Запросить демо

Вебинар о Лучших практиках единого источника · 25 июня 2024, 18:00 (МСК)

Зарегистрироваться
Запросить демо

Как создать красивую и полезную документацию?

23.06.2023

Удобная пользовательская справка — важный элемент успеха любого продукта или услуги. В этом кратком обзоре мы рассмотрим процесс создания эффективной пользовательской документации, тонкости работы и необходимые инструменты.

Содержание статьи:

А что это вообще такое – пользовательская документация?

Если вы хотите, чтобы пользователи ценили ваш продукт, вы должны обеспечить им возможность легко и просто в нем разобраться. В том числе – возможность оперативно ответить на большую часть потенциальных вопросов самостоятельно, без обращения в техподдержку. 

То есть, организовать простое и понятное руководство пользователя, содержащее в себе основные принципы взаимодействия с продуктом и готовые решения наиболее частых проблем при эксплуатации, требования безопасности.

Какой бывает пользовательская документация?

При создании справки для программы в первую очередь необходимо определить аудиторию, для которой пишется руководство. В соответствии с этим можно выделить три категории в порядке убывания, от сложного к простому:

  • Руководство разработчика: содержит в себе всю информацию по процессам и принципам работы над продуктом, то есть как базовые инструкции по работе с программой, так и особенности компиляции кода, и многое другое. 
  • Руководство администратора: обязательная часть пользовательской документации на любую систему или программу, описывает общие принципы работы, логику системы, содержит примеры основных операций, возможных ошибок и способы их решения? сертификацию. 
  • Руководство пользователя программы: содержит базовую информацию, необходимую для того, чтобы рядовой пользователь мог самостоятельно понять, для чего создан продукт, какие задачи решает и как им пользоваться.

Но есть и другие подходы к категоризации документации, например, с опорой на назначение справки. Более подробно о таком подходе мы рассказываем в нашей статье о типах технической документации

3 признака качественной документации

Для того, чтобы оценить руководство как удобное и понятное, пользователю приложения чаще всего хватает одного взгляда. Поэтому к оформлению и менеджменту справки стоит подойти серьезно. И вот какие факторы сразу способствуют положительной оценке:

  • Простой и понятный язык. Текст построен последовательно, все сложные моменты можно уточнить в сносках и вложенных ссылках. 
  • Визуальная поддержка. Когда информация подана не только текстом, но и инфографиками, иллюстрациями, скриншотами, разобраться в данных гораздо проще.
  • Четкая структура. Когда темы расположены не хаотично, а в определенном порядке, это не только облегчает пользователю процесс поиска информации, но и вызывает доверие к продукту как таковому. 

Соблюдение этих трех требований гарантирует, что пользователь сможет легко решить большую часть проблем с помощью вашей справки.

7 правил хорошего техписателя

Чтобы результат вашей работы был качественным, держите в уме основные принципы создания эффективной документации. 

  • Ясность и понятность. Используйте простой язык, избегайте сложных терминов и технических жаргонизмов, особенно если ваша целевая аудитория — пользователи продукта, а не разработчики и специалисты.
  • Структурированность. Составляйте ваши тексты так, чтобы информация подавалась логично, последовательно и удобно для восприятия. Используйте заголовки, подзаголовки, списки и абзацы, чтобы разделить информацию на более мелкие блоки. Выделяйте и подчеркивайте основные идеи. 
  • Наглядность. Используйте схемы, диаграммы и скриншоты: они являются визуальными элементами, которые облегчают восприятие информации.
  • Точность. Избегайте общих высказываний и неопределенных терминов. Давайте четкие инструкции, шаги и примеры, чтобы помочь читателям применить предоставленные знания на практике.
  • Гибкость и адаптивность. При разработке пользовательской документации для программного обеспечения учитывайте отличия в потребностях и уровне знаний вашей аудитории и подавайте информацию соответственно, начиная с основных концепций и постепенно переходя к более сложным темам.
  • Доступность. Обеспечьте возможность быстрой навигации и поиска информации в вашем блоге.
  • Грамотность. Один из лучших способов потерять доверие к продукту — ошибки в документации, заметные даже непрофессионалам. Пользуйтесь ресурсами для самопроверки.

3 частых причины проблем с документацией

Вы придерживаетесь всех правил и стандартов документации, но руководство пользователя сайта все равно кажется громоздким, инструкции — нечеткими, а спецификации — запутанными? Возможно, в попытках достичь идеала вы допустили одну из этих ошибок.

  • Вы слишком углубляетесь в задачу. Конечно, максимально подробная справка — это хорошо, но в погоне за подробностью не стоит забывать о логичности и обоснованности дробления мануалов и гайдов на отдельные подстатьи. Иногда пользователю будет гораздо удобнее, если вы включите информацию о том или ином функционале в статью более высокого уровня.
  • Вы не сформировали четкий стандарт написания: шрифты, заголовки, принципы форматирования и так далее. Получившийся хаос будет непросто привести к единому виду.

Вы спешите внести изменения в документацию организации до того, как они появятся в живом продукте. Сделать что-то заранее может показаться хорошей идеей, но планы разработчиков имеют свойство меняться. Потенциальная доработка может показать слабые результаты на тестах, ее могут отменить, перенести, переосмыслить… И вам придется делать двойную, а то и тройную работу.

Инструменты для создания документации

Сегодня есть немало программ для создания пользовательской справки, но мы хотели бы выделить три наиболее популярных из доступных российскому пользователю.

  • Документерра — современное российское решение для тех, кто использует принцип единого источника и повторного использования контента. В числе преимуществ можно отметить комфортную среду работы команды над несколькими проектами с возможностью как создания сайта онлайн-справки, так и экспорта в форматах PDF и DOCX. Для удобства есть сохранение всей истории изменений топика, статусы документов, отчёты о готовности проекта и ряд других встроенных инструментов. Познакомиться с платформой поближе можно на интерактивном демо.

Операционная система: Кроссплатформенный, работает в браузере

Необходимость установки: Отсутствует, это облачная платформа

  • Dr.Explain — удобный инструмент для автоматизации создания инструкций со скриншотами. Программа самостоятельно анализирует и выделяет элементы интерфейса на скриншоте, а вам нужно только дополнить результат описаниями. Три шаблона документации — руководство пользователя для ПО, руководство пользователя для web-сервиса и шаблон корпоративной базы знаний — облегчают процесс работы, результат можно легко экспортировать в формате HTML, CHM и PDF.

Операционная система: Windows 

Необходимость установки: Да, но есть возможность работы с облачным сервером

  • HelpSmith — подходит для тех, кто работает с API-документацией и другими справками, содержащими примеры кода: удобная функция подсветки синтаксиса ощутимо облегчает процесс. За счет интуитивно понятного редактора сценариев можно оптимизировать выполнение повторяющихся задач, а опция анализа проекта позволит оперативно найти и устранить слабые места вроде неработающих ссылок на любом этапе.

Операционная система: Windows

Необходимость установки: Да

Грамотно составленная пользовательская документация — не только инструкция по работе с вашим продуктом, но и эффективный инструмент привлечения и удержания клиентов. Следуя основным принципам ее создания, вы значительно улучшите пользовательский опыт и повысите уровень доверия к вашему бренду.

Чтобы оптимизировать процесс, пользуйтесь современными техническими решениями, такими, как Документерра. Ознакомиться с продуктом и узнать, как за несколько минут разместить вашу документацию онлайн в удобном и красивом портале, можно на нашем интерактивном демо.