощными современными инструментами для создания технической документации профессионального уровня, и в их основе лежит так называемый авторинг, основанный на топиках. При этом подходе контент создается в виде отдельных информационных блоков или изолированных документов, которые фокусируются на отдельных темах и которые можно повторно использовать в других местах. Также обе платформы поддерживают технологию единого источника через использование переменных, условных блоков и сниппетов, что значительно экономит рабочее время.
И в Документерре, и в RoboHelp есть немало встроенных функций, облегчающих работу над справочными материалами: поддержка интерактивного контента, форматирование таблиц, импорт и экспорт документов в различных форматах. Обе платформы позволяют настраивать уровни доступа пользователей, предоставляют функцию контроля версий и многое другое. Но при более внимательном взгляде становится очевидно: при внешнем сходстве продукты вовсе не аналогичны.
Чем Документерра отличается от RoboHelp?
Различия – самая интересная часть большинства сравнений. Ведь нередко именно они оказывают влияние на то, какой продукт будет выбран в итоге.
- Происхождение
Начнем с того, что Документерра – это надежная российская разработка, тогда как RoboHelp создан компанией Adobe. Следовательно, пользователям Документерры не нужно волноваться о стабильности доступа к данным, возможности покупки и продления лицензии, а также получения обновлений и технической поддержки продукта.
- Доступность
RoboHelp требует установки на ПК пользователя, тогда как Документерра – это облачная платформа. При этом все данные хранятся на серверах, которые находятся в пределах РФ, пользователям Документерры не нужно беспокоиться ни о безопасности и стабильности доступа к данным, ни о соблюдении законодательства, ни, в конце концов, о внутренней инфраструктуре. При необходимости вы можете установить Документерру на локальный сервер в ваш контур безопасности.
Безусловно, у облачного решения немало преимуществ:
- удобный доступ к документам из любого места и с любого устройства, где есть возможность подключиться к интернету;
- снижение расходов на инфраструктуру и обслуживание за счет отсутствия необходимости вкладываться в собственные серверы;
- высокий уровень безопасности;
- простота масштабирования при необходимости и многое другое.
Тем не менее, все это меркнет, если конечному пользователю по ряду причин просто неудобно пользоваться облаком. Как, впрочем, и наоборот: в современном мире порой требуются динамичность, оперативность и гибкость, обеспечить которые можно только работой с облачным хранилищем.
- Работа в команде
Следующее преимущество Документерры не только перед RoboHelp, но и перед другими аналогами, – возможность легко организовать комфортную совместную работу команды без необходимости разворачивать GIT или иные способы синхронизации. В RoboHelp для этого необходимо заранее установить Creative Cloud Desktop App.
В Документерре единое рабочее пространство для внутренних и внешних документов доступно по умолчанию и позволяет хранить необходимый контент в иерархическом виде, настраивать доступы к разным уровням и назначать разных специалистов для выполнения задач от написания до рецензирования. Удобная система уведомлений помогает держать всех участников рабочего процесса в курсе таких изменений, как смена статуса документа, добавление или удаление комментариев, ответы на замечания и другие. Дополнительно отслеживать рабочие процессы, чтобы контролировать нагрузку на отдельных специалистов или своевременно ликвидировать проблемные места в решении задач, можно с помощью системы отчетов.
- Отчеты
Встроенная система отчетов в Документерре помогает обеспечить качественный и оперативный контроль рабочих ситуаций и своевременно адаптировать документацию под запросы пользователей. В систему входят следующие отчеты:
- о готовности проекта – позволяют отслеживать процесс;
- о количестве слов – показывают, сколько слов было добавлено автором;
- о лучших участниках – показывают, кто активнее всего участвует в проекте;
- о поисковых запросах – отображают информацию о том, какие поисковые запросы выполняют читатели;
- о просмотрах топиков – отражают поведение читателей.
Для того, чтобы создавать отчеты в RoboHelp, необходима дополнительная установка RoboHelp Server, после чего вам станет доступна подробная информация о взаимодействии пользователей с вашей документацией.
- Настройки доступа
Доступ к контенту в Документерре выдается на уровне Проектов и включает в себя два типа учетных записей – Автор и Читатель, в каждом из которых можно более тонко настроить права конкретного пользователя, чтобы более эффективно организовать рабочий процесс. В итоге список ролей в Документерре выглядит следующим образом:
- администратор;
- автор;
- менеджер проектов;
- руководитель проекта;
- рецензент;
- переводчик;
- редактор.
В RoboHelp список ролей несколько меньше:
- администратор;
- просмотр контента;
- публикация контента;
- просмотр отчетов.
А главное, для работы с этими настройками вам понадобится RoboHelp Server. Тогда как в Документерре управление доступом не требует применения дополнительных инструментов.
- Контроль версий
Обе платформы предоставляют пользователям возможность отслеживать версии документов. Однако, в отличие от RoboHelp, в котором для этого снова требуется стороннее приложение, Документерра поддерживает историю версий самостоятельно. Новая версия создается каждый раз по окончании сессии редактирования, и вместе с внесенными изменениями сохраняются данные о том, кто работал над документом и как долго. Можно сравнить версии документов между собой, отследить историю правок до момента создания документа или восстановить одну из предыдущих версий, не потеряв при этом версии с уже внесенными изменениями.
- Перевод
Несмотря на то, что обе платформы позволяют создавать мультиязычную документацию, Документерра оснащена отдельной внутренней экосистемой для перевода контента. В нее входят:
- редактор переводов, в котором документ автоматически разбивается на удобные для работы сегменты и представляется пользователю в виде таблицы;
- отдельная роль для переводчиков, за счет чего им доступен процесс работы только над переводом, возможности вносить правки в оригинал нет;
- автоматическая синхронизация контента при внесении изменений в оригинал;
- поддержка машинного перевода через Google Cloud Translation и Microsoft Translator;
- поддержка импорта и экспорта .xliff файлов для работы как с внешними переводчиками, так и со сторонними системами переводов.
RoboHelp, к сожалению, обладает менее широкими возможностями: вы можете воспользоваться машинным переводом либо выгрузить контент в .xliff, передать переводчикам и затем импортировать результат их работы.
- Поиск
Хотя в RoboHelp довольно удобная и быстрая система поиска, нельзя не отметить ряд случаев, когда пользователи рекомендовали улучшить ее с помощью установки сторонних приложений вроде Zoom Search.
Документерра обладает мощным полнотекстовым поиском, который поддерживает формы слов и автоматические исправления опечаток, работает с недописанными словами и расширенными операторами, такими как звездочки, и не требует применения дополнительных сервисов.
- Возможности импорта
RoboHelp известен ограниченным количеством форматов, доступных для импорта: импортировать на данный момент можно только HTML-документы, файлы MS Word (.docx), Markdown-файлы в форматах .md и .markdown, а также PDF-документы. При этом высок риск потерять изначальное форматирование документа.
Документерра предоставляет гораздо более широкие возможности импорта с максимальным – по возможности – сохранением внутренней структуры документов, настроек стиля и так далее. В нашей базе знаний можно ознакомиться с полным списком поддерживаемых форматов от MS Word до OpenAPI.
* * *
Adobe RoboHelp – отличный инструмент для работы с документацией, но не без недостатков. Если вы находитесь в поиске более современной альтернативы, возможно, ваши запросы сможет удовлетворить Документерра. Запишитесь на бесплатную демонстрацию, чтобы познакомиться с особенностями платформы и узнать, как именно Документерра может сделать работу вашей команды проще и эффективнее.